Los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles lo suficientemente pequeñas como para caber perfectamente en su billetera son todas las razones por las cuales una conexión comercial rara vez termina por la noche o los fines de semana. Sus clientes pueden comunicarse con usted en cualquier momento y usted siempre puede responder.
Si bien es importante mantener un sentido del espacio personal y las oportunidades familiares y de ocio, probablemente desee asegurarse de que su negocio no pierda prospectos durante estas horas. Ayudar a los empleados a aprender cómo y cuándo responder, y aprender por sí mismos, puede significar la diferencia entre un líder ardiente que se escapa después de las 5:00 pm y la satisfacción constante de un cliente voluble.
Cómo hacer que su negocio sea agradable después de horas
Ya sea que esté pensando que es hora de contratar un equipo nocturno o simplemente esté buscando una forma de recopilar información por las noches, su negocio siempre debe verse acogedor.
1. Considere contratar ayuda
Si su empresa tiene tantos contactos fuera del horario comercial que tiene sentido, financieramente o de otro modo, tener a alguien cerca durante el horario no profesional, hay varias opciones a las que puede recurrir.
- Correo de voz humano: muchas empresas tienen una persona que actúa como un «contestador automático» fuera del horario de oficina. Es posible que esta persona no pueda responder preguntas específicas como usted y su equipo, pero proporcionará una voz humana para recibir mensajes cuando alguien llame y usted esté en casa por la noche.
- Equipo de noche / fin de semana: si cree que puede ganar más dinero del que pierde en gastos generales pagando a algunas personas para que trabajen el fin de semana, hágalo.
2. Deje que el virtual hable.
Es posible que su empresa no necesite una persona real o un grupo de personas para trabajar fuera del horario de oficina, pero aún así le gustaría manejar varias llamadas telefónicas o correos electrónicos correctamente. Puede configurar un correo de voz que informe amablemente a las personas que su mensaje ha sido recibido y alguien les responderá inmediatamente por la mañana. También puede configurar una «respuesta automática» para los mensajes recibidos fuera del horario comercial.
3. Recopile información por la mañana.
Dado que les está haciendo saber a los clientes que los contactará lo antes posible, asegúrese de que alguien lo haga. Revise los mensajes telefónicos y de correo electrónico, o pídale a alguien que lo haga a primera hora de la mañana para que sus clientes no se sientan heridos.
Cuando la comunicación se vuelve necesaria
A veces tendrá que ponerse en contacto con el personal o viceversa, los fines de semana o tarde en la noche. En tales casos, es importante tener algunas reglas básicas del proceso.
4. Establezca límites.
Lo primero es lo primero. La comunicación fuera del horario de oficina requiere algunos límites simples. Organice una reunión y pregunte al equipo cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos durante la noche o el fin de semana, ya sea por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto o mensajería instantánea, para que no se sientan entrometidos. No asuma que no tienen problemas para escucharlo fuera del horario de oficina. Sin duda, sus empleados tienen un estilo de vida y situaciones familiares completamente diferentes.
5. No abuse de este privilegio.
Una vez que haya establecido un protocolo de comunicación para sus empleados, asegúrese de seguirlo usted mismo, incluso si es gerente. Sus empleados se sentirán más seguros de lo que se requiere de su puesto y esto generará respeto y una mejor relación con su equipo si no les escribe los domingos por la tarde después de que todos estén de acuerdo en que el correo electrónico es mejor.
6. Reconozca las emergencias.
A veces, la comunicación directa es inevitable. Es mejor si le informa a su equipo cuándo podría suceder esto. Dependiendo de lo que haga, es posible que no tenga nada que realmente cuente como un peligro de vida o muerte. Sin embargo, querrá asegurarse de que los problemas se resuelvan lo antes posible.
- Haga una lista: deje que todos sepan qué se considera una «emergencia». Considere mantener una lista en la oficina y entregar una copia a todos.
- Cree una cadena de mando: es posible que algunas personas deban ser contactadas con más frecuencia que otras si surge un problema.
- Utilice otra forma de comunicación. Si su empresa utiliza el correo electrónico de fin de semana para comunicaciones simples que no son de emergencia, informe a todos que la llamada telefónica significa algo más importante.
En el mundo actual, sus horas de trabajo pueden ser más largas de lo que esperaba. Pero eso no significa que la productividad y el estilo de vida deban sufrir. Con un poco de planificación, puede satisfacer las necesidades de sus clientes y su equipo sin convertirse en un lugar para todo el trabajo y el entretenimiento.
