Dale Strickland
Je hebt misschien gehoord van de voordelen van een extern personeelsbestand: verhoogde productiviteit, meer personeelsbehoud, ongelooflijke kostenbesparingen, een gevarieerde wereldwijde talentenpool en meer.
Als eigenaar van een klein bedrijf bent u misschien geïnteresseerd om zelf op afstand te werken; Als u echter nog niet klaar bent om uw virtuele kantooromgeving te beheren, kunt u niet optimaal profiteren van het unieke aanbod. Hier maak ik gebruik van mijn ervaring als externe werknemer om u vijf geweldige tips te geven om uw bedrijf aan te passen aan externe werknemers.
1. Zorg ervoor dat uw bedrijf beheer op afstand ondersteunt
Het klinkt eenvoudig, maar in feite zijn er enkele belangrijke zakelijke functies die gewoon niet op afstand kunnen worden uitgevoerd. Probeer op dit moment niet op te geven – er zijn veel creatieve manieren om de bedrijfscontinuïteit te behouden wanneer u overstapt naar een volledig extern team.
Breek de belangrijkste processen op in hun meest elementaire componenten. Ziet u onderdelen die mogelijk niet compatibel zijn met de afstandsbediening? Schrijf dit op en blijf onderzoeken. Mogelijk zijn er alternatieven die u nog niet heeft ontdekt.
- Heeft u inkooporders om te ondertekenen? Exclusieve apps als HelloSign en DocuSign kunnen hierbij helpen.
- Bellen uw klanten vaak de helpdesk om iemand op kantoor te bereiken? Gebruik cloudgebaseerde virtuele telefoons om oproepen door te schakelen naar een externe medewerker en overweeg om online ondersteuningsopties toe te voegen.
- Vertrouwt uw bedrijf op 1:1 discussie en samenwerking? Creëer een virtuele kantooromgeving met tools zoals Slack of Workplace van Facebook.
Als je iets hebt geïdentificeerd dat gewoon niet voldoet aan je “werk overal”-verwachtingen, moet je wijzigingen aanbrengen. Deze processen moeten worden gewijzigd om op afstand te worden ondersteund of u hebt iemand nodig die beschikbaar is om te werken als dat nodig is.
Naast het op afstand compatibel maken van uw kernprocessen, moet u ook nadenken over hoe u omgaat met de overlap. Deze overlap kan optreden tussen uw normale processen en alternatieve opties voor externe toegang als u externe en on-site medewerkers toestaat.
2. Stel duidelijke verwachtingen
Om een extern personeelsbestand effectief te beheren, hebt u uitstekende schriftelijke communicatievaardigheden nodig. Hoewel videoconferenties en telefoongesprekken kunnen helpen deze leemte op te vullen, zal het meer afhangen van asynchrone communicatie. Zorg ervoor dat uw team op afstand vooraf precies weet wat er van hen wordt verwacht, om verwarring en knelpunten te voorkomen.
Dit zijn enkele van de verwachtingen die u zult definiëren.
Beschikbaarheid
Het is geen geheim dat telewerkers dol zijn op flexibiliteit in hun planning. Maar als uw functie afhankelijk is van de beschikbaarheid van uw medewerkers voor individuele gesprekken, moet u dit duidelijk maken. Bepaal de hoeveelheid tijd die ze nodig hebben om beschikbaar te zijn, zodat ze hun planning dienovereenkomstig kunnen plannen.
gevoeligheid
Wat is een redelijk responspercentage voor uw (of uw klanten!) e-mails, telefoontjes, instant messages, enz. Is het verstandig dat uw medewerkers aan het eind van de dag bij u terugkomen of moet stiptheid voorop staan? Dit hangt natuurlijk af van uw rollen, maar het is erg belangrijk dat u duidelijk uw verwachtingen voor responsiviteit definieert.
label
Er zullen veel onconventionele communicatie en workflows zijn die je misschien niet leuk vindt. Wat moet uw bedrijf niet doen? Heeft u regels voor hoe medewerkers virtueel vergaderen, telefoneren en communiceren met u en uw collega’s? Deze details lijken misschien klein, maar ze vormen een belangrijke basis voor het communiceren van de bedrijfscultuur naar uw externe medewerkers.
Verbinding
Om onnodige knelpunten te verminderen, moet u bepalen hoe uw bedrijf communiceert. Zijn er specifieke platforms die uw medewerkers moeten gebruiken om te communiceren en samen te werken? Hoe kunnen zij het beste met u en uw collega’s communiceren? Is er een communicatiemethode die de voorkeur heeft voor verschillende gebruikssituaties (bijv. e-mail gebruiken als het niet urgent is, instant messages gebruiken als er dringend moet worden gereageerd, enz.)
Uw werknemers die thuis of elders buiten kantoor werken, zullen veel minder afhankelijk zijn van directe communicatie dan uw gemiddelde fulltime werknemer. Als uw medewerkers aan projecten werken, geef ze dan de gewenste resultaten en nauwkeurige statistieken die u zult gebruiken om te bepalen of ze goed hebben gepresteerd in hun rollen en taken.
3. Maak je klaar om nieuwe technologieën te leren.
Als je nog niet technisch onderlegd bent, heb je een groot nadeel. Personeelsbeheer op afstand is sterk afhankelijk van het creëren van een digitale werkplek die wordt ondersteund door technologieën die communicatie, samenwerking, projectbeheer en andere belangrijke zakelijke functies mogelijk maken.
U moet minimaal bekend zijn met het gebruik van hardware en software voor videoconferenties om virtuele vergaderingen te houden. Deze platforms maken het ongelooflijk gemakkelijk om met uw werknemers te communiceren, uw computerscherm te delen in een virtuele presentatie en belangrijke sociale contacten te onderhouden die uw werkplekcultuur bevorderen.
Hier zijn enkele populaire technologieën voor werken op afstand:
- Communicatie: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Project management: Trello, Asana, maandag
- Bestanden delen: Google Drive, OneDrive, servidores FTP
Gelukkig worden veel van deze tools geleverd met gratis of ongelooflijk betaalbare aanbiedingen die perfect zijn voor kleine bedrijven. Kostenbesparingen door minder onroerend goed, hogere retentiepercentages en hogere productiviteit zijn belangrijk. Dit compenseert ruimschoots de relatief kleine investering die nodig is om te zorgen voor efficiënte communicatie en werk voor telewerkers.
4. Houd het moreel hoog voor thuiswerkers
Telewerkers hebben unieke morele problemen omdat ze geïsoleerd zijn van de spontane sociale ervaringen die hun interne collega’s vaak hebben. Als eigenaar van een klein bedrijf moet u onthouden hoe u de magie van persoonlijke communicatie in een virtuele omgeving opnieuw kunt creëren.
Hier zijn enkele snelle tips om het moreel van telewerken te verbeteren:
- Socialiseren: Neem de tijd voor informele communicatie! Overweeg om de eerste paar minuten van uw wekelijkse vergadering een aantrekkelijke plek te maken om te socializen, een speciaal sociaal kanaal te creëren op het chatplatform van uw team of kleine sociale evenementen te organiseren tijdens kantooruren.
- Bekentenis: Lof hardop en prijs vaak! Als uw externe werknemers uitzonderlijk werk doen, verdienen ze daarvoor erkenning. Naast 1:1 erkenning, kunt u overwegen aankondigingen te doen op het chatplatform van uw team of ze een klein blijk van waardering te sturen, zoals een cadeaubon, naar hun favoriete restaurant.
- Wees beschikbaar: Als u een leidende rol speelt voor uw medewerkers, moeten ze weten dat u een echt aandeel hebt in hun succes. Ze willen weten dat je toegewijd bent om te bieden wat ze nodig hebben om succesvol te zijn. Zorg ervoor dat u reageert en wees klaar om zoveel mogelijk aan hun behoeften te voldoen.
5. zorg ervoor dat uw externe medewerkers veilig zijn
Cybersecurity is een belangrijk onderwerp. De exacte infrastructuur die u instelt om externe werknemers te beschermen, is afhankelijk van de risico’s die aan uw werknemersrollen zijn verbonden. Het is duidelijk dat iedereen die gevoelige gegevens zoals persoonlijke informatie, intellectueel eigendom of financiële gegevens verwerkt, over adequate beveiligingsmaatregelen moet beschikken.
Deze lijst is geen uitputtende lijst van technologieën en best practices voor cyberbeveiliging voor werknemers op afstand. Maar deze opties zijn geweldig om uw externe werknemers veilig te houden wanneer ze buiten kantoor werken.
Virtuele particuliere netwerken (VPN)
Een enterprise-VPN versleutelt netwerkverkeer en geeft uw externe medewerkers de mogelijkheid om verbinding te maken met het interne netwerk van uw bedrijf. Als u een database bijhoudt waartoe werknemers op afstand toegang moeten hebben, geeft VPN uw externe werknemers een veiligere toegang.
Wees voorzichtig met persoonlijke apparaten
Bring Your Own Device (BYOD)-beleid is een ongelooflijk populaire keuze voor virtuele teams, omdat ze externe werknemers de mogelijkheid bieden om apparaten te gebruiken waarmee ze al vertrouwd zijn, waardoor hun werkgevers besparen op aanschaf- en beheerskosten voor apparaten.
Helaas lopen persoonlijke apparaten ook een groter risico op cyberbeveiligingsproblemen. Dit komt door persoonlijk surfen op het web, gebrek aan mogelijkheden voor bedrijfsmonitoring en niet-geverifieerde applicaties van derden. Werkgevers die het gebruik van persoonlijke apparaten voor het werk toestaan, moeten ervoor zorgen dat hun werknemers daarbij geen toegang krijgen tot gevoelige gegevens.
Vermijd onveilige wifi-verbindingen
Telewerkers worden vaak geassocieerd met geïmproviseerde kantoren in cafés met gratis wifi. Helaas kunnen openbare wifi-netwerken een beveiligingsnachtmerrie worden, omdat cybercriminelen onversleutelde verbindingen kunnen onderscheppen.
Dit is niet alleen een probleem voor cafés, de wifi-verbindingen die worden aangeboden door hotels, vliegtuigen en AirBnB zijn zelfs niet gegarandeerd veilig. Als uw medewerkers onderweg moeten werken, moet u een mobiele router met een data-abonnement aanschaffen. Hierdoor kunnen ze overal een veilige internetverbinding hebben.
uitgang
Er valt veel te zeggen als het gaat om de aanpassing aan een extern personeelsbestand. Als freelance management nieuw voor u is, zullen er waarschijnlijk wat groeiproblemen zijn als u uw reguliere workflows aanpast aan een virtuele omgeving. Als u meer wilt weten over het gebruik van externe werknemers als een klein bedrijf, bekijk dan enkele van de onderstaande artikelen.
