Pengarang: Tanya Longjo

Pejabat moden yang stereotaip kelihatan seperti pada tahun 1970-an: dinding putih, lampu pendarfluor, dan persekitaran kerja “gerai ladang”. Walaupun gerai buruk untuk semangat pekerja, satu-satunya alternatif adalah pejabat pelan terbuka, yang tidak sesuai untuk pejabat di mana pekerja menghabiskan banyak masa untuk bercakap di telefon.

Sebilangan besar pejabat tidak mempunyai cukup ruang untuk setiap pejabat, jadi pengurus berusaha memanfaatkan sepenuhnya ruang yang ada. Walaupun mengatasi batasan di tempat kerja memerlukan masa dan tenaga, itu adalah langkah yang perlu untuk meningkatkan semangat dan tenaga pekerja. Setiap syarikat mempunyai budaya dan struktur tersendiri, dan setiap pejabat mempunyai keperluan ruang kolaborasi yang berbeza, tetapi beberapa praktik terbaik berlaku di berbagai industri. Berikut adalah enam cara untuk mengubah ruang pejabat anda menjadi ruang kerja yang lebih cekap dan berkesan tanpa menjejaskan kos yang tinggi.

1. Gunakan ruang dinding

Setiap pejabat mempunyai prosedur dan arahan yang mudah dilupakan. Kadang-kadang pekerja perlu diingatkan untuk mengambil makanan dari peti sejuk setiap hari Jumaat atau meletakkan hanya beberapa jenis kertas di tong sampah. Mencetak dan menyiarkan peringatan ini di dinding yang sesuai boleh menjadi jauh lebih berkesan daripada mengirim peringatan satu kali melalui e-mel.

Kemas kini projek dan maklumat lain juga paling berkesan apabila disiarkan di dinding dan memastikan pekerja tetap bermotivasi dan fokus. Kadang-kadang dapat bermanfaat bagi pekerja untuk mengingat mengapa mereka bekerja bersama, atau bahawa projek yang panjang dan sukar yang mereka jalankan suatu hari nanti akan terbayar.

Jangan siarkan komik, catatan blog, atau kandungan pihak ketiga yang lain di dinding ruang awam. Mereka sering mengganggu, kecuali jika berkaitan dengan artikel berita yang berkaitan langsung dengan pencapaian syarikat baru-baru ini.

2. Beli perabot baru.

Pejabat yang usang dan pudar tidak baik untuk semangat pekerja. Lebih baik menjadikan pejabat terasa lebih santai dan lebih mirip seperti kedai kopi atau pejabat rumah. Perabot yang memberikan nuansa semula jadi atau sesuai dengan warna syarikat dapat mengekalkan profesionalisme dan meningkatkan mood pekerja pejabat.

Perabot baru juga dapat meningkatkan postur dan kesihatan umum pekerja. Kerusi usang dari masa ke masa dan perabot yang dihasilkan lebih dari 20 tahun yang lalu dibuat tanpa mengambil kira kemajuan terkini dalam ergonomi. Sekiranya kerusi lebih tua, pertimbangkan untuk menggantinya secepat mungkin untuk meningkatkan tumpuan dan mood di kalangan pekerja.

Sudah tentu, tidak semua syarikat mempunyai anggaran untuk penggantian perabot yang besar, terutama jika margin keuntungan lebih rendah dari biasanya. Dalam kes ini, mengganti kerusi yang paling banyak digunakan di pejabat lebih masuk akal daripada mengganti kerusi di ruang persidangan yang kurang digunakan.

3. Minimumkan gangguan

Walaupun tidak ada cara untuk menghilangkan semua gangguan di tempat kerja anda, yang paling biasa dapat dihapus dengan beberapa penyesuaian kecil. Pertama, galakkan pekerja menggunakan tempat yang sesuai untuk bercakap. Bagi pekerja yang mempunyai pejabat persendirian, ini mungkin bermaksud meminta mereka mengadakan perbualan satu persatu di pejabat atau bilik persidangan anda daripada bersandar di bilik seseorang untuk perbincangan yang panjang. Perbincangan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan harus, jika boleh, dilakukan di ruang rehat, mengabaikan pekerja yang sibuk.

Cahaya semula jadi hebat, tetapi bergantung pada apa yang berlaku di luar, tingkap boleh sangat mengganggu. Tirai dan bayangan harus dipasang supaya sekurang-kurangnya dapat diturunkan jika seseorang yang duduk di sebelahnya perlu mengurangkan silau atau fokus yang lebih baik.

Akhirnya, cuba tulis arahan pejabat untuk panggilan telefon, muzik dan video, walaupun berkaitan dengan pekerjaan. Galakkan pekerja untuk membuat panggilan telefon peribadi di luar rumah dan pakai fon kepala semasa menonton video pendek. Walaupun ini kelihatan jelas, masih perlu dikatakan: Panggilan telefon tidak boleh dipindahkan ke pembesar suara di luar bilik persidangan dan pejabat peribadi, kecuali semua orang berada di pejabat. keperluan sila dengar ini.

4. Gunakan bilik persidangan dengan bijak

Sebilangan besar ruang pejabat mempunyai sekurang-kurangnya satu bilik mesyuarat, tetapi tidak semua organisasi lebih suka menggunakannya. Agar bilik persidangan menjadi tempat pertemuan yang berkesan, bilik persidangan mesti digunakan setiap masa. Ini bermaksud bahawa anda tidak boleh menggunakan ruang persidangan untuk meletakkan barang, membincangkan projek, atau berehat.

Sekiranya ruang mesyuarat terhad, pekerja mungkin mendapati diri mereka berada di lokasi pertemuan lain yang kurang cekap. Ini boleh menjadi ruang rehat, kafe atau ruang kosong di dalam atau di luar pejabat. Pertimbangkan untuk mempunyai polisi pejabat di mana mesyuarat akan diadakan, dan dorong pekerja untuk mendaftar ke tempat pertemuan terlebih dahulu untuk mengelakkan tempahan berganda dan masalah lain.

5. Bersihkan dua kali setahun

Setiap pejabat berantakan. Sampel dari pelanggan lama, peralatan pejabat separuh terpakai, dan juga kemeja-T percuma boleh didapati di kotak di sebelah mesin fotokopi atau di bawah meja bilik persidangan.

Walaupun mengambil inventori dan membuang sampah yang tidak perlu boleh menjadi sakit kepala di pejabat besar, ia sangat berbaloi. Persediaan bekalan pejabat yang lebih baik akan membantu mengurangkan pembaziran wang, dan ruang kosong akan membolehkan orang bergerak dengan lebih bebas, bekerja, dan saling mengenali. Ini juga merupakan peluang terbaik untuk mengumpulkan dan mengitar semula kartrij pencetak lama.

Pertimbangkan untuk mengadakan acara pengumpulan sampah untuk semua kakitangan dua kali setahun, mungkin setelah projek besar selesai atau ketika produktiviti menurun sebelum cuti. Minta ketua setiap jabatan untuk menilai apa yang masih berguna dan yang tidak. Sekiranya terdapat keraguan tentang perlunya sesuatu, ia harus ditunjukkan kepada pengurus lain untuk membuat keputusan akhir. Beberapa langkah berjaga-jaga mungkin diperlukan untuk mengelakkan pembuangan barang berharga secara tidak sengaja, tetapi sebahagian besarnya, setiap jabatan perlu dapat membezakan antara apa yang sampah dan yang tidak.

6. Tanya pekerja apa yang mereka perlukan

Pengurus yang bekerja di pejabat sudut tidak selalu menyedari cabaran yang dihadapi oleh pekerja permulaan. Mungkin akustik ruang pejabat menjadikannya mustahil untuk menerima panggilan telefon, menjadikan bilik sedikit peningkatan berbanding pejabat terbuka. Mungkin individu atau sekumpulan pekerja adalah sumber gangguan berterusan bagi semua orang yang berusaha untuk bekerja. Anda mungkin dapat memesan kartrij dakwat secara dalam talian untuk menjimatkan masa dan memastikan aliran dakwat yang konsisten tanpa menjejaskan kualiti cetakan.

Pertimbangkan untuk menyebarkan tinjauan tanpa nama yang boleh digunakan oleh pekerja untuk melaporkan perkara yang mengganggu produktiviti mereka. Selepas itu, pengurus mesti berunding antara satu sama lain untuk menentukan tindakan yang sesuai. Walaupun beberapa pembaikan, seperti arahan telefon pejabat baru, mudah didapati, yang lain mungkin memerlukan dana atau masa untuk dilaksanakan. Untuk mewujudkan tempat kerja yang benar-benar produktif memerlukan komunikasi yang berterusan dengan semua peringkat kakitangan, jadi pertimbangkan untuk menemuramah staf dan menilai semula keperluan pejabat setiap tahun atau ketika perubahan besar muncul.