Smartphones, tablets og bærbare computere, der er små nok til at passe perfekt i din tegnebog, er alle årsager til, at en forretningsforbindelse sjældent slutter om natten eller i weekenden. Dine kunder kan kontakte dig når som helst, og du kan altid svare.
Selvom det er vigtigt at bevare en følelse af personligt rum og familie- og fritidsmuligheder, vil du sandsynligvis sikre, at din virksomhed ikke mister udsigterne i disse timer. At hjælpe medarbejderne med at lære, hvordan og hvornår de skal reagere, og lære selv, kan betyde forskellen mellem en flammende leder, der stikker af efter kl. 5, og den konstante tilfredshed hos en omskiftelig kunde.
Sådan gør du din virksomhed pæn efter timer
Uanset om du synes, det er tid til at ansætte et nathold eller bare leder efter en måde at indsamle oplysninger om aftenen, skal din virksomhed altid se indbydende ud.
1. Overvej at leje hjælp
Hvis din virksomhed har så mange kontakter uden for åbningstiden, at det giver mening, økonomisk eller på anden måde, at have nogen i nærheden uden for åbningstiden, er der flere muligheder, du kan henvende dig til.
- Menneskelig telefonsvarer: Mange virksomheder har en person, der fungerer som en “telefonsvarer” uden for kontortiden. Denne person kan muligvis ikke besvare specifikke spørgsmål som dig og dit team, men vil give en menneskelig stemme til at modtage beskeder, når nogen ringer, og du er hjemme om natten.
- Nat / weekendteam: Hvis du tror, du kan tjene flere penge, end du taber på omkostninger ved at betale et par mennesker for at arbejde i weekenden, skal du gå efter det.
2. Lad den virtuelle tale.
Din virksomhed har muligvis ikke brug for en rigtig person eller gruppe mennesker til at arbejde uden for kontortiden, men du vil stadig gerne håndtere flere telefonopkald eller e -mails korrekt. Du kan oprette en telefonsvarer, der venligt informerer folk om, at din besked er modtaget, og nogen vil svare dem straks om morgenen. Du kan også konfigurere et “automatisk svar” for meddelelser, der modtages uden for åbningstiden.
3. Indsaml information om morgenen.
Da du fortæller kunderne, at du vil kontakte dem hurtigst muligt, skal du sørge for, at nogen gør det. Tjek e -mail og telefonbeskeder, eller få nogen til at gøre det første om morgenen, så dine kunder ikke føler sig såret.
Når kommunikation bliver nødvendig
Nogle gange bliver du nødt til at kontakte personalet eller omvendt, i weekender eller sent om aftenen. I sådanne tilfælde er det vigtigt at have nogle grundlæggende regler for processen.
4. Sæt grænser.
Den første er den første. Kommunikation uden for kontortiden kræver nogle enkle grænser. Opret et møde, og spørg teamet, hvad der er den bedste måde at nå dem natten over eller i weekenden, uanset om det er via e -mail, telefonopkald, tekstbeskeder eller onlinemeddelelser, så de ikke føler sig påtrængende. Antag ikke, at de ikke har noget problem med at høre dig uden for kontortiden. Uden tvivl har dine medarbejdere en helt anden livsstil og familiesituationer.
5. Misbrug ikke dette privilegium.
Når du har oprettet en kommunikationsprotokol for dine medarbejdere, skal du sørge for at følge den selv, selvom du er leder. Dine medarbejdere vil føle sig mere sikre, end hvad der kræves af deres stilling, og dette vil skabe respekt og et bedre forhold til dit team, hvis du ikke skriver til dem søndag eftermiddag, efter at alle er enige om, at e -mail er bedre.
6. Anerkend nødsituationer.
Nogle gange er direkte kommunikation uundgåelig. Det er bedst, hvis du fortæller dit team, hvornår dette kan ske. Afhængigt af hvad du gør, har du muligvis ikke noget, der virkelig tæller som fare for liv eller død. Du vil dog gerne sikre dig, at problemerne løses hurtigst muligt.
- Lav en liste – Lad alle vide, hvad der betragtes som en “nødsituation”. Overvej at holde en liste på kontoret og give en kopi til alle.
- Opret en kommandokæde – Nogle mennesker skal muligvis kontaktes oftere end andre, hvis der opstår et problem.
- Brug en anden form for kommunikation. Hvis din virksomhed bruger weekend-e-mail til enkel, ikke-nødkommunikation, skal du lade alle vide, at telefonopkaldet betyder noget mere vigtigt.
I dagens verden kan dine arbejdstider være længere, end du havde forventet. Men det betyder ikke, at produktivitet og livsstil skal lide. Med lidt planlægning kan du opfylde dine kunders og dit teams behov uden at blive et sted for alt dit arbejde og underholdning.
