Ponsel cerdas, tablet, dan laptop yang cukup kecil agar pas di dompet Anda adalah alasan mengapa koneksi bisnis jarang berakhir di malam hari atau di akhir pekan. Pelanggan Anda dapat menghubungi Anda kapan saja dan Anda selalu dapat merespons.
Meskipun penting untuk mempertahankan rasa ruang pribadi dan peluang keluarga dan waktu luang, Anda mungkin ingin memastikan bisnis Anda tidak kehilangan prospek selama jam-jam ini. Membantu karyawan mempelajari bagaimana dan kapan harus merespons, dan belajar untuk diri mereka sendiri, dapat berarti perbedaan antara pemimpin berapi-api yang melarikan diri setelah pukul 5 dan kepuasan konstan dari pelanggan yang berubah-ubah.
Bagaimana membuat bisnis Anda menyenangkan setelah jam kerja
Apakah Anda berpikir sudah waktunya untuk menyewa kru malam atau hanya mencari cara untuk mengumpulkan informasi di malam hari, bisnis Anda harus selalu terlihat ramah.
1. Pertimbangkan untuk menyewa bantuan
Jika perusahaan Anda memiliki begitu banyak kontak di luar jam kerja sehingga masuk akal, secara finansial atau lainnya, untuk memiliki seseorang di luar jam kerja, ada beberapa opsi yang dapat Anda gunakan.
- Pesan Suara Manusia: Banyak perusahaan memiliki seseorang yang bertindak sebagai “mesin penjawab” di luar jam kantor. Orang ini mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan spesifik seperti Anda dan tim Anda, tetapi akan memberikan suara manusia untuk menerima pesan saat seseorang menelepon dan Anda berada di rumah pada malam hari.
- Tim Malam / Akhir Pekan: Jika Anda pikir Anda dapat menghasilkan lebih banyak uang daripada kehilangan overhead dengan membayar beberapa orang untuk bekerja di akhir pekan, lakukanlah.
2. Biarkan virtual yang berbicara.
Bisnis Anda mungkin tidak memerlukan orang atau sekelompok orang sungguhan untuk bekerja di luar jam kantor, tetapi Anda tetap ingin menangani beberapa panggilan telepon atau email dengan benar. Anda dapat mengatur pesan suara yang dengan baik hati memberi tahu orang-orang bahwa pesan Anda telah diterima dan seseorang akan segera membalasnya di pagi hari. Anda juga dapat mengatur “balasan otomatis” untuk pesan yang diterima di luar jam kerja.
3. Kumpulkan informasi di pagi hari.
Karena Anda memberi tahu pelanggan bahwa Anda akan menghubungi mereka sesegera mungkin, pastikan seseorang melakukannya. Periksa email dan pesan telepon, atau minta seseorang melakukannya di pagi hari agar pelanggan Anda tidak merasa sakit hati.
Ketika komunikasi menjadi perlu
Terkadang Anda harus menghubungi staf atau sebaliknya, pada akhir pekan atau larut malam. Dalam kasus seperti itu, penting untuk memiliki beberapa aturan dasar proses.
4. Tetapkan batas.
Yang pertama adalah yang pertama. Komunikasi di luar jam kantor memerlukan beberapa batasan sederhana. Atur rapat dan tanyakan kepada tim apa cara terbaik untuk menghubungi mereka di malam hari atau di akhir pekan, apakah itu melalui email, panggilan telepon, pesan teks, atau pesan instan, sehingga mereka tidak merasa mengganggu. Jangan berasumsi mereka tidak punya masalah mendengar Anda di luar jam kantor. Tanpa ragu, karyawan Anda memiliki gaya hidup dan situasi keluarga yang sama sekali berbeda.
5. Jangan menyalahgunakan hak istimewa ini.
Setelah Anda menetapkan protokol komunikasi untuk karyawan Anda, pastikan untuk mengikutinya sendiri, bahkan jika Anda seorang manajer. Karyawan Anda akan merasa lebih aman daripada apa yang dituntut dari posisi mereka dan ini akan menghasilkan rasa hormat dan hubungan yang lebih baik dengan tim Anda jika Anda tidak menulis surat kepada mereka pada hari Minggu sore setelah semua orang setuju bahwa email lebih baik.
6. Kenali keadaan darurat.
Terkadang komunikasi langsung tidak dapat dihindari. Lebih baik jika Anda memberi tahu tim Anda kapan ini bisa terjadi. Tergantung pada apa yang Anda lakukan, Anda mungkin tidak memiliki apa pun yang benar-benar dianggap sebagai bahaya hidup atau mati. Namun, Anda akan ingin memastikan bahwa masalah diselesaikan sesegera mungkin.
- Buat Daftar – Beri tahu semua orang apa yang dianggap sebagai “darurat”. Pertimbangkan untuk menyimpan daftar di kantor dan memberikan salinannya kepada semua orang.
- Buat rantai komando – Beberapa orang mungkin perlu dihubungi lebih sering daripada yang lain jika muncul masalah.
- Gunakan bentuk komunikasi lain. Jika bisnis Anda menggunakan email akhir pekan untuk komunikasi sederhana dan non-darurat, beri tahu semua orang bahwa panggilan telepon berarti sesuatu yang lebih penting.
Di dunia sekarang ini, jam kerja Anda mungkin lebih lama dari yang Anda harapkan. Namun bukan berarti produktivitas dan gaya hidup harus menderita. Dengan sedikit perencanaan, Anda dapat memenuhi kebutuhan klien dan tim Anda tanpa menjadi tempat untuk semua pekerjaan dan hiburan Anda.
