טלפונים חכמים, טאבלטים ומחשבים ניידים קטנים מספיק בכדי להשתלב בצורה מסודרת בארנק הם כל הסיבות לכך שחיבור עסקי ממעט להסתיים בערבים או בסופי שבוע. הלקוחות שלך יכולים ליצור איתך קשר בכל עת – ותמיד תוכל לענות.
למרות שחשוב לשמור על תחושת מרחב אישי והזדמנויות משפחתיות ופנאי, סביר להניח שתרצה לוודא שהעסק שלך לא מאבד סיכויים בשעות אלה. עזרה לעובדים ללמוד כיצד ומתי להגיב – וללמוד בעצמם – יכולה להיות ההבדל בין מנהיג נלהב שמחליק דרך הסדקים אחרי 17:00 אחר הצהריים לבין סיפוק מתמיד של לקוח הפכפך.
כיצד להפוך את העסק שלך למהנה לאחר שעות העבודה
בין אם אתם חושבים שהגיע הזמן להעסיק צוות לילה, או סתם לחפש דרך לאסוף מידע בערבים, העסק שלכם תמיד צריך להיראות מסביר פנים.
1. שקול עזרה לשכור
אם לעסק שלך יש כל כך הרבה קשרים מחוץ לשעות הפעילות, שזה הגיוני, מבחינה כלכלית או אחרת, שיהיה מישהו בקרבת מקום בשעות לא מקצועיות, יש כמה אפשרויות שתוכל לפנות אליהן.
- דואר קולי אנושי – לחברות רבות יש אדם שפועל כ”משיבון “מחוץ לשעות העבודה. אדם זה אולי לא יוכל לענות על שאלות ספציפיות כמוך והצוות שלך, אך הוא יספק קול אנושי כדי לקבל הודעות כשמישהו מתקשר ואתה בבית בערב.
- צוות צוות ערב / סוף שבוע – אם אתה חושב שאתה יכול להרוויח יותר כסף ממה שאתה מפסיד בתקורה על ידי תשלום כמה אנשים לעבודה בסוף השבוע, לך על זה.
2. תנו לווירטואלי לדבר.
ייתכן שהחברה שלך לא זקוקה לאדם אמיתי או לקבוצת אנשים שיעבדו מחוץ לשעות העבודה, אך אתה עדיין מעוניין לטפל במספר שיחות טלפון או אימיילים כהלכה. אתה יכול להגדיר הודעה קולית שתודיע בנימוס לאנשים שההודעה שלהם התקבלה ומישהו ישיב להם מיד בבוקר. ניתן גם להגדיר “תשובה אוטומטית” להודעות שמתקבלות מחוץ לשעות הפעילות.
3. אוספים מידע בבוקר.
מכיוון שאתה מודיע ללקוחות שתפנה אליהם בהקדם האפשרי, ודא שמישהו עושה זאת. בדוק הודעות טלפון ודואר אלקטרוני, או שמישהו יעשה זאת דבר ראשון בבוקר כדי שהלקוחות שלך לא ירגישו פגועים.
כאשר התקשורת הופכת להיות נחוצה
לפעמים תצטרך ליצור קשר עם הצוות או להיפך, בסופי שבוע או בשעת לילה מאוחרת. במקרים כאלה, חשוב שיהיו כמה כללים בסיסיים של התהליך.
4. הציבו גבולות.
קודם כל. תקשורת מחוץ לשעות המשרד דורשת כמה גבולות פשוטים. קבע פגישה ושאל את הצוות מהי הדרך הטובה ביותר להגיע אליהם בלילה או בסוף השבוע – בין אם זה דוא”ל, שיחת טלפון, הודעות טקסט או הודעות מיידיות – כדי שלא ירגישו פולשנים. אל תניח שאין להם שום בעיה לשמוע אותך מחוץ לשעות העבודה. אין ספק שלעובדים שלכם יש אורח חיים שונה לחלוטין ומצבים משפחתיים.
5. אל תשתמש לרעה זו.
לאחר שקבעת פרוטוקול תקשורת לעובדים שלך, דאג לעקוב אחריו בעצמך, גם אם אתה מנהל. העובדים שלך ירגישו בטוחים יותר בדבר הנדרש מתפקידם, וזה יבנה כבוד ויחס טוב יותר עם הצוות שלך אם לא תכתוב להם בימי ראשון אחר הצהריים לאחר שכולם מסכימים שדוא”ל עדיף.
6. לזהות מצבי חירום.
לפעמים תקשורת ישירה היא בלתי נמנעת. עדיף שתיידע את הצוות שלך מתי זה עשוי לקרות. תלוי במה שאתה עושה, יתכן שלא יהיה לך דבר שבאמת נחשב לסכנת חיים או מוות. עם זאת, תרצה לוודא שהבעיות נפתרות בהקדם האפשרי.
- הכינו רשימה – יידעו את כולם מה מתאים כ”חירום “. שקול לשמור רשימה במשרד ולחלק עותק לכולם.
- בנה שרשרת פיקוד – יתכן שיהיה צורך לפנות לעיתים קרובות יותר מאחרים אם מתעוררת בעיה.
- השתמש בצורת תקשורת אחרת. אם העסק שלך משתמש בדוא”ל בסוף השבוע לצורך תקשורת פשוטה ולא חירום, הודע לכולם ששיחת הטלפון משמעותה משהו חשוב יותר.
בעולם של ימינו, שעות העבודה שלך עשויות להיות ארוכות ממה שציפית אי פעם. אבל זה לא אומר שתפוקה ואורח חיים צריכים לסבול. בעזרת מעט תכנון תוכלו לענות על צרכי הלקוחות והצוות שלכם מבלי להפוך למקום לכל העבודה והבידור.
