Hanyoyi 5 don haɓaka yawan aiki tare da ayyukan binciken takardu

John Roop

Har yanzu fasahar fasaha mara takarda tana aiki, yana tabbatar da cewa ya wuce faduwa kawai lokacin da ta fara fitowa sama da shekaru goma da suka gabata. A zahiri, ra’ayin ofishin mara takarda ya samo asali ne a 1975, lokacin da Business Week ya buga wata kasida da ke cewa aikin kai tsaye na ofis zai sa takarda ta zama mara amfani.

Ba mu can ba tukuna, amma ofisoshi da yawa sun riga sun ga fa’idar musayar fayilolin takarda don takaddun lantarki. Bincike ya bayyana adadin ɓoyayyun farashin da ke da alaƙa da amfani da tsarin tushen takarda, gami da masu zuwa:

• Matsakaicin ƙoƙari don nemo rubutaccen rubutu mara kyau shine $ 120.
• $ 220 a kowace haifuwa na takaddar da ta ɓace
• $ 25,000 don cika gidan ajiye aljihun tebur guda huɗu da $ 2,160 a shekara don kula da abubuwan da ke cikin kabad.
• Kusan kashi 75% na lokacin da aka kashe aiki tare da takaddun takarda ana kashe rijista da bincike.

Ba abin mamaki bane, Amurka ta kasance mafi yawan masu amfani da samfuran takarda, wanda kusan kashi 46% na amfani da takarda. Akwai dama da yawa ga kamfanoni don yin amfani da ƙarin ayyuka na sarrafa takarda, musamman a ofisoshi inda yawan amfani da takarda ya zama ruwan dare.

Ba abin mamaki bane cewa kamfanoni suna neman hanya mafi kyau don sarrafa lokacin su, rage farashi, da samar da mafi kyawun ƙwarewa ga ma’aikata da abokan ciniki. Mayar da hankali kawai kan yanayin samarwa na iya zama mafi kyawun zaɓi don warware duk matsalolin da ke sama; haka ne.

1. Ana iya bincika takaddun lantarki

Yawancin mu mun karanta cikakkun takardu muna neman jumla ɗaya kuma mun kashe mintuna masu mahimmanci akan sa. Haɗa waɗannan mintuna ta adadin lokutan da kuke neman bayanai kuma da alama kuna ciyar da sa’o’i a kowace shekara, lokacin da za a iya kashe mafi kyau akan ayyukan samar da kuɗi.

Ana iya bincika takaddun lantarki cikin sauƙi (CTRL + F ya kasance babban tanadin lokaci ga masu gudanar da aiki), yana ba ku hanya mai sauƙi don guje wa nutsewa cikin tekun bayanai don neman ƙaramin bayani.

Bugu da ƙari, zaku iya bincika bayanan bayanai don takaddun da kuke so, maimakon neman fayilolin mutum. Wannan yana da amfani musamman idan da farko an tsara takardun ba daidai ba.

2. Kungiyar tana inganta inganci da inganci

Yayin da lokacin bincike da bincike ke raguwa, inganci da inganci suna ƙaruwa ta atomatik. Za ku iya ba da amsa mafi kyau ga abokan ciniki da masu ruwa da tsaki a kan kari, wanda kuma zai ba ku damar ba da ƙarin abokan ciniki da masu ruwa da tsaki a duk ranar kasuwancin ku.

3. Masu amfani da yawa za su iya samun takardu iri ɗaya.

Idan kuna da takaddun takarda, yakamata kuyi kwafin su don wasu su sami dama ko raba takaddar ɗaya. Wannan sau da yawa yana saukowa zuwa zaɓi tsakanin ceton lokaci da tanadi akan farashin bugawa.

Tare da fayilolin dijital, masu amfani da yawa za su iya samun dama ga bayanan ku a lokaci guda, har ma masu ruwa da tsaki a wajen ƙungiyar ku. Ta amfani da ayyukan binciken takardu don ɗaukar bakuncin fayiloli a cikin gajimare, ma’aikata na iya dubawa, gyara, da sarrafa takardu daga wayoyin komai da ruwanka ko Allunan, yana ba su damar yin fa’ida koda a waje da ofis.

4. Sauki don raba fayiloli

A al’ada, kamfanonin da ke buƙatar raba fayiloli tare da abokan ciniki, ma’aikata, ko wasu masu ruwa da tsaki dole ne su kwafa daftarin kuma su aika wa mai karɓa. Imel ya taimaka canza wannan wasan kaɗan ta hanyar ba ku damar aika haɗe -haɗe, amma har yanzu akwai matsalar binciken takardu ɗaya bayan ɗaya da daidaita su daidai don biyan buƙatun imel (yawancin shirye -shiryen imel suna iyakance girman haɗe -haɗe). Dangane da adadin shafukan da kuka miƙa, duk wannan tsari na iya ɗaukar sa’o’i!

Amma yayin da kamfanoni ke matsawa zuwa rumbun adana bayanai na digitized, aikawa da raba fayiloli ya zama batun zaɓar fayil na dijital da aikawa da imel ko ba shi dama ga mai karɓa. Babu buƙatar dakatar da lokutan aiki don bincika da aika takardu.

5. Takardun da aka bincika sun fi wahala a rasa

Lokacin da takaddun ku ke cikin gajimare, suna da sauƙin bin sawu da wahalar rasawa. Duk wanda ya yi aiki da takardun takarda a baya ya san yadda yake da wahalar sarrafa kwafin takarda da tsoratar da zuciya yayin da takardu suka ɓace.

Ana adana takardun dijital kuma an adana su na dogon lokaci. Ko da an share su bisa kuskure, yawanci akwai hanyar dawo da su.

Ayyukan duba takardu jari ne

Da farko, ɗaya daga cikin ƙalubalen ƙaura zuwa yanki mara takarda shi ne babban adadin takarda da ke cikin aikin. Idan kamfanoni ba zato ba tsammani sun fara aiwatar da ayyukan digitizing, za su rasa ayyuka da fa’idar duk fayilolin da suka kirkira a duniyar zahiri. Amma yanzu, tare da ingantattun sabis na duba takardu, kasuwanni suna da mafi kyawun hanyar canzawa.

Ƙananan da manyan ‘yan kasuwa iri ɗaya suna ƙaura zuwa ɗakunan bayanai na dijital, yana taimaka musu rage farashi, haɓaka yawan aiki, da dogaro da ƙasa akan takarda da buga ayyukan aiki a cikin tsari.

Shin lokaci yayi da kungiyar ku zata shiga harkar?

Shawarar da aka ba da shawarar: Depositphotos