Smartphones, surfplattor och bärbara datorer som är tillräckligt små för att passa perfekt i din plånbok är alla anledningar till varför en affärsförbindelse sällan upphör på natten eller på helger. Dina kunder kan kontakta dig när som helst och du kan alltid svara.
Även om det är viktigt att upprätthålla en känsla av personligt utrymme och möjligheter för familj och fritid, vill du förmodligen se till att ditt företag inte förlorar framtidsutsikter under dessa timmar. Att hjälpa anställda att lära sig hur och när de ska svara, och lära sig själva, kan innebära skillnaden mellan en eldig ledare som springer iväg efter 5 och konstant tillfredsställelse från en skiftande kund.
Hur du gör ditt företag trevligt efter timmar
Oavsett om du tror att det är dags att anställa ett nattpersonal eller bara letar efter ett sätt att samla information på kvällarna, ska ditt företag alltid se välkomnande ut.
1. Överväg att anlita hjälp
Om ditt företag har så många kontakter utanför öppettiderna att det är vettigt, ekonomiskt eller på annat sätt, att ha någon i närheten under andra öppettider, finns det flera alternativ du kan vända dig till.
- Mänsklig röstbrevlåda: Många företag har en person som fungerar som en ”telefonsvarare” utanför kontorstid. Denna person kanske inte kan svara på specifika frågor som du och ditt team, men kommer att ge en mänsklig röst för att ta emot meddelanden när någon ringer och du är hemma på natten.
- Night / Weekend Team: Om du tror att du kan tjäna mer pengar än du förlorar på omkostnader genom att betala några personer för att arbeta i helgen, gör det.
2. Låt den virtuella prata.
Ditt företag behöver kanske inte en riktig person eller grupp människor för att arbeta utanför kontorstid, men du skulle ändå vilja hantera flera telefonsamtal eller e -post korrekt. Du kan skapa en röstmeddelande som vänligt informerar människor om att ditt meddelande har mottagits och någon kommer att svara på dem omedelbart på morgonen. Du kan också ställa in ett ”automatiskt svar” för meddelanden som tas emot utanför öppettiderna.
3. Samla information på morgonen.
Eftersom du låter kunderna veta att du kommer att kontakta dem så snart som möjligt, se till att någon gör det. Kontrollera e -post och telefonmeddelanden, eller låt någon göra det första på morgonen så att dina kunder inte känner sig skadade.
När kommunikation blir nödvändig
Ibland måste du kontakta personalen eller tvärtom, på helger eller sent på kvällen. I sådana fall är det viktigt att ha några grundläggande regler för processen.
4. Sätt gränser.
Den första är den första. Kommunikation utanför kontorstid kräver några enkla gränser. Ställ in ett möte och fråga teamet vad som är det bästa sättet att nå dem över natten eller på helgen, oavsett om det är via e -post, telefonsamtal, textmeddelanden eller snabbmeddelanden så att de inte känner sig påträngande. Antag inte att de inte har några problem att höra dig utanför kontorstid. Utan tvekan har dina anställda en helt annan livsstil och familjesituationer.
5. Missbruk inte detta privilegium.
När du har upprättat ett kommunikationsprotokoll för dina anställda, se till att följa det själv, även om du är chef. Dina anställda kommer att känna sig säkrare än vad som krävs av deras position och detta kommer att skapa respekt och en bättre relation med ditt team om du inte skriver till dem på söndagseftermiddagar efter att alla är överens om att e -post är bättre.
6. Känn igen nödsituationer.
Ibland är direkt kommunikation oundviklig. Det är bäst om du meddelar ditt lag när detta kan hända. Beroende på vad du gör kanske du inte har något som verkligen räknas som en fara för liv eller död. Men du vill se till att problemen är lösta så snart som möjligt.
- Gör en lista – Låt alla veta vad som anses vara en ”nödsituation”. Överväg att hålla en lista på kontoret och ge en kopia till alla.
- Skapa en kommandokedja – Vissa människor kan behöva kontaktas oftare än andra om ett problem uppstår.
- Använd en annan kommunikationsform. Om ditt företag använder e-post från helgen för enkel, icke-nödkommunikation, låt alla veta att telefonsamtalet betyder något viktigare.
I dagens värld kan dina arbetstider vara längre än du förväntat dig. Men det betyder inte att produktivitet och livsstil måste lida. Med lite planering kan du möta behoven hos dina kunder och ditt team utan att bli en plats för allt ditt arbete och underhållning.
