Visualize tudo o que você precisa fazer para iniciar e concluir o projeto com o mínimo de soluços possível. Muito assustador, não é? Há planejamento de recursos, programação, orçamento, delegação de tarefas. E esses são apenas os primeiros itens de uma longa lista de tarefas pendentes. Felizmente, o Excel ajuda você! Neste artigo, reunimos cinco dos melhores modelos personalizados do Excel. para gerenciamento e acompanhamento de projetos. Confira abaixo.
Os gráficos de Gantt são um aliado valioso para gerenciamento de projetos de todos os tamanhos; eles estão entre as ferramentas de gerenciamento de projetos mais básicas e amplamente utilizadas. Os gráficos de Gantt são gráficos de barras que mostram a data de início e a data de término prevista, bem como o período de tempo alocado para cada tarefa no projeto. A maioria dos gráficos de Gantt exibe tarefas e subtarefas divididas por categoria e uma estrutura de divisão de trabalho detalhada. Isso torna mais fácil para os gerentes rastrear os resultados e definir uma hierarquia de tarefas.
Enquanto para projetos mais complexos você pode precisar de gráficos de Gantt mais complexos com muitos recursos especiais, gráficos de Gantt simples do Excel como este geralmente são suficientes para gerenciar projetos de pequeno a médio porte. Além do mais, você só precisa de habilidades básicas do Excel para usar e modificar o modelo de acordo com suas necessidades.
O modelo do Rastreador de Projetos foi projetado para armazenar todas as informações do projeto em um único lugar, para que os membros da equipe e funcionários importantes possam localizar e acessar facilmente os detalhes da tarefa, conforme necessário. Com este modelo de acompanhamento de projeto em tempo real, você planeja e organiza projetos por fase e atribui tarefas a uma equipe específica ou membro individual. Modifique o modelo para adicionar mais tarefas, definir prazos, refletir horas, dividir resultados e priorizar, entre outras coisas. Você também pode configurar alertas para manter você e sua equipe atualizados com os prazos e marcos do projeto.
Cada projeto consiste em tarefas, divididas em subtarefas. O modelo Work Breakdown Structure (WBS) cria uma divisão do projeto dividindo as tarefas em entregas menores. Isso dá a você e sua equipe uma ideia do que precisa ser feito e o que já foi alcançado.
O modelo WBS é uma ferramenta valiosa de gerenciamento de tarefas para planejamento, programação e orçamento. Use-o para lançar um projeto e acompanhar seu progresso desde a execução até a conclusão.
O Método do Caminho Crítico (CPM) é essencial para o gerenciamento de projetos eficaz porque ajuda a identificar quais tarefas são críticas ou requerem atenção imediata e quais podem ser atrasadas. A questão é que a criação de CPM pode ser tão meticulosa que até gerentes de projeto experientes ainda têm medo da tarefa. Os gerentes de projeto costumavam criar CPMs usando software de ponta, mas aqui está a boa notícia: você não precisa mais. As planilhas CPM já prontas podem ser baixadas online e executadas no Excel!
Uma das melhores coisas sobre esse padrão de CPM específico é que ele permite que você execute análises de caminhos críticos com pouco ou nenhum treinamento. A planilha cria um gráfico de Gantt que mostra quais tarefas são críticas e tempos de latência potenciais para não críticas ou flexíveis. E embora possam faltar alguns detalhes do software de CPM personalizado, o modelo de CPM do Excel é muito mais barato e fácil de usar.
A revisão do projeto é outra parte importante do gerenciamento de projeto eficaz e bem-sucedido. A realização de uma revisão no final de cada fase permite avaliar e obter uma imagem mais clara do status atual do projeto. Muitos gerentes de projeto usam o Excel para criar e exibir uma visão geral ou atualização de vários aspectos de um projeto – tarefas concluídas, resultados esperados, informações financeiras e até planos de gerenciamento de risco. Use o modelo de visão geral do projeto do Excel para documentar e compartilhar os resultados da visão geral do projeto entre sua equipe ou comunicar-se de forma eficaz com líderes e clientes.
Existem centenas de programas que você pode usar para rastrear, agendar e organizar tarefas. As planilhas do Excel, entretanto, oferecem aos gerentes de projeto – especialmente aos novatos – o conhecimento e a flexibilidade de que precisam para desempenhar com competência suas funções. E é por isso que tem sido e será uma solução comum de gerenciamento de projetos.
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