Telefon pintar, tablet, dan komputer riba yang cukup kecil agar sesuai dengan dompet anda adalah semua sebab mengapa hubungan perniagaan jarang berakhir pada waktu malam atau pada hujung minggu. Pelanggan anda boleh menghubungi anda pada bila-bila masa dan anda sentiasa dapat memberi respons.
Walaupun mengekalkan rasa ruang peribadi dan keluarga serta peluang bersantai adalah penting, anda mungkin ingin memastikan perniagaan anda tidak kehilangan prospek pada waktu tersebut. Membantu pekerja belajar bagaimana dan kapan untuk bertindak balas, dan belajar untuk diri mereka sendiri, dapat bererti perbezaan antara pemimpin yang berapi-api yang melarikan diri setelah jam 5:00 petang dan kepuasan berterusan pelanggan yang berubah-ubah.
Cara menjadikan perniagaan anda bagus selepas berjam-jam
Sama ada anda berfikir sudah tiba masanya untuk mengupah kru malam atau hanya mencari kaedah untuk mengumpulkan maklumat pada waktu malam, perniagaan anda semestinya kelihatan mesra.
1. Pertimbangkan untuk mendapatkan bantuan
Sekiranya syarikat anda mempunyai begitu banyak kenalan di luar waktu perniagaan sehingga masuk akal, secara kewangan atau sebaliknya, untuk mempunyai seseorang di waktu bukan perniagaan, terdapat beberapa pilihan yang boleh anda gunakan.
- Mel Suara Manusia: Banyak syarikat mempunyai seseorang yang bertindak sebagai “mesin penjawab” di luar waktu pejabat. Orang ini mungkin tidak dapat menjawab soalan tertentu seperti anda dan pasukan anda, tetapi akan memberikan suara manusia untuk menerima mesej ketika seseorang memanggil dan anda berada di rumah pada waktu malam.
- Pasukan Malam / Hujung Minggu: Sekiranya anda fikir anda dapat menjana lebih banyak wang daripada kerugian di atas perbelanjaan dengan membayar beberapa orang untuk bekerja pada hujung minggu, carilah.
2. Biarkan maya melakukan perbincangan.
Perniagaan anda mungkin tidak memerlukan orang atau sekumpulan orang yang sebenar untuk bekerja di luar waktu pejabat, tetapi anda masih mahu menangani banyak panggilan telefon atau e-mel dengan betul. Anda boleh menyediakan mel suara yang memberitahu orang bahawa mesej anda telah diterima dan seseorang akan membalasnya pada waktu pagi. Anda juga boleh menyediakan “balasan automatik” untuk mesej yang diterima di luar waktu perniagaan.
3. Kumpulkan maklumat pada waktu pagi.
Oleh kerana anda memberitahu pelanggan bahawa anda akan menghubungi mereka secepat mungkin, pastikan ada yang melakukannya. Periksa e-mel dan mesej telefon, atau minta seseorang melakukan perkara pertama pada waktu pagi supaya pelanggan anda tidak merasa sakit hati.
Apabila komunikasi menjadi perlu
Kadang kala anda perlu menghubungi kakitangan atau sebaliknya, pada hujung minggu atau larut malam. Dalam kes seperti itu, penting untuk mempunyai beberapa peraturan asas proses.
4. Tetapkan had.
Yang pertama adalah yang pertama. Komunikasi di luar waktu pejabat memerlukan beberapa had sederhana. Siapkan perjumpaan dan tanyakan kepada tim apa cara terbaik untuk menghubunginya semalam atau pada hujung minggu, sama ada melalui e-mel, panggilan telefon, pesanan teks, atau pesanan segera, sehingga mereka tidak merasa mengganggu. Jangan menganggap mereka tidak mempunyai masalah untuk mendengar anda di luar waktu pejabat. Tanpa keraguan, pekerja anda mempunyai gaya hidup dan keluarga yang sama sekali berbeza.
5. Jangan menyalahgunakan hak istimewa ini.
Setelah anda membuat protokol komunikasi untuk pekerja anda, pastikan anda mengikutinya sendiri, walaupun anda seorang pengurus. Pekerja anda akan merasa lebih selamat daripada apa yang diperlukan dari kedudukan mereka dan ini akan menimbulkan rasa hormat dan hubungan yang lebih baik dengan pasukan anda jika anda tidak menulis surat kepada mereka pada hari Ahad selepas semua orang bersetuju bahawa e-mel adalah lebih baik.
6. Kenali keadaan darurat.
Kadang-kadang komunikasi langsung tidak dapat dielakkan. Lebih baik jika anda memberitahu pasukan anda kapan ini boleh berlaku. Bergantung pada apa yang anda lakukan, anda mungkin tidak mempunyai sesuatu yang dianggap sebagai bahaya hidup atau mati. Walau bagaimanapun, anda ingin memastikan bahawa masalah diselesaikan secepat mungkin.
- Buat Senarai – Beri tahu semua orang apa yang dianggap sebagai “kecemasan.” Pertimbangkan untuk menyimpan senarai di pejabat dan memberikan salinannya kepada semua orang.
- Buat rantai arahan – Sebilangan orang mungkin perlu dihubungi lebih kerap daripada yang lain jika masalah timbul.
- Gunakan bentuk komunikasi lain. Sekiranya perniagaan anda menggunakan e-mel hujung minggu untuk komunikasi ringkas dan bukan kecemasan, beritahu semua orang bahawa panggilan telefon bermaksud sesuatu yang lebih penting.
Di dunia sekarang, waktu kerja anda mungkin lebih lama daripada yang anda jangkakan. Tetapi itu tidak bermaksud produktiviti dan gaya hidup harus menderita. Dengan sedikit perancangan, anda dapat memenuhi keperluan pelanggan dan pasukan anda tanpa menjadi tempat untuk semua pekerjaan dan hiburan anda.
