Dale Strickland
Möglicherweise haben Sie von den Vorteilen einer Remote-Belegschaft gehört – höhere Produktivität, höhere Mitarbeiterbindung, unglaubliche Kosteneinsparungen, ein vielfältiger globaler Talentpool und vieles mehr.
Als Inhaber eines Kleinunternehmens könnten Sie daran interessiert sein, Remote-Arbeit selbst zu versuchen. Wenn Sie jedoch nicht bereit sind, Ihre virtuelle Büroumgebung zu verwalten, können Sie das Beste aus den einzigartigen Angeboten nicht herausholen. Hier greife ich auf meine Erfahrung als Remote-Mitarbeiter zurück, um Ihnen fünf großartige Tipps für die Anpassung Ihres Unternehmens an eine Remote-Belegschaft zu geben.
1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Remoteverwaltung unterstützt
Klingt einfach, aber es gibt tatsächlich einige wichtige Geschäftsfunktionen, die einfach nicht remote ausgeführt werden können. Versuchen Sie an dieser Stelle nicht aufzugeben – es gibt viele kreative Möglichkeiten, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten, wenn Sie zu einem vollständig entfernten Team wechseln.
Teilen Sie wichtige Prozesse in ihre grundlegendsten Komponenten auf. Sehen Sie Teile, die möglicherweise nicht mit der Fernbedienung kompatibel sind? Schreiben Sie dies auf und recherchieren Sie weiter. Möglicherweise gibt es Alternativen, die Sie noch nicht entdeckt haben.
- Haben Sie Bestellungen zu unterschreiben? Signaturanwendungen wie HelloSign und DocuSign können dabei helfen.
- Rufen Ihre Kunden normalerweise den Support an, um jemanden im Büro zu erreichen? Verwenden Sie Cloud-basierte virtuelle Telefone, um Anrufe an einen Remote-Mitarbeiter weiterzuleiten und Online-Supportoptionen hinzuzufügen.
- Verlässt sich Ihr Unternehmen auf 1: 1-Zusammenarbeit und -Diskussion? Erstellen Sie eine virtuelle Büroumgebung mit Tools wie Slack oder Workplace von Facebook.
Wenn Sie etwas identifiziert haben, das für die Erwartungen „von überall aus arbeiten“ einfach nicht funktioniert, müssen Sie Änderungen vornehmen. Diese Prozesse müssen entweder geändert werden, um remote kompatibel zu sein, oder Sie benötigen jemanden, der verfügbar ist, um bei Bedarf arbeiten zu können.
Sie müssen nicht nur Ihre Kernprozesse remote kompatibel machen, sondern auch darüber nachdenken, wie Sie die Überlappung verwalten. Diese Überlappung kann zwischen Ihren normalen Prozessen und alternativen Remotezugriffsoptionen bestehen, wenn Sie Remote- und Vor-Ort-Mitarbeiter zulassen.
2. Setzen Sie klare Erwartungen
Um eine Remote-Belegschaft effektiv verwalten zu können, benötigen Sie ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Während Videokonferenzen und Telefonanrufe dazu beitragen können, diese Lücke zu schließen, verlassen Sie sich mehr auf asynchrone Kommunikation. Um Verwirrung und Engpässe zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Remote-Team im Voraus genau weiß, was von ihnen erwartet wird.
Hier sind einige der Erwartungen, die Sie definieren werden.
Verfügbarkeit
Es ist kein Geheimnis, dass Remote-Mitarbeiter die Flexibilität bei der Planung lieben. Wenn Ihre Arbeit jedoch davon abhängt, dass Ihre Mitarbeiter für Einzelgespräche zur Verfügung stehen, müssen Sie dies klarstellen. Bestimmen Sie, wie viel Zeit sie benötigen, um ihren Zeitplan entsprechend zu planen.
Empfänglichkeit
Was ist eine angemessene Antwortrate für Ihre (oder Ihre Kunden!) E-Mails, Telefonanrufe, Sofortnachrichten usw.? Ist es sinnvoll, dass Ihre Mitarbeiter am Ende des Tages zu Ihnen zurückkehren, oder sollte Schnelligkeit Vorrang haben? Dies hängt natürlich von ihren Rollen ab, aber es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Erwartungen an die Reaktionsfähigkeit klar definieren.
Etikette
Es wird eine Menge unkonventioneller Kommunikation und Workflows geben, die Sie vielleicht nicht mögen. Was sollte Ihr Unternehmen nicht tun? Haben Sie Regeln dafür, wie Mitarbeiter virtuelle Besprechungen durchführen, Anrufe tätigen und mit Ihnen und ihren Kollegen kommunizieren? Diese Details mögen klein klingen, aber sie bilden eine wichtige Grundlage für die Kommunikation der Unternehmenskultur mit Ihren Remote-Mitarbeitern.
Kommunikation
Um unnötige Engpässe zu vermeiden, müssen Sie definieren, wie Ihr Unternehmen kommuniziert. Gibt es bestimmte Plattformen, auf denen Ihre Mitarbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten sollten? Wie können sie Sie und ihre Kollegen am besten kontaktieren? Gibt es eine bevorzugte Kommunikationsmethode für verschiedene Anwendungsfälle (z. B. E-Mail verwenden, wenn dies nicht dringend ist, Sofortnachrichten verwenden, wenn eine dringende Antwort erforderlich ist usw.)
Ihre Mitarbeiter, die von zu Hause oder anderswo außerhalb des Büros arbeiten, sind viel weniger auf sofortige Kommunikation angewiesen als Ihre durchschnittlichen Vollzeitbeschäftigten. Wenn Ihre Mitarbeiter Projektarbeit leisten, geben Sie ihnen die gewünschten Ergebnisse und genauen Metriken, anhand derer Sie feststellen können, ob sie in ihren Rollen und Aufgaben gute Leistungen erbracht haben.
3. Machen Sie sich bereit, neue Technologien zu erlernen.
Wenn Sie noch nicht technisch versiert sind, sind Sie sehr benachteiligt. Das Remote Workforce Management basiert in hohem Maße auf der Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes, der von Technologien unterstützt wird, die Kommunikation, Zusammenarbeit, Projektmanagement und andere wichtige Geschäftsfunktionen ermöglichen.
Sie sollten mindestens mit der Verwendung von Videokonferenzhardware und -software zur Durchführung virtueller Besprechungen vertraut sein. Diese Plattformen machen es unglaublich bequem, mit Ihren Mitarbeitern zu interagieren, Ihren Computerbildschirm in einer virtuellen Präsentation freizugeben und wichtige soziale Verbindungen aufrechtzuerhalten, die Ihre Arbeitskultur fördern.
Hier sind einige beliebte Remote-Arbeitstechnologien:
- Kommunikation: Slack, Arbeitsplatz von Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Projektmanagement: Trello, Asana, Montag
- Datenaustausch: Google Drive-, OneDrive- und FTP-Server
Glücklicherweise bieten viele dieser Tools kostenlose oder unglaublich erschwingliche Angebote, die sich perfekt für kleine Unternehmen eignen. Kosteneinsparungen durch weniger Immobilien, höhere Rückhalteraten und höhere Produktivität sind wichtig. Dies wird die relativ geringen Investitionen, die erforderlich sind, um die Kommunikation und effiziente Arbeit von Remote-Mitarbeitern sicherzustellen, mehr als auszahlen.
4. Aufrechterhaltung einer hohen Moral für entfernte Arbeiter
Telearbeiter haben einzigartige moralische Probleme, weil sie von den spontanen sozialen Erfahrungen isoliert sind, die ihre internen Kollegen normalerweise machen. Als Inhaber eines Kleinunternehmens sollten Sie sich daran erinnern, wie Sie die Magie der persönlichen Kommunikation in einer virtuellen Umgebung wiederherstellen können.
Hier sind einige schnelle Tipps zur Steigerung der Moral der Telearbeit:
- Leute treffen: Nehmen Sie sich Zeit für informelle Kommunikation! Machen Sie die ersten Minuten Ihres wöchentlichen Meetings zu einem interessanten Ort, um Kontakte zu knüpfen, einen eigenen sozialen Kanal auf Ihrer Team-Chat-Plattform zu erstellen oder kleine soziale Veranstaltungen während der Geschäftszeiten abzuhalten.
- Bekenntnis: Lobe laut und lobe oft! Wenn Ihre Remote-Mitarbeiter außergewöhnliche Arbeit leisten, verdienen sie Anerkennung dafür. Abgesehen von der 1: 1-Anerkennung sollten Sie in Betracht ziehen, Ankündigungen auf Ihrer Team-Chat-Plattform zu machen oder ihnen ein kleines Dankeschön wie eine Geschenkkarte in ihrem Lieblingsrestaurant zu senden.
- Zu Verfügung stehen: Wenn Sie eine Führungsrolle für Ihre Mitarbeiter innehaben, müssen diese wissen, dass Sie einen echten Anteil an ihrem Erfolg haben. Sie möchten wissen, dass Sie sich dafür einsetzen, ihnen das zu bieten, was sie zum Erfolg benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie reaktionsschnell und bereit sind, ihre Bedürfnisse so weit wie möglich zu erfüllen.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Remote-Mitarbeiter sicher sind
Cybersicherheit ist ein wichtiges Thema. Die genaue Infrastruktur, die Sie zur Sicherung von Remote-Mitarbeitern eingerichtet haben, hängt von den Risiken ab, die mit den Rollen Ihres Mitarbeiters verbunden sind. Offensichtlich muss jeder, der mit sensiblen Daten wie persönlichen Informationen, geistigem Eigentum oder Finanzunterlagen umgeht, angemessene Sicherheitsmaßnahmen treffen.
Diese Liste ist keine vollständige Liste der Technologien und Best Practices für die Cybersicherheit für Remote-Mitarbeiter. Diese Optionen sind jedoch ideal, um Ihre Remote-Mitarbeiter bei Arbeiten außerhalb des Büros zu schützen.
Virtuelle private Netzwerke (VPN)
Ein Unternehmens-VPN verschlüsselt den Netzwerkverkehr und bietet Ihren Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Verbindung zum internen Netzwerk Ihres Unternehmens herzustellen. Wenn Sie eine Datenbank verwalten, auf die Mitarbeiter remote zugreifen müssen, bietet VPN Ihren Remote-Mitarbeitern einen sichereren Zugriff.
Seien Sie vorsichtig mit persönlichen Geräten
BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) sind eine unglaublich beliebte Option für virtuelle Teams, da sie es Remote-Mitarbeitern ermöglichen, Geräte zu verwenden, mit denen sie sich bereits wohl fühlen, und so ihren Arbeitgebern Geräteverwaltungs- und Beschaffungskosten sparen.
Leider sind persönliche Geräte auch einem höheren Risiko von Cybersicherheitsproblemen ausgesetzt. Dies ist auf das persönliche Surfen im Internet, fehlende Funktionen zur Unternehmensüberwachung und nicht überprüfte Anwendungen von Drittanbietern zurückzuführen. Arbeitgeber, die die Verwendung persönlicher Geräte für die Arbeit zulassen, müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter dabei keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Vermeiden Sie unsichere WLAN-Verbindungen
Telearbeiter werden häufig mit spontanen Büros in Cafés mit kostenlosem WLAN in Verbindung gebracht. Leider können öffentliche Wi-Fi-Netzwerke zu einem Sicherheitsalptraum werden, da Cyberkriminelle unverschlüsselte Verbindungen abfangen können.
Dies ist nicht nur ein Problem für Cafés – selbst die von Hotels, Flugzeugen und AirBnB angebotenen Wi-Fi-Verbindungen sind nicht garantiert sicher. Wenn Ihre Mitarbeiter auf Reisen arbeiten müssen, müssen Sie einen mobilen Router mit einem Datentarif kaufen. Auf diese Weise können sie überall eine sichere Internetverbindung mit ihnen haben.
Ausgabe
Es gibt viel zu sagen, wenn es um die Anpassung an eine entfernte Belegschaft geht. Wenn Sie mit dem freiberuflichen Management noch nicht vertraut sind, treten wahrscheinlich einige Wachstumsprobleme auf, wenn Sie Ihre regulären Workflows an eine virtuelle Umgebung anpassen. Wenn Sie mehr über die Verwendung von Remote-Mitarbeitern als kleines Unternehmen erfahren möchten, lesen Sie einige der folgenden Artikel.
