Dale Strickland
Du har måske hørt om fordelene ved en fjerntliggende arbejdsstyrke: øget produktivitet, større fastholdelse af medarbejdere, utrolige omkostningsbesparelser, en mangfoldig global talentpulje og mere.
Som ejer af en lille virksomhed kan du være interesseret i selv at prøve fjernarbejde; Men hvis du ikke er klar til at administrere dit virtuelle kontormiljø, kan du ikke drage fuld fordel af dets unikke tilbud. Her trækker jeg på min erfaring som fjernarbejder for at give dig fem gode tips til at tilpasse din virksomhed til en fjern arbejdsstyrke.
1. Sørg for, at din virksomhed understøtter fjernadministration
Det lyder let, men faktisk er der nogle vigtige forretningsfunktioner, der simpelthen ikke kan udføres eksternt. Prøv ikke at give op på dette tidspunkt – der er mange kreative måder at opretholde forretningskontinuitet på, når du flytter til et helt fjerntliggende team.
Opdel de vigtigste processer i deres mest basale komponenter. Kan du se dele, der muligvis ikke er kompatible med fjernbetjeningen? Skriv dette ned og fortsæt med at undersøge. Der kan være alternativer, som du endnu ikke har opdaget.
- Har du indkøbsordrer at underskrive? Eksklusive apps som HelloSign og DocuSign kan hjælpe med dette.
- Ringer dine kunder ofte til helpdesk for at nå nogen på kontoret? Brug skybaserede virtuelle telefoner til at viderestille opkald til en fjernarbejder og overveje at tilføje online supportmuligheder.
- Stoler din virksomhed på 1: 1 diskussion og samarbejde? Opret et virtuelt kontormiljø med værktøjer som Slack eller Workplace fra Facebook.
Hvis du har identificeret noget, der bare ikke opfylder dine “arbejde fra hvor som helst” -forventninger, skal du foretage ændringer. Disse processer skal ændres for at blive eksternt understøttet, eller du skal have nogen til at stå til rådighed for at arbejde efter behov.
Udover at gøre dine kerneprocesser eksternt kompatible, skal du også tænke på, hvordan du vil håndtere overlapningen. Denne overlapning kan forekomme mellem dine normale processer og alternative muligheder for fjernadgang, hvis du tillader eksterne og on-site-arbejdere.
2. Sæt klare forventninger
For effektivt at styre en fjern arbejdsstyrke har du brug for fremragende skriftlige kommunikationsevner. Selvom videokonferencer og telefonopkald kan hjælpe med at udfylde dette hul, afhænger det mere af asynkron kommunikation. For at undgå forvirring og flaskehalse skal du sørge for, at dit fjernteam ved præcis, hvad der forventes af dem på forhånd.
Dette er nogle af de forventninger, du vil definere.
tilgængelighed
Det er ingen hemmelighed, at fjernarbejdere elsker at planlægge fleksibilitet. Men hvis dit job afhænger af, at dine medarbejdere er tilgængelige for individuelle diskussioner, skal du gøre dette klart. Bestem, hvor lang tid de skal have til rådighed, så de kan planlægge deres tidsplan i overensstemmelse hermed.
følsomhed
Hvad er en rimelig svarprocent for dine (eller dine kunder!) E -mails, telefonopkald, onlinemeddelelser osv. Er det klogt af dine medarbejdere at vende tilbage til dig i slutningen af dagen, eller skal hurtighed være en prioritet? Dette vil naturligvis afhænge af dine roller, men det er meget vigtigt, at du klart definerer dine forventninger til lydhørhed.
etiket
Der vil være mange utraditionelle kommunikationer og arbejdsgange, som du måske ikke kan lide. Hvad skal din virksomhed ikke gøre? Har du regler for, hvordan medarbejdere gennemfører virtuelle møder, foretager telefonopkald og kommunikerer med dig og dine kolleger? Disse detaljer kan virke små, men de giver et vigtigt grundlag for at kommunikere virksomhedskultur til dine fjernt ansatte.
Kommunikation
For at reducere unødvendige flaskehalse skal du definere, hvordan din virksomhed kommunikerer. Er der specifikke platforme, som dine medarbejdere skal bruge til at kommunikere og samarbejde? Hvad er den bedste måde for dem at kommunikere med dig og dine kolleger? Er der en foretrukken kommunikationsmetode til forskellige brugssager (f.eks. Brug af e -mail, når det ikke er hastende, brug af onlinemeddelelser, når der er behov for hurtig reaktion osv.)
Dine medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller andre steder uden for kontoret, vil stole meget mindre på øjeblikkelig kommunikation end din gennemsnitlige fuldtidsansatte. Hvis dine medarbejdere arbejder på projekter, skal du give dem de ønskede resultater og præcise metrics, som du vil bruge til at afgøre, om de klarede sig godt i deres roller og opgaver.
3. Gør dig klar til at lære nye teknologier.
Hvis du endnu ikke er teknisk kyndig, har du en stor ulempe. Fjernstyring af arbejdsstyrken er stærkt afhængig af at skabe en digital arbejdsplads understøttet af teknologier, der muliggør kommunikation, samarbejde, projektledelse og andre vigtige forretningsfunktioner.
I det mindste bør du være fortrolig med at bruge videokonference hardware og software til at gennemføre virtuelle møder. Disse platforme gør det utrolig bekvemt at interagere med dine medarbejdere, dele din computerskærm i en virtuel præsentation og opretholde vigtige sociale forbindelser, der fremmer din arbejdspladsskultur.
Her er nogle populære fjernbetjeningsteknologier:
- Kommunikation: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Projektledelse: Trello, Asana, mandag
- Fildeling: Google Drive, OneDrive, servidores FTP
Heldigvis kommer mange af disse værktøjer med gratis eller utroligt overkommelige tilbud, der er perfekte til små virksomheder. Omkostningsbesparelser fra mindre fast ejendom, højere fastholdelsesgrader og højere produktivitet er vigtige. Dette vil mere end kompensere for de relativt små investeringer, der kræves for at sikre effektiv kommunikation og arbejde for fjernarbejdere.
4. Hold moralen høj for fjernarbejdere
Telependlere har unikke moralske problemer, fordi de er isoleret fra de improviserede sociale oplevelser, som deres interne kolleger ofte har. Som ejer af en lille virksomhed skal du huske, hvordan du genskaber magien ved ansigt til ansigt kommunikation i et virtuelt miljø.
Her er nogle hurtige tips til at forbedre arbejdsmoralen:
- Socialisere: Tag dig tid til uformel kommunikation! Overvej at gøre de første minutter af dit ugentlige møde til et attraktivt sted at socialisere, oprette en dedikeret social kanal på dit teams chatplatform eller afholde små sociale arrangementer i åbningstiden.
- Tilståelse: Ros højt og ros ofte! Hvis dine fjernarbejdere arbejder exceptionelt, fortjener de æren for det. Bortset fra 1: 1 -anerkendelse, kan du overveje at annoncere på dit teams chatplatform eller sende dem en lille anerkendelse, f.eks. Et gavekort, på deres yndlingsrestaurant.
- Være til rådighed: Hvis du spiller en lederrolle for dine medarbejdere, skal de vide, at du har en reel andel i deres succes. De vil vide, at du er forpligtet til at levere det, de har brug for for at få succes. Sørg for at reagere og være klar til at opfylde deres behov så meget som muligt.
5. Sørg for, at dine fjernarbejdere er i sikkerhed
Cybersikkerhed er et vigtigt emne. Den nøjagtige infrastruktur, du opretter for at beskytte fjernarbejdere, varierer baseret på de risici, der er forbundet med dine medarbejderroller. Det er klart, at enhver, der håndterer følsomme data såsom personlige oplysninger, intellektuel ejendomsret eller finansielle registre, skal have tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
Denne liste er ikke en udtømmende liste over teknologier og bedste praksis for cybersikkerhed for fjernarbejde. Men disse muligheder er gode til at holde dine fjernarbejdere sikre, når de arbejder uden for kontoret.
Virtuelle private netværk (VPN)
En virksomheds VPN krypterer netværkstrafik og giver dine fjernarbejdere mulighed for at oprette forbindelse til din virksomheds interne netværk. Hvis du vedligeholder en database, som medarbejdere skal have adgang til eksternt, giver VPN dine fjernmedarbejdere mere sikker adgang.
Vær forsigtig med personlige enheder
Bring Your Own Device (BYOD) -politikker er et utroligt populært valg for virtuelle teams, fordi de tillader fjernarbejdere at bruge enheder, de allerede er trygge ved, hvilket sparer deres arbejdsgivere på anskaffelse af enheder og administrationsomkostninger.
Desværre har personlige enheder også større risiko for cybersikkerhedsproblemer. Dette skyldes personlig webbrowsing, mangel på virksomhedsovervågningsmuligheder og ubekræftede tredjepartsapplikationer. Arbejdsgivere, der tillader brug af personlige enheder til arbejde, skal sikre, at deres medarbejdere ikke får adgang til følsomme data, mens de gør det.
Undgå usikre Wi-Fi-forbindelser
Telekommunikation er ofte forbundet med midlertidige kontorer, der er oprettet på caféer med gratis Wi-Fi. Desværre kan offentlige Wi-Fi-netværk blive til et sikkerhedsmareridt, da cyberkriminelle kan opfange ukrypterede forbindelser.
Dette er ikke kun et problem for caféer, Wi-Fi-forbindelserne fra hoteller, fly og AirBnB er ikke engang garanteret sikre. Hvis dine medarbejdere skal arbejde, mens de rejser, skal du købe en mobil router med en dataplan. Dette giver dem mulighed for at have en sikker internetforbindelse med dem, uanset hvor de går.
udgang
Der er meget at sige, når det kommer til at tilpasse sig en fjern arbejdsstyrke. Hvis du er ny inden for freelance management, vil der sandsynligvis være nogle vækstproblemer, når du tilpasser dine almindelige arbejdsgange til et virtuelt miljø. Hvis du vil lære mere om at bruge fjernarbejdere som en lille virksomhed, kan du tjekke nogle af artiklerne herunder.
