Simu mahiri, vidonge, na kompyuta ndogo ndogo za kutosha kutoshea kikamilifu kwenye mkoba wako ni sababu zote kwa nini muunganisho wa biashara huisha mara chache usiku au wikendi. Wateja wako wanaweza kuwasiliana nawe wakati wowote na unaweza kujibu kila wakati.
Wakati kudumisha hali ya nafasi ya kibinafsi na fursa za familia na burudani ni muhimu, labda unataka kuhakikisha biashara yako haipotezi matarajio wakati wa masaa haya. Kusaidia wafanyikazi kujifunza jinsi na wakati wa kujibu, na kujifunza kwao wenyewe, kunaweza kumaanisha tofauti kati ya kiongozi mkali anayekimbia baada ya saa 5:00 jioni na kuridhika mara kwa mara kwa mteja mbichi.
Jinsi ya kufanya biashara yako kuwa nzuri baada ya masaa
Iwe unafikiria ni wakati wa kuajiri wafanyakazi wa usiku au unatafuta tu njia ya kukusanya habari jioni, biashara yako inapaswa kuonekana kukaribisha kila wakati.
1. Fikiria kuajiri msaada
Ikiwa biashara yako ina mawasiliano mengi nje ya masaa ya biashara ambayo ina maana, kifedha au vinginevyo, kuwa na mtu karibu wakati wa masaa yasiyo ya biashara, kuna chaguzi kadhaa ambazo unaweza kurejea.
- Barua ya Barua ya Binadamu: Kampuni nyingi zina mtu anayefanya kama “mashine ya kujibu” nje ya masaa ya ofisi. Mtu huyu anaweza kukosa kujibu maswali maalum kama wewe na timu yako, lakini atatoa sauti ya kibinadamu kupokea ujumbe wakati mtu anapiga simu na uko nyumbani usiku.
- Timu ya Usiku / Wikiendi: Ikiwa unafikiria unaweza kupata pesa zaidi kuliko utakayopoteza kwa kulipa kwa watu wachache kufanya kazi wikendi, nenda kwa hiyo.
Wacha wahusika wazungumze.
Biashara yako inaweza kuhitaji mtu halisi au kikundi cha watu kufanya kazi nje ya masaa ya ofisi, lakini bado ungependa kushughulikia simu nyingi au barua pepe vizuri. Unaweza kuanzisha barua ya sauti ambayo huwafahamisha watu kuwa ujumbe wako umepokelewa na mtu atawajibu mara moja asubuhi. Unaweza pia kuanzisha “jibu la moja kwa moja” kwa ujumbe uliopokelewa nje ya masaa ya biashara.
3. Kusanya habari asubuhi.
Kwa kuwa unawajulisha wateja kuwa utawasiliana nao haraka iwezekanavyo, hakikisha mtu anafanya hivyo. Angalia barua pepe na ujumbe wa simu, au uwe na mtu anayefanya jambo la kwanza asubuhi ili wateja wako wasijisikie kuumiza.
Wakati mawasiliano inakuwa muhimu
Wakati mwingine italazimika kuwasiliana na wafanyikazi au kinyume chake, wikendi au usiku sana. Katika hali kama hizo, ni muhimu kuwa na sheria za msingi za mchakato.
4. Weka mipaka.
Ya kwanza ni ya kwanza. Mawasiliano nje ya masaa ya ofisi inahitaji mipaka rahisi. Anzisha mkutano na uulize timu ni njia gani bora ya kuwafikia mara moja au wikendi, iwe ni kupitia barua pepe, simu, ujumbe wa maandishi, au ujumbe wa papo hapo, kwa hivyo hawahisi wasiwasi. Usifikirie kuwa hawana shida kukusikia nje ya masaa ya ofisi. Bila shaka, wafanyikazi wako wana maisha tofauti kabisa na hali za kifamilia.
5. Usitumie vibaya fursa hii.
Mara tu ukianzisha itifaki ya mawasiliano kwa wafanyikazi wako, hakikisha kuifuata mwenyewe, hata ikiwa wewe ni meneja. Wafanyikazi wako watajisikia salama zaidi kuliko kile kinachohitajika kwa msimamo wao na hii italeta heshima na uhusiano mzuri na timu yako ikiwa hautawaandikia Jumapili alasiri baada ya kila mtu kukubali kuwa barua pepe ni bora.
6. Tambua dharura.
Wakati mwingine mawasiliano ya moja kwa moja hayaepukiki. Ni bora ikiwa utaijulisha timu yako wakati hii inaweza kutokea. Kulingana na unachofanya, unaweza kuwa na kitu chochote ambacho ni hatari kama maisha au kifo. Walakini, utataka kuhakikisha kuwa maswala yametatuliwa haraka iwezekanavyo.
- Tengeneza Orodha – Wacha kila mtu ajue ni nini kinachukuliwa kuwa “dharura.” Fikiria kuweka orodha ofisini na kutoa nakala kwa kila mtu.
- Unda mlolongo wa amri – Watu wengine wanaweza kuhitaji kuwasiliana mara nyingi zaidi kuliko wengine ikiwa shida inatokea.
- Tumia aina nyingine ya mawasiliano. Ikiwa biashara yako hutumia barua pepe ya wikendi kwa mawasiliano rahisi, yasiyo ya dharura, kila mtu ajue kuwa simu hiyo inamaanisha jambo muhimu zaidi.
Katika ulimwengu wa leo, saa zako za kazi zinaweza kuwa ndefu kuliko vile ulivyotarajia. Lakini hiyo haimaanishi tija na mtindo wa maisha lazima uteseka. Kwa kupanga kidogo, unaweza kukidhi mahitaji ya wateja wako na timu yako bila kuwa mahali pa kazi na burudani yako yote.
