דייל סטריקלנד
אולי שמעתם על היתרונות של כוח עבודה מרוחק – פרודוקטיביות גבוהה יותר, שימור עובדים גבוה יותר, חסכון מדהים בעלויות, מאגר כישרונות עולמי מגוון ועוד.
כבעלים של עסק קטן, אתה עשוי להיות מעוניין לנסות לעצמך לעבוד מרחוק, אולם אם אינך מוכן לנהל את סביבת המשרד הווירטואלית שלך, לא תוכל להפיק את המיטב מההיצע הייחודי שלה. הנה, אני מצביע על הניסיון שלי כעובד מרחוק כדי לתת לך חמש טיפים מעולים להתאמת העסק שלך לכוח עבודה מרוחק.
1. וודאו שהעסק שלכם תומך בניהול מרחוק
נשמע קל, אבל אכן יש כמה פונקציות עסקיות חשובות שפשוט לא ניתן לבצע מרחוק. נסו לא לוותר בשלב זה – ישנן דרכים יצירתיות רבות לשמור על המשכיות עסקית כשעוברים לצוות מרוחק לחלוטין.
פרקו תהליכים מרכזיים למרכיבים הבסיסיים ביותר שלהם. האם אתה רואה חלקים שפשוט לא תואמים לשלט רחוק? כתוב זאת ועשה מחקר נוסף. יכולות להיות אלטרנטיבות שטרם גילית.
- האם יש לך הזמנות רכש לחתימה? יישומי חתימה כגון HelloSign ו- DocuSign יכולים לעזור בכך.
- האם הלקוחות שלך בדרך כלל מתקשרים לתמיכה כדי להגיע למישהו במשרד? השתמש בטלפונים וירטואליים מבוססי ענן כדי להעביר שיחות לעובד מרוחק ושקול להוסיף אפשרויות תמיכה מקוונות.
- האם העסק שלך מסתמך על שיתוף פעולה ודיון 1: 1? צור סביבת משרד וירטואלית עם כלים כמו Slack או Workplace מפייסבוק.
אם זיהיתם משהו שפשוט לא יעבוד לציפיות “לעבוד מכל מקום”, עליכם לבצע שינויים. או שיהיה צורך לשנות תהליכים אלה כדי שיהיו תואמים מרחוק, או שתזדקק למישהו שיהיה זמין לעבודה לפי הצורך.
בנוסף להפוך את תהליכי הליבה שלך לתואמים מרחוק, עליך גם לחשוב כיצד תנהל את החפיפה. חפיפה זו יכולה להיות בין התהליכים הרגילים שלך לבין אפשרויות גישה חלופיות אם אתה מאפשר לעובדים מרוחקים ובמקום.
2. קבעו ציפיות ברורות
כדי לנהל ביעילות כוח עבודה מרוחק, אתה זקוק לכישורי תקשורת מצוינים בכתב. אמנם ועידות וידאו ושיחות טלפון יכולות לסייע במילוי פער זה, אך תסתמך יותר על תקשורת אסינכרונית. כדי למנוע בלבול וצווארי בקבוק, וודא שהצוות המרוחק שלך יודע בדיוק מה מצופה מהם מראש.
להלן כמה מהציפיות שתגדיר.
זמינות
זה לא סוד שעובדים מרוחקים אוהבים גמישות בתזמון. אך אם תפקידך תלוי בכך שעובדיך יהיו זמינים לדיונים אישיים, תצטרך להבהיר זאת. קבע את משך הזמן שהם צריכים להיות זמינים כדי שיוכלו לתכנן את לוח הזמנים בהתאם.
היענות
מהו שיעור תגובה סביר למיילים שלך (או ללקוחות שלך!), שיחות טלפון, הודעות מיידיות וכו ‘? האם זה חכם שעובדיך יחזרו אליך בסוף היום, או שמהירות צריכה להיות בראש סדר העדיפויות? זה תלוי באופן טבעי בתפקידיהם, אך חשוב מאוד שתגדיר בבירור את הציפיות שלך להיענות.
כְּלָלֵי הִתְנַהֲגוּת
יהיו הרבה תקשורת ותהליכי עבודה לא שגרתיים שאולי לא תאהבו. מה העסק שלך לא צריך לעשות? האם יש לך כללים לאופן שבו עובדים מנהלים פגישות וירטואליות, מבצעים שיחות טלפון ומתקשרים איתך ועמיתיהם? פרטים אלו אולי נשמעים קטנים, אך הם מהווים בסיס חשוב להעברת התרבות הארגונית לעובדים המרוחקים שלך.
תִקשׁוֹרֶת
כדי להפחית את צווארי הבקבוק המיותרים, עליך להגדיר את אופן התקשורת של החברה שלך. האם יש פלטפורמות ספציפיות שעובדיכם צריכים להשתמש בהן כדי לתקשר ולשתף פעולה? מהי הדרך הטובה ביותר עבורם ליצור קשר איתך ועמיתיהם? האם קיימת שיטת תקשורת מועדפת למקרי שימוש שונים (למשל, השתמש בדוא”ל כאשר אינו דחוף, השתמש בהודעות מיידיות כאשר נדרשת תגובה דחופה וכו ‘).
העובדים שלך שעובדים מהבית או במקום אחר מחוץ למשרד יסתמכו הרבה פחות על תקשורת מיידית מאשר העובד הממוצע שלך במשרה מלאה. אם העובדים שלך מבצעים עבודות פרויקט, ספק להם את התוצאות הרצויות והמדדים המדויקים שבהם תשתמש כדי לקבוע אם הם ביצעו טוב בתפקידיהם ובמשימותיהם.
3. התכונן ללמוד טכנולוגיות חדשות.
אם אתה כבר לא מתמצא בטכנולוגיה, תהיה לך חיסרון מאוד. ניהול כוח אדם מרוחק מסתמך במידה רבה על יצירת מקום עבודה דיגיטלי הנתמך בטכנולוגיות המאפשרות תקשורת, שיתוף פעולה, ניהול פרויקטים ופונקציות עסקיות מרכזיות אחרות.
לכל הפחות, עליכם להכיר את השימוש בחומרת ועידת וידיאו לעריכת פגישות וירטואליות. פלטפורמות אלה הופכות את זה לנוח להפליא לקיים אינטראקציה עם העובדים שלך, לשתף את מסך המחשב שלך במצגת וירטואלית ולשמור על קשרים חברתיים חשובים שמטפחים את תרבות מקום העבודה שלך.
להלן מספר טכנולוגיות פופולריות לעבודה מרחוק:
- תִקשׁוֹרֶת: רפוי, מקום עבודה מפייסבוק, צוותי מיקרוסופט, זום
- ניהול פרוייקט: טרלו, אסאנה, יום שני
- שיתוף קבצים: כונן Google, OneDrive, שרתי FTP
למרבה המזל, רבים מהכלים הללו מגיעים עם הצעות חינמיות או משתלמות להפליא, המושלמות לעסקים קטנים. חיסכון בעלויות מפחות נדל”ן, שיעורי שימור גבוהים יותר ופרודוקטיביות חשובים. זה יותר משתלם את ההשקעה הקטנה יחסית הנדרשת להבטחת תקשורת ועבודה יעילה של עובדים מרוחקים.
4. שמרו על מורל גבוה לעובדים מרחוק
למטיילים בטלוויזיה יש סוגיות מוסריות ייחודיות מכיוון שהן מבודדות מהחוויות החברתיות המאולתר שיש לעמיתיהם הבית בדרך כלל. כבעל עסק קטן, עליך לזכור כיצד לשחזר את הקסם של תקשורת פנים אל פנים בסביבה וירטואלית.
להלן מספר טיפים מהירים להגברת המורל בעסקים:
- להיות חברתי: הקדישו זמן לתקשורת בלתי פורמלית! שקול להפוך את הדקות הראשונות של הפגישה השבועית שלך למקום מרתק להתרועעות, ליצור ערוץ חברתי ייעודי בפלטפורמת הצ’אט הקבוצתי שלך, או לארח אירועים חברתיים קטנים בשעות הפעילות.
- הוֹדָאָה: שבח בקול רם והלל לעתים קרובות! אם העובדים המרוחקים שלך עושים עבודה יוצאת דופן, מגיע להם קרדיט על כך. מלבד הכרה של 1: 1, שקול להודיע על פלטפורמת הצ’אט הקבוצתי שלך או לשלוח להם אות קטן של הערכה, כמו כרטיס מתנה, במסעדה המועדפת עליהם.
- להיות זמין: אם אתה בתפקיד מנהיגות עבור העובדים שלך, הם צריכים לדעת שיש לך חלק אמיתי בהצלחה שלהם. הם רוצים לדעת שאתה מחויב לספק להם את מה שהם צריכים כדי להצליח. וודא שאתה מגיב ומוכן לענות על צרכיהם ככל האפשר.
5. וודא שהעובדים המרוחקים שלך בטוחים
אבטחת סייבר היא נושא חשוב. התשתית המדויקת שהגדרת לאבטחת עובדים מרוחקים תשתנה בהתאם לסיכונים הכרוכים בתפקידי העובד שלך. ברור שכל מי שמטפל בנתונים רגישים כגון מידע אישי, קניין רוחני או רשומות פיננסיות חייב להיות באמצעי אבטחה נאותים.
רשימה זו אינה רשימה ממצה של טכנולוגיות ושיטות עבודה מומלצות לאבטחת סייבר עבור כוח אדם מרוחק. אך אפשרויות אלה נהדרות לשמירה על בטיחות העובדים המרוחקים שלך בעבודה מחוץ למשרד.
רשתות פרטיות וירטואליות (VPN)
VPN ארגוני מצפין את תעבורת הרשת ומעניק לעובדים המרוחקים שלכם את היכולת להתחבר לרשת הפנימית של החברה שלכם. אם אתה מתחזק מסד נתונים שעובדים צריכים לגשת אליו מרחוק, VPN ייתן לעובדים המרוחקים שלך גישה בטוחה יותר.
היזהר במכשירים אישיים
מדיניות הבאת מכשיר משלך (BYOD) היא אפשרות פופולרית להפליא עבור צוותים וירטואליים מכיוון שהם מאפשרים לעובדים מרוחקים להשתמש במכשירים שהם כבר מרגישים בנוח איתם, וכך לחסוך את מעסיקיהם בעלויות ניהול ומכשירים.
למרבה הצער, מכשירים אישיים נמצאים גם בסיכון גבוה יותר לבעיות אבטחה ברשת. הסיבה לכך היא גלישה אישית באינטרנט, היעדר יכולות ניטור ארגוניות ויישומי צד שלישי לא מאומתים. מעסיקים המתירים שימוש במכשירים אישיים לעבודה חייבים לוודא שעובדיהם לא יקבלו גישה לנתונים רגישים תוך כדי כך.
הימנע מחיבורי Wi-Fi לא בטוחים
טלסקומנטים קשורים לעיתים קרובות למשרדים מאולתרים המוקמים בבתי קפה עם אינטרנט אלחוטי בחינם. למרבה הצער, רשתות Wi-Fi ציבוריות יכולות להפוך לסיוט ביטחוני מכיוון שעברייני רשת יכולים ליירט חיבורים לא מוצפנים.
זו לא רק בעיה עבור בתי קפה – אפילו חיבורי ה- Wi-Fi המוצעים על ידי מלונות, מטוסים ו- AirBnB אינם מובטחים כבטוחים. אם העובדים שלך יצטרכו לעבוד בזמן נסיעה, תצטרך לרכוש נתב נייד עם תוכנית נתונים. זה יאפשר להם לקיים איתם חיבור אינטרנט מאובטח בכל מקום אליו הם הולכים.
תְפוּקָה
יש הרבה מה לומר כאשר מדובר בהתאמה לכוח עבודה מרוחק. אם אתה חדש בניהול פרילנסרים, ככל הנראה יהיו כמה בעיות צמיחה כאשר אתה מתאים את תהליכי העבודה הקבועים שלך לסביבה וירטואלית. אם ברצונך ללמוד עוד על שימוש בעובדים מרוחקים כעסק קטן, עיין בכמה מהמאמרים למטה.
