Smartphones, Tablets und Laptops, die klein genug sind, um gut in Ihre Brieftasche zu passen, sind alles Gründe, warum eine Geschäftsverbindung selten abends oder am Wochenende endet. Ihre Kunden können Sie jederzeit kontaktieren – und Sie können jederzeit antworten.
Während es wichtig ist, ein Gefühl für den persönlichen Raum sowie für Familien- und Freizeitmöglichkeiten zu haben, möchten Sie wahrscheinlich sicherstellen, dass Ihr Unternehmen während dieser Stunden keine Aussichten verliert. Den Mitarbeitern zu helfen, zu lernen, wie und wann sie reagieren sollen – und für sich selbst zu lernen – kann den Unterschied zwischen einem leidenschaftlichen Anführer, der nach 17:00 Uhr durch die Ritzen rutscht, und der ständigen Zufriedenheit eines launischen Kunden bedeuten.
So machen Sie Ihr Geschäft nach Stunden angenehm
Egal, ob Sie denken, es ist Zeit, ein Nachtteam einzustellen, oder nur nach einer Möglichkeit suchen, abends Informationen zu sammeln, Ihr Unternehmen sollte immer einladend aussehen.
1. Ziehen Sie in Betracht, Hilfe einzustellen
Wenn Ihr Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten so viele Kontakte hat, dass es finanziell oder anderweitig sinnvoll ist, jemanden außerhalb der Geschäftszeiten in der Nähe zu haben, können Sie sich an mehrere Optionen wenden.
- Human Voicemail – Viele Unternehmen haben eine Person, die außerhalb der Bürozeiten als „Anrufbeantworter“ fungiert. Diese Person ist möglicherweise nicht in der Lage, bestimmte Fragen wie Sie und Ihr Team zu beantworten, bietet jedoch eine menschliche Stimme, um Nachrichten zu empfangen, wenn jemand anruft und Sie abends zu Hause sind.
- Abend- / Wochenendcrew – Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr Geld verdienen können, als Sie an Overhead verlieren, indem Sie ein paar Leute für die Arbeit am Wochenende bezahlen, dann machen Sie es.
2. Lassen Sie das virtuelle Gespräch.
Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise keine reale Person oder Gruppe von Personen, um außerhalb der Bürozeiten zu arbeiten, aber Sie möchten dennoch mehrere Telefonanrufe oder E-Mails ordnungsgemäß bearbeiten. Sie können eine Voicemail einrichten, die die Leute höflich darüber informiert, dass ihre Nachricht empfangen wurde, und jemand wird ihnen sofort am Morgen antworten. Sie können auch eine „automatische Antwort“ für Nachrichten einrichten, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen.
3. Sammeln Sie morgens Informationen.
Stellen Sie sicher, dass jemand dies tut, da Sie Kunden wissen lassen, dass Sie sie so schnell wie möglich kontaktieren werden. Überprüfen Sie Telefon- und E-Mail-Nachrichten oder lassen Sie sie morgens von jemandem ausführen, damit sich Ihre Kunden nicht verletzt fühlen.
Wenn Kommunikation notwendig wird
Manchmal müssen Sie sich an Wochenenden oder spät in der Nacht an das Personal wenden oder umgekehrt. In solchen Fällen ist es wichtig, einige Grundregeln des Prozesses zu haben.
4. Grenzen setzen.
Das wichtigste zuerst. Die Kommunikation außerhalb der Bürozeiten erfordert einige einfache Grenzen. Vereinbaren Sie ein Meeting und fragen Sie das Team, wie Sie es am besten nachts oder am Wochenende erreichen können – sei es per E-Mail, Telefonanruf, SMS oder Instant Messaging -, damit es sich nicht gestört fühlt. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie keine Probleme haben, Sie außerhalb der Bürozeiten zu hören. Zweifellos haben Ihre Mitarbeiter einen völlig anderen Lebensstil und eine ganz andere familiäre Situation.
5. Missbrauche dieses Privileg nicht.
Nachdem Sie ein Kommunikationsprotokoll für Ihre Mitarbeiter erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie es selbst befolgen, auch wenn Sie Manager sind. Ihre Mitarbeiter werden sich sicherer fühlen, was von ihrer Position verlangt wird, und dies wird Respekt und eine bessere Beziehung zu Ihrem Team aufbauen, wenn Sie ihnen am Sonntagnachmittag nicht schreiben, nachdem sich alle einig sind, dass E-Mails besser sind.
6. Notfälle erkennen.
Manchmal ist eine direkte Kommunikation unvermeidlich. Am besten lassen Sie Ihr Team wissen, wann dies passieren könnte. Je nachdem, was Sie tun, haben Sie möglicherweise nichts, was wirklich als Lebens- oder Todesgefahr gilt. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Probleme so schnell wie möglich behoben werden.
- Erstellen Sie eine Liste – lassen Sie alle wissen, was als „Notfall“ gilt. Bewahren Sie eine Liste im Büro auf und verteilen Sie eine Kopie an alle.
- Bauen Sie eine Befehlskette auf – einige Personen müssen möglicherweise häufiger kontaktiert werden als andere, wenn ein Problem auftritt.
- Verwenden Sie eine andere Form der Kommunikation. Wenn Ihr Unternehmen Wochenend-E-Mails für einfache, nicht dringende Kommunikation verwendet, teilen Sie allen mit, dass der Anruf etwas Wichtigeres bedeutet.
In der heutigen Welt sind Ihre Arbeitszeiten möglicherweise länger als erwartet. Das heißt aber nicht, dass Produktivität und Lebensstil darunter leiden sollten. Mit ein wenig Planung können Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden und Ihres Teams erfüllen, ohne ein Ort für all die Arbeit und Unterhaltung zu werden.
