Điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay đủ nhỏ để nằm gọn trong ví của bạn là tất cả những lý do tại sao kết nối kinh doanh hiếm khi kết thúc vào ban đêm hoặc cuối tuần. Khách hàng của bạn có thể liên hệ với bạn bất cứ lúc nào và bạn luôn có thể trả lời.
Mặc dù duy trì cảm giác về không gian cá nhân và gia đình và các cơ hội giải trí là quan trọng, nhưng bạn có thể muốn đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình không bị mất khách hàng tiềm năng trong những giờ này. Giúp nhân viên tìm hiểu cách thức và thời điểm phản hồi, đồng thời tự học hỏi, có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một nhà lãnh đạo nóng nảy bỏ chạy sau 5 giờ chiều và sự hài lòng liên tục của một khách hàng hay thay đổi.
Làm thế nào để làm cho công việc kinh doanh của bạn trở nên tốt đẹp sau giờ làm việc
Cho dù bạn đang nghĩ rằng đã đến lúc thuê một phi hành đoàn ban đêm hay chỉ đang tìm cách thu thập thông tin vào buổi tối, thì doanh nghiệp của bạn phải luôn chào đón.
1. Cân nhắc việc thuê trợ giúp
Nếu doanh nghiệp của bạn có quá nhiều địa chỉ liên hệ ngoài giờ làm việc đến mức hợp lý, về mặt tài chính hoặc mặt khác, để có ai đó ở bên trong giờ không làm việc, bạn có thể sử dụng một số lựa chọn.
- Thư thoại của con người: Nhiều công ty có một người hoạt động như một “máy trả lời điện thoại” ngoài giờ hành chính. Người này có thể không trả lời được các câu hỏi cụ thể như bạn và nhóm của bạn, nhưng sẽ cung cấp giọng nói của con người để nhận tin nhắn khi ai đó gọi và bạn ở nhà vào ban đêm.
- Nhóm Ban đêm / Cuối tuần: Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn số tiền mà bạn mất đi khi trả lương cho một vài người làm việc vào cuối tuần, hãy bắt đầu.
2. Hãy để cái ảo nói chuyện.
Doanh nghiệp của bạn có thể không cần một người thực hoặc một nhóm người làm việc ngoài giờ hành chính, nhưng bạn vẫn muốn xử lý nhiều cuộc điện thoại hoặc email một cách hợp lý. Bạn có thể thiết lập một thư thoại để thông báo cho mọi người biết rằng tin nhắn của bạn đã được nhận và ai đó sẽ trả lời họ ngay lập tức vào buổi sáng. Bạn cũng có thể thiết lập “trả lời tự động” cho các tin nhắn nhận được ngoài giờ làm việc.
3. Thu thập thông tin vào buổi sáng.
Vì bạn đang cho khách hàng biết rằng bạn sẽ liên hệ với họ càng sớm càng tốt, hãy đảm bảo rằng ai đó sẽ liên hệ với họ. Kiểm tra email và tin nhắn điện thoại hoặc nhờ ai đó làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng để khách hàng của bạn không cảm thấy bị tổn thương.
Khi giao tiếp trở nên cần thiết
Đôi khi bạn sẽ phải liên hệ với nhân viên hoặc ngược lại, vào cuối tuần hoặc đêm muộn. Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là phải có một số quy tắc cơ bản của quy trình.
4. Đặt giới hạn.
Đầu tiên là người đầu tiên. Giao tiếp ngoài giờ hành chính yêu cầu một số giới hạn đơn giản. Hãy tổ chức một cuộc họp và hỏi nhóm cách tốt nhất để tiếp cận họ qua đêm hoặc vào cuối tuần, cho dù đó là qua email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản hay tin nhắn tức thì để họ không cảm thấy bị xâm phạm. Đừng cho rằng họ không gặp vấn đề gì khi nghe bạn ngoài giờ hành chính. Không nghi ngờ gì nữa, nhân viên của bạn có lối sống và hoàn cảnh gia đình hoàn toàn khác.
5. Không lạm dụng đặc quyền này.
Một khi bạn đã thiết lập một giao thức giao tiếp cho nhân viên của mình, hãy đảm bảo tự mình tuân theo nó, ngay cả khi bạn là người quản lý. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy an tâm hơn những gì được yêu cầu ở vị trí của họ và điều này sẽ tạo ra sự tôn trọng và mối quan hệ tốt hơn với nhóm của bạn nếu bạn không viết thư cho họ vào các buổi chiều Chủ nhật sau khi mọi người đồng ý rằng email tốt hơn.
6. Nhận biết các trường hợp khẩn cấp.
Đôi khi việc giao tiếp trực tiếp là không thể tránh khỏi. Tốt nhất là bạn nên cho nhóm của mình biết khi nào điều này có thể xảy ra. Tùy thuộc vào những gì bạn làm, bạn có thể không gặp phải bất cứ điều gì thực sự được coi là nguy hiểm đến tính mạng hoặc cái chết. Tuy nhiên, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết càng sớm càng tốt.
- Lập danh sách – Cho mọi người biết những gì được coi là “trường hợp khẩn cấp”. Cân nhắc giữ một danh sách trong văn phòng và đưa một bản sao cho mọi người.
- Tạo chuỗi lệnh – Một số người có thể cần được liên hệ thường xuyên hơn những người khác nếu có vấn đề phát sinh.
- Sử dụng một hình thức giao tiếp khác. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng email cuối tuần để liên lạc đơn giản, không khẩn cấp, hãy cho mọi người biết rằng cuộc gọi có ý nghĩa quan trọng hơn.
Trong thế giới ngày nay, giờ làm việc của bạn có thể lâu hơn bạn mong đợi. Nhưng điều đó không có nghĩa là năng suất và lối sống phải bị ảnh hưởng. Với một chút lập kế hoạch, bạn có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhóm của mình mà không trở thành nơi giải trí và làm việc của bạn.
