Dale Strickland
Du kanske har hört talas om fördelarna med en avlägsen arbetskraft: ökad produktivitet, större medarbetares behållning, otroliga kostnadsbesparingar, en mångsidig global talangpool och mer.
Som småföretagare kanske du är intresserad av att själv testa på distans; Men om du inte är redo att hantera din virtuella kontorsmiljö kommer du inte att kunna dra full nytta av dess unika erbjudanden. Här drar jag nytta av min erfarenhet som distansarbetare för att ge dig fem bra tips för att anpassa ditt företag till en fjärrstyrka.
1. Se till att ditt företag stöder fjärradministration
Det låter enkelt, men det finns faktiskt några viktiga affärsfunktioner som helt enkelt inte kan utföras på distans. Försök att inte ge upp vid denna tidpunkt – det finns många kreativa sätt att upprätthålla företagets kontinuitet när du flyttar till ett helt avlägset team.
Bryt ner de viktigaste processerna i sina mest grundläggande komponenter. Ser du några delar som kanske inte är kompatibla med fjärrkontrollen? Skriv ner detta och fortsätt undersöka. Det kan finnas alternativ som du ännu inte har upptäckt.
- Har du köporder att skriva under? Exklusiva appar som HelloSign och DocuSign kan hjälpa till med detta.
- Ringer dina kunder ofta till helpdesk för att nå någon på kontoret? Använd molnbaserade virtuella telefoner för att vidarekoppla samtal till en distansarbetare och överväg att lägga till supportalternativ online.
- Litar ditt företag på 1: 1 diskussion och samarbete? Skapa en virtuell kontorsmiljö med verktyg som Slack eller Facebooks arbetsplats.
Om du har identifierat något som helt enkelt inte uppfyller dina ”arbete var som helst” -förväntningar, måste du göra ändringar. Dessa processer måste ändras för att kunna stödjas på distans eller så behöver du någon som är tillgänglig för att arbeta efter behov.
Förutom att göra dina kärnprocesser på distans kompatibla måste du också tänka på hur du kommer att hantera överlappningen. Denna överlappning kan uppstå mellan dina normala processer och alternativa fjärråtkomstalternativ om du tillåter arbetare på distans och på plats.
2. Sätt tydliga förväntningar
För att effektivt hantera en avlägsen arbetskraft behöver du utmärkta skriftliga kommunikationskunskaper. Även om videokonferenser och telefonsamtal kan hjälpa till att fylla detta gap, beror det mer på asynkron kommunikation. För att undvika förvirring och flaskhalsar, se till att ditt fjärrteam vet exakt vad som förväntas av dem i förväg.
Detta är några av de förväntningar som du kommer att definiera.
Tillgänglighet
Det är ingen hemlighet att distansarbetare älskar att schemalägga flexibilitet. Men om ditt jobb beror på att dina anställda är tillgängliga för individuella diskussioner måste du göra detta tydligt. Bestäm hur lång tid de behöver för att vara tillgängliga så att de kan planera sitt schema därefter.
känslighet
Vad är en rimlig svarsfrekvens för dina (eller dina kunder!) E -post, telefonsamtal, snabbmeddelanden etc. Är det klokt av dina anställda att komma tillbaka till dig i slutet av dagen eller bör snabbhet vara en prioritet? Detta beror naturligtvis på dina roller, men det är mycket viktigt att du tydligt definierar dina förväntningar på lyhördhet.
Tag
Det kommer att finnas mycket okonventionell kommunikation och arbetsflöden som du kanske inte gillar. Vad ska ditt företag inte göra? Har du regler för hur anställda genomför virtuella möten, ringer och kommunicerar med dig och dina kollegor? Dessa detaljer kan verka små, men de utgör en viktig grund för att kommunicera företagskultur till dina avlägsna arbetare.
kommunikation
För att minska onödiga flaskhalsar måste du definiera hur ditt företag kommunicerar. Finns det specifika plattformar som dina anställda bör använda för att kommunicera och samarbeta? Vad är det bästa sättet för dem att kommunicera med dig och dina kollegor? Finns det en föredragen kommunikationsmetod för olika användningsfall (t.ex. att använda e -post när det inte är brådskande, att använda snabbmeddelanden när det krävs brådskande svar, etc.)
Dina anställda som arbetar hemifrån eller någon annanstans utanför kontoret kommer att förlita sig mycket mindre på omedelbar kommunikation än din genomsnittliga heltidsanställda. Om dina anställda arbetar med projekt, ge dem önskade resultat och exakta mätvärden som du kommer att använda för att avgöra om de presterade bra i sina roller och uppgifter.
3. Gör dig redo att lära dig ny teknik.
Om du ännu inte är tekniskt kunnig kommer du att ha en stor nackdel. Fjärrstyrning av arbetsstyrkan är starkt beroende av att skapa en digital arbetsplats som stöds av teknik som möjliggör kommunikation, samarbete, projektledning och andra viktiga affärsfunktioner.
Åtminstone bör du vara bekant med att använda videokonferenshårdvara och programvara för att genomföra virtuella möten. Dessa plattformar gör det otroligt bekvämt att interagera med dina anställda, dela din datorskärm i en virtuell presentation och upprätthålla viktiga sociala kontakter som främjar din arbetsplatskultur.
Här är några populära fjärrarbetstekniker:
- kommunikation: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams, Zoom
- Projektledning: Trello, Asana, måndag
- Fildelning: Google Drive, OneDrive, FTP -servrar
Lyckligtvis kommer många av dessa verktyg med gratis eller otroligt prisvärda erbjudanden som är perfekta för små företag. Kostnadsbesparingar från mindre fastigheter, högre lagringsgrad och högre produktivitet är viktiga. Detta kommer mer än att kompensera för de relativt små investeringar som krävs för att säkerställa effektiv kommunikation och arbete för distansarbetare.
4. Håll moralen hög för distansarbetare
Teledatorer har unika moraliska problem eftersom de är isolerade från de improviserade sociala erfarenheter som deras interna kollegor ofta har. Som småföretagare måste du komma ihåg hur du återskapar magin i ansikte mot ansikte-kommunikation i en virtuell miljö.
Här är några snabba tips för att förbättra telependelmoralen:
- Socialisera: Ta dig tid för informell kommunikation! Överväg att göra de första minuterna av ditt veckomöte till en attraktiv plats att umgås på, skapa en dedikerad social kanal på teamets chattplattform eller hålla små sociala evenemang under arbetstid.
- Bekännelse: Beröm högt och beröm ofta! Om dina distansarbetare gör exceptionellt arbete förtjänar de kredit för det. Bortsett från 1: 1 -erkännande, överväg att göra meddelanden på ditt lags chattplattform eller skicka dem en liten uppskattning, till exempel ett presentkort, på deras favoritrestaurang.
- Vara tillgänglig: Om du spelar en ledarroll för dina anställda måste de veta att du har en verklig andel i deras framgång. De vill veta att du är engagerad i att tillhandahålla det de behöver för att bli framgångsrik. Var säker på att svara och var redo att tillgodose deras behov så mycket som möjligt.
5. Se till att dina distansarbetare är säkra
Cybersäkerhet är ett viktigt ämne. Den exakta infrastruktur som du skapar för att skydda distansarbetare kommer att variera beroende på riskerna med dina medarbetarroller. Självklart måste alla som hanterar känsliga uppgifter som personuppgifter, immateriella rättigheter eller ekonomiska register ha tillräckliga säkerhetsåtgärder.
Den här listan är inte en uttömmande lista över teknik och bästa praxis för cybersäkerhet för distansarbetarna. Men dessa alternativ är bra för att hålla dina fjärransvariga säkra när de arbetar utanför kontoret.
Virtuella privata nätverk (VPN)
En företags -VPN krypterar nätverkstrafik och ger dina fjärranställda möjlighet att ansluta till ditt företags interna nätverk. Om du har en databas som anställda behöver fjärråtkomst till ger VPN dina fjärranslutna anställda säkrare åtkomst.
Var försiktig med personliga enheter
Ta med din egen enhet (BYOD) -policyer är ett otroligt populärt val för virtuella team eftersom de tillåter distansarbetare att använda enheter som de redan är bekväma med, vilket sparar sina arbetsgivare på anskaffning och hantering av enheter.
Tyvärr löper personliga enheter också högre risk för cybersäkerhetsproblem. Detta beror på personlig webbsökning, brist på företagsövervakningsfunktioner och icke-verifierade tredjepartsapplikationer. Arbetsgivare som tillåter användning av personliga enheter för arbete måste se till att deras anställda inte får tillgång till känslig information medan de gör det.
Undvik osäkra Wi-Fi-anslutningar
Telependlar är ofta associerade med provisoriska kontor inrättade på kaféer med gratis Wi-Fi. Tyvärr kan offentliga Wi-Fi-nätverk förvandlas till en säkerhetsmardröm, eftersom cyberbrottslingar kan fånga upp okrypterade anslutningar.
Detta är inte bara ett problem för kaféer, Wi-Fi-anslutningarna som erbjuds av hotell, flygplan och AirBnB är inte ens garanterade att vara säkra. Om dina anställda måste arbeta medan de reser måste du köpa en mobil router med en dataplan. Detta gör att de kan ha en säker internetanslutning med dem vart de än går.
utgång
Det finns mycket att säga när det gäller att anpassa sig till en avlägsen arbetskraft. Om du är ny inom frilanshantering finns det troligtvis några tillväxtproblem när du anpassar dina vanliga arbetsflöden till en virtuell miljö. Om du vill lära dig mer om hur du använder distansarbetare som ett litet företag, kolla in några av artiklarna nedan.
