Chytré telefony, tablety a notebooky, které jsou dostatečně malé na to, aby se perfektně vešly do vaší peněženky, jsou důvodem, proč obchodní spojení zřídka končí v noci nebo o víkendech. Vaši zákazníci vás mohou kdykoli kontaktovat a vy můžete vždy reagovat.
Zachování pocitu osobního prostoru a rodinných a volnočasových příležitostí je důležité, ale pravděpodobně budete chtít zajistit, aby vaše firma během těchto hodin neztratila vyhlídky. Pomáhat zaměstnancům naučit se, jak a kdy reagovat, a učit se sami pro sebe může znamenat rozdíl mezi ohnivým vůdcem, který uteče po 5:00, a neustálým uspokojením nestálého zákazníka.
Jak udělat vaši firmu hezkou po hodinách
Ať už si myslíte, že je čas najmout noční posádku, nebo jen hledáte způsob, jak sbírat informace večer, vaše firma by měla vždy vypadat přívětivě.
1. Zvažte nábor pomoci
Pokud má vaše firma mimo pracovní dobu tolik kontaktů, že má smysl, ať už z finančního nebo jiného důvodu, mít někoho mimo pracovní dobu, existuje několik možností, na které se můžete obrátit.
- Lidská hlasová schránka: Mnoho společností má osobu, která mimo úřední hodiny funguje jako „záznamník“. Tato osoba nemusí být schopna odpovědět na konkrétní otázky, jako jste vy a váš tým, ale bude poskytovat lidský hlas pro příjem zpráv, když vám někdo zavolá a vy budete v noci doma.
- Noční / víkendový tým: Pokud si myslíte, že můžete vydělat více peněz, než ztratíte na režii, když zaplatíte pár lidem za práci o víkendu, jděte do toho.
2. Nechte mluvit virtuální.
Vaše firma možná nebude potřebovat skutečnou osobu nebo skupinu lidí, kteří by pracovali mimo úřední hodiny, ale přesto byste rádi více telefonních hovorů nebo e -mailů vyřídili správně. Můžete si nastavit hlasovou schránku, která laskavě informuje lidi o tom, že vaše zpráva byla přijata, a někdo jim hned ráno odpoví. Můžete také nastavit „automatickou odpověď“ na zprávy přijaté mimo pracovní dobu.
3. Sbírejte informace ráno.
Jelikož dáváte zákazníkům vědět, že je budete kontaktovat co nejdříve, ujistěte se, že to někdo udělá. Zkontrolujte si e -mailové a telefonní zprávy nebo nechte někoho udělat první věc ráno, aby se vaši zákazníci necítili zraněni.
Když je komunikace nezbytná
Někdy budete muset kontaktovat zaměstnance nebo naopak, o víkendech nebo pozdě v noci. V takových případech je důležité mít některá základní pravidla procesu.
4. Nastavte limity.
První je první. Komunikace mimo úřední hodiny vyžaduje některá jednoduchá omezení. Domluvte si schůzku a zeptejte se týmu, jaký je nejlepší způsob, jak je kontaktovat přes noc nebo o víkendu, ať už prostřednictvím e -mailu, telefonních hovorů, textových zpráv nebo rychlých zpráv, aby se necítili rušivě. Nepředpokládejte, že nemají problém vás slyšet mimo úřední hodiny. Vaši zaměstnanci mají bezpochyby zcela odlišný životní styl a rodinné situace.
5. Nezneužívejte této výsady.
Jakmile pro své zaměstnance vytvoříte komunikační protokol, nezapomeňte se jím řídit, i když jste manažer. Vaši zaměstnanci se budou cítit bezpečněji, než je požadováno od jejich pozice, a to vytvoří respekt a lepší vztah s vaším týmem, pokud jim nepíšete v neděli odpoledne poté, co všichni souhlasí, že e -mail je lepší.
6. Rozpoznat mimořádné události.
Někdy je přímá komunikace nevyhnutelná. Nejlepší je, když svému týmu dáte vědět, kdy se to může stát. Podle toho, co děláte, možná nebudete mít nic, co by se skutečně považovalo za nebezpečí života nebo smrti. Budete se však chtít ujistit, že problémy budou vyřešeny co nejdříve.
- Vytvořte si seznam – dejte všem vědět, co je považováno za „mimořádnou událost“. Zvažte vedení seznamu v kanceláři a pořízení kopie každému.
- Vytvořte řetězec velení – Pokud se vyskytne problém, může být nutné kontaktovat některé lidi častěji než ostatní.
- Použijte jinou formu komunikace. Pokud vaše firma používá víkendový e-mail pro jednoduchou komunikaci, která není nouzová, dejte všem vědět, že telefonní hovor znamená něco důležitějšího.
V dnešním světě může být vaše pracovní doba delší, než jste čekali. To ale neznamená, že musí trpět produktivita a životní styl. S trochou plánování můžete uspokojit potřeby svých klientů a svého týmu, aniž byste se stali místem pro veškerou vaši práci a zábavu.
