Ντέιλ Στρίκλαντ
Mayσως έχετε ακούσει για τα οφέλη ενός απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού: αυξημένη παραγωγικότητα, μεγαλύτερη διατήρηση εργαζομένων, απίστευτη εξοικονόμηση κόστους, ποικίλη παγκόσμια δεξαμενή ταλέντων και πολλά άλλα.
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, μπορεί να σας ενδιαφέρει να δοκιμάσετε μόνοι σας εξ αποστάσεως εργασία. Ωστόσο, εάν δεν είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε το εικονικό περιβάλλον γραφείου σας, δεν θα μπορείτε να εκμεταλλευτείτε πλήρως τις μοναδικές προσφορές του. Εδώ, βασίζομαι στην εμπειρία μου ως απομακρυσμένος εργαζόμενος για να σας δώσω πέντε υπέροχες συμβουλές για την προσαρμογή της επιχείρησής σας σε απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό.
1. Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία σας υποστηρίζει απομακρυσμένη διαχείριση
Ακούγεται εύκολο, αλλά στην πραγματικότητα υπάρχουν κάποιες σημαντικές επιχειρηματικές λειτουργίες που απλά δεν μπορούν να εκτελεστούν από απόσταση. Προσπαθήστε να μην τα παρατήσετε σε αυτό το σημείο – υπάρχουν πολλοί δημιουργικοί τρόποι για να διατηρήσετε τη συνέχεια της επιχείρησης όταν μεταβαίνετε σε μια εντελώς απομακρυσμένη ομάδα.
Διαχωρίστε τις βασικές διαδικασίες στα πιο βασικά συστατικά τους. Βλέπετε μέρη που ενδέχεται να μην είναι συμβατά με το τηλεχειριστήριο; Γράψτε αυτό και συνεχίστε να ερευνάτε. Μπορεί να υπάρχουν εναλλακτικές που δεν έχετε ανακαλύψει ακόμα.
- Έχετε εντολές αγοράς για υπογραφή; Αποκλειστικές εφαρμογές όπως το HelloSign και το DocuSign μπορούν να βοηθήσουν σε αυτό.
- Οι πελάτες σας καλούν συχνά στο helpdesk για να επικοινωνήσουν με κάποιον στο γραφείο; Χρησιμοποιήστε εικονικά τηλέφωνα που βασίζονται σε σύννεφο για να προωθήσετε κλήσεις σε απομακρυσμένο εργαζόμενο και να εξετάσετε την προσθήκη επιλογών υποστήριξης στο διαδίκτυο.
- Η επιχείρησή σας βασίζεται σε συζήτηση και συνεργασία 1: 1; Δημιουργήστε ένα εικονικό περιβάλλον γραφείου με εργαλεία όπως το Slack ή το Workplace από το Facebook.
Εάν έχετε εντοπίσει κάτι που απλώς δεν θα ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας για τη «δουλειά από οπουδήποτε», πρέπει να κάνετε αλλαγές. Αυτές οι διαδικασίες θα πρέπει να αλλάξουν για να υποστηρίζονται από απόσταση ή θα χρειαστεί κάποιος να είναι διαθέσιμος για να εργαστεί όπως απαιτείται.
Εκτός από το να κάνετε τις βασικές διαδικασίες σας απομακρυσμένα συμβατές, πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς θα χειριστείτε την επικάλυψη. Αυτή η αλληλεπικάλυψη μπορεί να συμβεί μεταξύ των κανονικών σας διαδικασιών και των εναλλακτικών επιλογών απομακρυσμένης πρόσβασης, εάν επιτρέπετε εργαζόμενους από απόσταση και επιτόπου.
2. Θέστε σαφείς προσδοκίες
Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, χρειάζεστε εξαιρετικές δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας. Ενώ η τηλεδιάσκεψη και οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορούν να βοηθήσουν στην κάλυψη αυτού του κενού, θα εξαρτηθεί περισσότερο από την ασύγχρονη επικοινωνία. Για να αποφύγετε τη σύγχυση και τα σημεία συμφόρησης, βεβαιωθείτε ότι η απομακρυσμένη ομάδα σας γνωρίζει ακριβώς τι αναμένεται από αυτούς εκ των προτέρων.
Αυτές είναι μερικές από τις προσδοκίες που θα ορίσετε.
Διαθεσιμότητα
Δεν είναι μυστικό ότι οι εργαζόμενοι από απόσταση αγαπούν την ευελιξία προγραμματισμού. Αλλά αν η δουλειά σας εξαρτάται από το εάν οι υπάλληλοί σας είναι διαθέσιμοι για μεμονωμένες συζητήσεις, θα πρέπει να το ξεκαθαρίσετε. Καθορίστε τον χρόνο που χρειάζονται για να είναι διαθέσιμοι, ώστε να μπορούν να σχεδιάσουν το πρόγραμμά τους ανάλογα.
Ευαισθησία
Ποιο είναι ένα λογικό ποσοστό ανταπόκρισης για τα δικά σας (ή τους πελάτες σας!) Email, τηλεφωνήματα, άμεσα μηνύματα κ.λπ. Είναι συνετό για τους υπαλλήλους σας να επιστρέψουν σε εσάς στο τέλος της ημέρας ή πρέπει να είναι προτεραιότητα η άμεση δράση; Αυτό θα εξαρτηθεί φυσικά από τους ρόλους σας, αλλά είναι πολύ σημαντικό να καθορίσετε με σαφήνεια τις προσδοκίες σας για ανταπόκριση.
ετικέτα
Θα υπάρξουν πολλές αντισυμβατικές επικοινωνίες και ροές εργασίας που μπορεί να μην σας αρέσουν. Τι δεν πρέπει να κάνει η εταιρεία σας; Έχετε κανόνες για το πώς οι υπάλληλοι διεξάγουν εικονικές συναντήσεις, πραγματοποιούν τηλεφωνικές κλήσεις και επικοινωνούν με εσάς και τους συναδέλφους σας; Αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να φαίνονται μικρές, αλλά παρέχουν μια σημαντική βάση για την επικοινωνία της εταιρικής κουλτούρας στους απομακρυσμένους εργαζομένους σας.
Επικοινωνία
Για να μειώσετε τα περιττά σημεία συμφόρησης, πρέπει να καθορίσετε τον τρόπο επικοινωνίας της επιχείρησής σας. Υπάρχουν συγκεκριμένες πλατφόρμες που πρέπει να χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί σας για να επικοινωνούν και να συνεργάζονται; Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσουν με εσάς και τους συναδέλφους σας; Υπάρχει προτιμώμενη μέθοδος επικοινωνίας για διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης (π.χ. χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δεν είναι επείγον, χρήση άμεσων μηνυμάτων όταν απαιτείται επείγουσα απάντηση κ.λπ.)
Οι υπάλληλοί σας που εργάζονται από το σπίτι ή αλλού έξω από το γραφείο θα βασίζονται πολύ λιγότερο στην άμεση επικοινωνία από τον μέσο σας υπάλληλο πλήρους απασχόλησης. Εάν οι υπάλληλοί σας εργάζονται σε έργα, δώστε τους τα επιθυμητά αποτελέσματα και ακριβείς μετρήσεις που θα χρησιμοποιήσετε για να διαπιστώσετε εάν απέδωσαν καλά στους ρόλους και τις εργασίες τους.
3. Ετοιμαστείτε να μάθετε νέες τεχνολογίες.
Εάν δεν είστε ακόμα τεχνολόγος, θα είστε σε πολύ μειονεκτική θέση. Η απομακρυσμένη διαχείριση εργατικού δυναμικού βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στη δημιουργία ενός ψηφιακού χώρου εργασίας που υποστηρίζεται από τεχνολογίες που επιτρέπουν την επικοινωνία, τη συνεργασία, τη διαχείριση έργων και άλλες βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες.
Τουλάχιστον, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τη χρήση υλικού και λογισμικού τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή εικονικών συναντήσεων. Αυτές οι πλατφόρμες καθιστούν απίστευτα βολική την αλληλεπίδραση με τους υπαλλήλους σας, την κοινή χρήση της οθόνης του υπολογιστή σας σε μια εικονική παρουσίαση και τη διατήρηση σημαντικών κοινωνικών συνδέσεων που προάγουν την κουλτούρα του εργασιακού σας χώρου.
Ακολουθούν μερικές δημοφιλείς τεχνολογίες εξ αποστάσεως εργασίας:
- Επικοινωνία: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Διαχείριση έργου: Trello, Asana, lunes
- Κοινή χρήση αρχείων: Google Drive, OneDrive, servidores FTP
Ευτυχώς, πολλά από αυτά τα εργαλεία συνοδεύονται από δωρεάν ή απίστευτα προσιτές προσφορές που είναι ιδανικές για μικρές επιχειρήσεις. Η εξοικονόμηση κόστους από λιγότερα ακίνητα, υψηλότερα ποσοστά διατήρησης και υψηλότερη παραγωγικότητα είναι σημαντικά. Αυτό θα αντισταθμίσει περισσότερο από τη σχετικά μικρή επένδυση που απαιτείται για την εξασφάλιση αποτελεσματικής επικοινωνίας και εργασίας για απομακρυσμένους εργαζόμενους.
4. Κρατήστε το ηθικό υψηλό για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους
Οι τηλεπικοινωνιοί έχουν μοναδικά ηθικά προβλήματα επειδή είναι απομονωμένοι από τις αυτοσχέδιες κοινωνικές εμπειρίες που έχουν συχνά οι εσωτερικοί τους συνάδελφοι. Ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, πρέπει να θυμάστε πώς να αναδημιουργήσετε τη μαγεία της πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας σε ένα εικονικό περιβάλλον.
Ακολουθούν μερικές γρήγορες συμβουλές για τη βελτίωση του ηθικού της τηλεργασίας:
- Καθιστώ κοινωνικόν: Αφιερώστε χρόνο για άτυπη επικοινωνία! Εξετάστε το ενδεχόμενο να κάνετε τα πρώτα λεπτά της εβδομαδιαίας σας συνάντησης ελκυστικό μέρος για να κοινωνικοποιηθείτε, να δημιουργήσετε ένα αποκλειστικό κοινωνικό κανάλι στην πλατφόρμα συνομιλίας της ομάδας σας ή να φιλοξενήσετε μικρές κοινωνικές εκδηλώσεις κατά τις εργάσιμες ώρες.
- Ομολογία: Επαινείτε δυνατά και επαινείτε συχνά! Εάν οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι σας κάνουν εξαιρετική δουλειά, αξίζουν τα εύσημά τους. Εκτός από την αναγνώριση 1: 1, σκεφτείτε να κάνετε ανακοινώσεις στην πλατφόρμα συνομιλίας της ομάδας σας ή να τους στείλετε ένα μικρό δείγμα εκτίμησης, όπως μια δωροκάρτα, στο αγαπημένο τους εστιατόριο.
- Είμαι διαθέσιμος: Εάν διαδραματίζετε ηγετικό ρόλο για τους υπαλλήλους σας, πρέπει να γνωρίζουν ότι έχετε πραγματικό μερίδιο στην επιτυχία τους. Θέλουν να γνωρίζουν ότι έχετε δεσμευτεί να παρέχετε ό, τι χρειάζονται για να είναι επιτυχημένοι. Φροντίστε να ανταποκριθείτε και να είστε έτοιμοι να ικανοποιήσετε τις ανάγκες τους όσο το δυνατόν περισσότερο.
5. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι από απόσταση είναι ασφαλείς
Η κυβερνοασφάλεια είναι ένα σημαντικό θέμα. Η ακριβής υποδομή που δημιουργήσατε για την προστασία των απομακρυσμένων εργαζομένων θα διαφέρει ανάλογα με τους κινδύνους που σχετίζονται με τους ρόλους των εργαζομένων σας. Προφανώς, όποιος χειρίζεται ευαίσθητα δεδομένα, όπως προσωπικές πληροφορίες, πνευματική ιδιοκτησία ή οικονομικά αρχεία πρέπει να έχει επαρκή μέτρα ασφαλείας.
Αυτός ο κατάλογος δεν αποτελεί εξαντλητικό κατάλογο τεχνολογιών και βέλτιστων πρακτικών για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο για το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Αλλά αυτές οι επιλογές είναι εξαιρετικές για να διατηρήσετε τους απομακρυσμένους εργαζομένους σας ασφαλείς όταν εργάζονται εκτός γραφείου.
Εικονικά ιδιωτικά δίκτυα (VPN)
Ένα εταιρικό VPN κρυπτογραφεί την κίνηση του δικτύου και δίνει τη δυνατότητα στους απομακρυσμένους εργαζομένους σας να συνδεθούν στο εσωτερικό δίκτυο της εταιρείας σας. Εάν διατηρείτε μια βάση δεδομένων στην οποία πρέπει να έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι από απόσταση, το VPN θα παρέχει στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας πιο ασφαλή πρόσβαση.
Να είστε προσεκτικοί με τις προσωπικές συσκευές
Οι πολιτικές Bring Your Own Device (BYOD) είναι μια απίστευτα δημοφιλής επιλογή για εικονικές ομάδες επειδή επιτρέπουν στους απομακρυσμένους εργαζόμενους να χρησιμοποιούν συσκευές με τις οποίες είναι ήδη άνετα, εξοικονομώντας τους εργοδότες τους στο κόστος απόκτησης και διαχείρισης συσκευών.
Δυστυχώς, οι προσωπικές συσκευές διατρέχουν επίσης μεγαλύτερο κίνδυνο για προβλήματα ασφάλειας στον κυβερνοχώρο. Αυτό οφείλεται στην προσωπική περιήγηση στον ιστό, την έλλειψη εταιρικών δυνατοτήτων παρακολούθησης και μη επαληθευμένες εφαρμογές τρίτων. Οι εργοδότες που επιτρέπουν τη χρήση προσωπικών συσκευών για εργασία πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοί τους δεν αποκτούν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα ενώ το κάνουν.
Αποφύγετε τις ανασφαλείς συνδέσεις Wi-Fi
Οι τηλεπικοινωνιακοί συχνά συνδέονται με αυτοσχέδια γραφεία που λειτουργούν σε καφέ με δωρεάν Wi-Fi. Δυστυχώς, τα δημόσια δίκτυα Wi-Fi μπορούν να μετατραπούν σε εφιάλτη ασφάλειας, καθώς οι εγκληματίες στον κυβερνοχώρο μπορούν να υποκλέψουν μη κρυπτογραφημένες συνδέσεις.
Αυτό δεν είναι μόνο πρόβλημα για τα καφέ, οι συνδέσεις Wi-Fi που προσφέρονται από ξενοδοχεία, αεροπλάνα και AirBnB δεν είναι καν εγγυημένες για να είναι ασφαλείς. Εάν οι υπάλληλοί σας πρέπει να εργάζονται ενώ ταξιδεύετε, θα χρειαστεί να αγοράσετε έναν δρομολογητή για κινητά με ένα πρόγραμμα δεδομένων. Αυτό θα τους επιτρέψει να έχουν μια ασφαλή σύνδεση στο Διαδίκτυο μαζί τους όπου κι αν πάνε.
Έξοδος
Υπάρχουν πολλά να πούμε όταν πρόκειται για την προσαρμογή σε απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Εάν είστε νέοι στην ελεύθερη διαχείριση, είναι πιθανό να υπάρχουν ορισμένα προβλήματα ανάπτυξης καθώς προσαρμόζετε τις τακτικές ροές εργασίας σας σε ένα εικονικό περιβάλλον. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση απομακρυσμένων εργαζομένων ως μικρή επιχείρηση, ανατρέξτε σε μερικά από τα παρακάτω άρθρα.
