Kate Russell

Pandemi global telah memperburuk tren untuk bekerja dari rumah, karena jutaan orang dikarantina untuk mencegah infeksi.

Telecommuting telah berkembang dengan mantap selama dekade terakhir. Survei Global Workplace Analytics menemukan bahwa pada tahun 2017, hampir separuh karyawan bekerja paruh waktu dari rumah.

Publikasi cepat pedoman kesehatan masyarakat yang ditetapkan oleh pemerintah AS telah memaksa perusahaan untuk segera pindah ke lingkungan yang benar-benar terpencil. Menurut jajak pendapat CNBC, jumlah telecommuter berlipat ganda pada April 2020.

Sementara telecommuting sedang meningkat, dampak pandemi global adalah keadaan eksternal yang hanya bisa diprediksi oleh beberapa perusahaan.

Untuk masa mendatang, perusahaan mungkin perlu mengelola tenaga kerja jarak jauh. Standar telecommuting ini menimbulkan sejumlah tantangan unik.

1. Sederhanakan komunikasi dengan pekerja jarak jauh

Bisnis harus mengembangkan strategi komunikasi untuk mendukung operasi jarak jauh yang efektif.

Lingkungan terpencil menghilangkan pertemuan alami yang terjadi di kantor. Karena kedekatan mendorong kolaborasi, tenaga kerja jarak jauh menghadapi risiko fragmentasi.

Untuk menjaga kohesi, atur jam kerja karyawan harus online. Mirip dengan bekerja di kantor, atur jadwal untuk pekerja jarak jauh dari jam 9 hingga jam 5.

Satu-satunya perubahan dalam harapan adalah bahwa karyawan akan dapat diakses secara digital. Hal ini memastikan rekan kerja dapat berkolaborasi untuk tetap produktif.

Penting untuk merencanakan komunikasi dengan pekerja jarak jauh baru untuk menjaga konsistensi. Komunikasi rutin harus lebih sering daripada di kantor, karena interaksi biasa hilang di tempat kerja yang jauh.

Salah satu cara untuk mengurangi pemutusan adalah dengan melakukan panggilan harian ke pekerja jarak jauh. Ini memberi karyawan sebuah forum untuk mendiskusikan pertanyaan atau masalah secara teratur, memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah apa pun sebelum muncul.

Kantor memudahkan untuk berkolaborasi secara cepat dengan rekan kerja hanya dengan beberapa langkah dari meja. Untuk mempertahankan tingkat ketersediaan jarak jauh yang sama, berinvestasilah di platform komunikasi seluler seperti Zoom, Trello, atau Microsoft Teams.

Platform kolaborasi seluler memberikan aksesibilitas yang lebih besar. Ini akan membantu karyawan tetap responsif sepanjang hari.

Perusahaan harus sering menjalin komunikasi untuk mengoptimalkan aliran informasi antar tim di lingkungan yang jauh.

2. Tetapkan harapan yang jelas untuk kinerja

Perusahaan harus membentuk harapan karyawan di lingkungan terpencil yang baru untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif.

Sulit untuk melacak produktivitas karyawan ketika mereka tidak terlihat. Untuk meminta pertanggungjawaban karyawan, tetapkan harapan karyawan sejak awal perpindahan ke lingkungan terpencil.

Jelas mendefinisikan standar kualitas, jadwal, dan kriteria untuk sukses. Ini akan membantu membangun tim yang efektif di luar kantor.

OKR (Tujuan dan Hasil Utama) adalah lingkungan yang populer bagi tim untuk menetapkan tujuan, melacak kemajuan, dan mengukur hasil. Kerangka tersebut dengan jelas mendefinisikan harapan, tujuan, dan pencapaian.

Anda dapat membuat OKR khusus, serta OKR untuk tim. Dengan membuatnya terlihat di papan proyek tim atau lembar kerja, Anda membantu tim Anda tetap di jalurnya. Ini juga mendorong tim untuk berinvestasi dalam lingkungan terpencil yang sukses.

Platform manajemen kinerja memberikan visibilitas yang lebih besar ke pekerjaan karyawan jarak jauh.

Misalnya, Culture Amp menawarkan produk manajemen kinerja yang komprehensif. Platform ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan umpan balik, melakukan evaluasi objektif menggunakan template standar, dan mengukur kinerja karyawan.

Untuk menyesuaikan laporan kinerja, Anda dapat memfilter data menurut karakteristik seperti departemen dan senioritas. Anda dapat berbagi laporan dengan karyawan untuk mendorong diskusi produktif tentang kinerja.

Anda juga dapat menetapkan dan melacak tujuan karyawan melalui platform. Anda dapat mengomentari kemajuan dan menyoroti area yang perlu diperhatikan.

Perangkat lunak manajemen kinerja memberi Anda kemampuan untuk tetap terhubung dan berinteraksi dengan karyawan Anda dari jarak jauh.

Perusahaan harus memanfaatkan alat digital dan menciptakan harapan yang jelas bagi pekerja jarak jauh untuk menghargai dan memantau kinerja.

3. Gunakan teknologi untuk menciptakan budaya terpencil

Perusahaan harus melipatgandakan upaya keterlibatan mereka untuk mempertahankan budaya kerja jarak jauh yang positif.

Ketakutan yang umum adalah bahwa karyawan akan kurang produktif di lingkungan kerja. Namun, pekerja jarak jauh lebih produktif di luar kantor tradisional, menurut sebuah penelitian yang diterbitkan oleh European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions.

Ini menyajikan manajemen dengan masalah tak terduga.

Telecommuter lebih cenderung bekerja lebih lama dan mengalami tingkat stres yang lebih tinggi. State of Teleworking tahunan Buffer menyatakan bahwa tantangan terbesar bagi pekerja jarak jauh adalah pemutusan hubungan setelah bekerja, kesepian, dan kolaborasi dan/atau komunikasi.

Tetap di rumah dan aturan jarak sosial dalam menanggapi COVID-19 hanya memperburuk perasaan terisolasi dan terputus.

Perusahaan dapat mendorong pengembangan masyarakat bahkan di tempat terpencil dengan menyusun cara karyawan berinteraksi secara sosial.

Anda dapat memposting undangan harian di platform komunikasi utama Anda untuk diskusi karyawan. Gunakan saran yang tidak terkait dengan topik pekerjaan, seperti: Apa lagu favorit Anda untuk membuat suasana hati yang baik? Pertanyaan harus menyenangkan karena tujuannya adalah untuk mengurangi tingkat stres.

Misalnya, jika Anda menggunakan Slack, poskan ke saluran terbuka dengan anggota paling banyak. Minta karyawan untuk memposting tanggapan ke saluran, bukan utasnya. Ini akan mengirimkan pemberitahuan kepada pengguna, menjaga percakapan tetap diprioritaskan dan mendorong partisipasi yang lebih aktif.

Cara termudah untuk meningkatkan keterlibatan karyawan adalah dengan menyisihkan waktu di awal rapat tim untuk percakapan informal. Untuk menciptakan rasa kebersamaan yang lebih baik, lengkapi panggilan telepon Anda dengan panggilan video. Video menangkap perhatian orang dan mengurangi perasaan jarak.

Anda dapat memulai panggilan dengan memberi tahu karyawan bahwa lima menit pertama rapat didedikasikan untuk mengejar ketertinggalan. Dorong dan berpartisipasi dalam percakapan yang melampaui masalah yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti rencana akhir pekan atau kesehatan mental.

Pergeseran tiba-tiba ke lingkungan terpencil, yang diperburuk oleh pandemi global, membuat kepemimpinan emosional menjadi sangat penting. Suasana hati dan perilaku Anda memengaruhi perilaku karyawan Anda.

Anda harus mengakui stres, kekhawatiran, dan kecemasan karyawan untuk mengatur nada dukungan dan menjadi standar untuk pekerjaan jarak jauh.

Perusahaan harus menggunakan platform digital untuk mendorong interaksi sosial antar karyawan untuk menjaga budaya dari jarak jauh.

4. Sesuaikan proses Anda dengan lingkungan jarak jauh

Anda dapat mengatasi masalah tenaga kerja jarak jauh dengan menyesuaikan prosedur Anda dengan lingkungan Anda.

Jadwalkan rapat yang sering dan sediakan alat seluler untuk memfasilitasi komunikasi antara Anda dan karyawan Anda.

Komunikasikan harapan Anda kepada karyawan dan gunakan platform manajemen kinerja untuk meminta pertanggungjawaban mereka.

Habiskan waktu dengan orang-orang secara langsung untuk menciptakan budaya telecommuting yang mendukung.