John Roop

Pergerakan teknologi tanpa kertas masih aktif, membuktikan bahawa ia adalah lebih daripada sekadar mode ketika pertama kali muncul lebih dari satu dekad yang lalu. Sebenarnya, idea pejabat tanpa kertas berasal dari tahun 1975, ketika Business Week menerbitkan sebuah artikel yang mengatakan bahawa automasi pejabat akan menjadikan kertas hampir tidak berguna.

Kami belum sampai di sana, tetapi banyak pejabat sudah melihat faedah menukar fail kertas dengan dokumen elektronik. Penyelidikan telah mendedahkan sejumlah kos tersembunyi yang berkaitan dengan penggunaan sistem berasaskan kertas, termasuk yang berikut:

• Usaha rata-rata untuk mencari dokumen yang kurang ditulis adalah $ 120.
• $ 220 setiap pengeluaran semula dokumen yang hilang
• $ 25,000 untuk mengisi kabinet pemfailan empat laci dan $ 2,160 setahun untuk mengekalkan isi almari.
• Kira-kira 75% masa yang dihabiskan untuk bekerja dengan dokumen kertas dihabiskan untuk mendaftar dan mencari.

Tidak menghairankan, Amerika Syarikat kekal sebagai pengguna produk kertas terbesar, merangkumi hampir 46% penggunaan kertas. Terdapat banyak peluang bagi syarikat untuk menerapkan amalan pengendalian kertas yang lebih lestari, terutama di pejabat di mana penggunaan kertas yang tinggi telah menjadi kebiasaan.

Tidak hairanlah syarikat mencari kaedah terbaik untuk menguruskan masa mereka, mengurangkan kos, dan memberikan pengalaman terbaik untuk pekerja dan pelanggan. Memusatkan perhatian hanya pada aspek produktiviti mungkin merupakan pilihan terbaik untuk menyelesaikan semua masalah di atas; begitulah.

1. Dokumen elektronik boleh dicari

Sebilangan besar daripada kita telah membaca keseluruhan dokumen mencari satu frasa dan menghabiskan masa berharga di dalamnya. Darabkan minit tersebut dengan berapa kali anda mencari maklumat dan anda cenderung menghabiskan berjam-jam setiap tahun, masa yang dapat dihabiskan dengan lebih baik untuk aktiviti menjana pendapatan.

Dokumen elektronik mudah dicari (CTRL + F telah menjadi penghemat masa yang besar bagi eksekutif yang sibuk), memberikan anda cara mudah untuk mengelakkan terjun ke lautan data untuk mencari sedikit maklumat.

Selain itu, anda boleh mencari pangkalan data untuk dokumen yang anda mahukan, daripada mencari fail individu. Ini sangat berguna sekiranya dokumen pada awalnya tidak diformat dengan betul.

2. Organisasi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan

Apabila masa yang dihabiskan mencari dan mencari menurun, kecekapan dan keberkesanan secara automatik meningkat. Anda akan dapat memberi respons yang lebih baik kepada pelanggan dan pihak berkepentingan tepat pada waktunya, yang juga membolehkan anda melayani lebih banyak pelanggan dan pihak berkepentingan sepanjang hari perniagaan anda.

3. Beberapa pengguna boleh mengakses dokumen yang sama.

Sekiranya anda mempunyai dokumen kertas, anda harus membuat salinannya supaya orang lain dapat mengakses atau berkongsi dokumen yang sama. Ini sering menjadi pilihan antara menjimatkan masa dan menjimatkan kos percetakan.

Dengan fail digital, banyak pengguna dapat mengakses pangkalan data anda pada masa yang sama, bahkan pihak berkepentingan di luar organisasi anda. Dengan menggunakan perkhidmatan pemindaian dokumen untuk menghosting fail di awan, pekerja dapat melihat, mengedit, dan mengurus dokumen dari telefon pintar atau tablet mereka, yang memungkinkan mereka menjadi produktif walaupun di luar pejabat.

4. Mudah untuk berkongsi fail

Secara tradisinya, syarikat yang perlu berkongsi fail dengan pelanggan, pekerja, atau pihak berkepentingan lain harus menyalin dokumen tersebut dan mengirimkannya kepada penerima. E-mel sedikit sebanyak mengubah permainan ini dengan membolehkan anda menghantar lampiran, tetapi masih ada masalah untuk mengimbas dokumen satu persatu dan ukurannya dengan betul untuk memenuhi keperluan e-mel (kebanyakan program e-mel menghadkan lampiran ukuran). Bergantung pada jumlah halaman yang anda kirimkan, keseluruhan proses ini boleh memakan masa berjam-jam!

Tetapi apabila syarikat berpindah ke pangkalan data dokumen digital, menghantar dan berkongsi fail menjadi masalah memilih fail digital dan menghantar e-mel atau memberikannya akses kepada penerima. Tidak perlu berhenti waktu bekerja untuk mengimbas dan menghantar dokumen.

5. Dokumen yang diimbas lebih sukar untuk hilang

Apabila dokumen anda berada di awan, dokumen tersebut lebih mudah dijejaki dan lebih sukar untuk hilang. Sesiapa yang pernah bekerja dengan dokumen kertas pada masa lalu tahu betapa sukarnya menguruskan salinan kertas dan ketakutan yang memilukan apabila dokumen hilang.

Dokumen digital disandarkan dan disimpan untuk masa yang lama. Walaupun ia dihapus secara tidak sengaja, biasanya ada cara untuk mengembalikannya.

Perkhidmatan pengimbasan dokumen adalah pelaburan

Pada mulanya, salah satu cabaran untuk berpindah ke zon tanpa kertas adalah sejumlah besar kertas yang sudah ada dalam aliran kerja. Sekiranya syarikat tiba-tiba memulakan proses digitalisasi, mereka akan kehilangan fungsi dan faedah semua fail yang mereka buat di dunia fizikal. Tetapi sekarang, dengan perkhidmatan pengimbasan dokumen yang maju, perniagaan mempunyai cara yang lebih baik untuk melakukan peralihan.

Perniagaan kecil dan besar sama-sama beralih ke pangkalan data digital, membantu mereka mengurangkan kos, meningkatkan produktiviti, dan kurang bergantung pada aliran kerja kertas dan cetak dalam prosesnya.

Adakah masa untuk organisasi anda menyertai gerakan ini?

Foto yang disyorkan: Depositphotos