5 דרכים לשיפור הפריון באמצעות שירותי סריקת מסמכים

ג’ון רופ

תנועת הטכנולוגיה נטולת הנייר עדיין פעילה, והוכיחה שהיא הייתה יותר מאופנה חולפת כאשר היא הופיעה לראשונה לפני למעלה מעשור. למעשה, הרעיון של משרד ללא נייר מקורו בשנת 1975, כאשר שבוע העסקים פרסם מאמר שלפיו האוטומציה של המשרד תהפוך את הנייר לכמעט חסר תועלת.

אנחנו עוד לא ממש שם, אבל משרדים רבים כבר רואים את היתרונות של החלפת קבצי נייר למסמכים אלקטרוניים. מחקרים גילו מספר עלויות נסתרות הקשורות לשימוש במערכת מבוססת נייר, כולל:

• המאמץ הממוצע למצוא מסמך שגוי הוא 120 דולר.
• 220 $ עבור שכפול של מסמך אבוד
• 25,000 דולר למילוי ארון תיוק עם ארבע מגירות ו -2,160 דולר בשנה לשמירה על תכולת הארון.
• כ 75% מזמן העבודה עם מסמכי נייר מוקדש לרישום וחיפוש.

באופן לא מפתיע, ארצות הברית היא עדיין הצרכן הגדול ביותר של מוצרי נייר, המהווה כמעט 46% מצריכת הנייר. ישנן הזדמנויות רבות לחברות לנקוט בשיטות טיפול קיימא יותר בנייר, במיוחד במשרדים שבהם צריכת נייר גבוהה הפכה לנורמה.

אין זה מפתיע שחברות מחפשות למצוא את הדרך הטובה ביותר לנהל את זמנן, לקצץ בעלויות ולספק את החוויה הטובה ביותר הן לעובדים והן ללקוחות. התמקדות רק בהיבט הפרודוקטיבי עשויה להיות האופציה הטובה ביותר לפתרון כל הבעיות שלעיל – כך.

1. ניתן לבצע חיפוש במסמכים אלקטרוניים

רובנו קראנו מסמכים שלמים בחיפוש אחר משפט אחד ובזבזנו עליו דקות יקרות. הכפל את הדקות האלה במספר הפעמים שאתה מחפש מידע וסביר להניח שאתה מבלה שעות בשנה – זמן שניתן יהיה להשקיע טוב יותר בפעילויות מניבות הכנסה.

ניתן לחפש בקלות במסמכים אלקטרוניים (CTRL + F שימש כחוסך זמן עצום עבור מנהלים עסוקים), מה שמאפשר לך דרך קלה להימנע מצלילה לאוקיאנוס נתונים המחפש פיסת מידע קטנה.

בנוסף, תוכלו לחפש במסד הנתונים את המסמכים הרצויים, במקום לגלוש בקבצים בודדים. זה שימושי במיוחד אם המסמכים עוצבו בתחילה בצורה שגויה.

2. הארגון משפר את היעילות והיעילות

ככל שמושקע זמן ההרשמה והחיפוש, היעילות והאפקטיביות גדלות אוטומטית. תוכל להגיב טוב יותר ללקוחות ולבעלי העניין בזמן, מה שמאפשר לך גם לשרת יותר לקוחות ובעלי עניין לאורך כל יום העסקים שלך.

3. מספר משתמשים יכולים לגשת לאותם מסמכים

אם יש לך מסמכי נייר, עליך לצלם אותם כדי שאחרים יוכלו לגשת אליהם, או לשתף אותו מסמך. זה לרוב מסתכם בבחירה בין חיסכון בזמן לחיסכון בעלויות ההדפסה.

עם קבצים דיגיטליים, משתמשים מרובים יכולים לגשת למסד הנתונים שלך בו זמנית, אפילו לבעלי עניין מחוץ לארגון שלך. אם אתה משתמש בשירותי סריקת מסמכים כדי לארח קבצים בענן, העובדים יכולים להציג, לערוך ולנהל מסמכים מהסמארטפונים או הטאבלטים שלהם, ומאפשרים להם להיות פרודוקטיביים גם מחוץ למשרד.

4. קל לשתף קבצים

באופן מסורתי, חברות שנדרשו לשתף קבצים עם לקוחות, עובדים או בעלי עניין אחרים נאלצו להעתיק את המסמך ולשלוח אותו למקבל. דוא”ל עזר לשנות את המשחק הזה במקצת בכך שהוא מאפשר לשלוח קבצים מצורפים, אך עדיין קיימת הבעיה בסריקת מסמכים בזה אחר זה ובגודל הגודל שלהם כך שיעמוד בדרישות הדוא”ל (רוב תוכניות הדוא”ל מגבילות את גודל הקבצים המצורפים). תלוי כמה עמודים אתה מגיש, כל התהליך יכול לקחת שעות!

אך כאשר חברות עוברות למסד נתונים של מסמכים דיגיטציה, שליחת ושיתוף קבצים הופכת לעניין של בחירת קובץ דיגיטלי ושלוח אותו בדוא”ל או לתת לו גישה למקבל. אין צורך לעצור את יום העבודה כדי לסרוק ולשלוח מסמכים.

5. קשה יותר לאבד מסמכים סרוקים

כאשר המסמכים שלך נמצאים בענן, קל יותר לעקוב אחריהם וקשה יותר לאבד אותם. כל מי שעבד עם מסמכי נייר בעבר יודע כמה קשה לנהל עותקי נייר ואת הפחד קורע הלב כשמסמכים נעלמים.

מסמכים דיגיטליים מגובים ומאוחסנים לאורך זמן. גם אם הם נמחקים בטעות, בדרך כלל יש דרך להחזיר אותם.

שירותי סריקת מסמכים הם השקעה

בתחילה, אחד האתגרים במעבר לאזור ללא נייר היה כמות הנייר העצומה שכבר הייתה בתהליך העבודה. אם פתאום חברות יתחילו לספר תהליכים, הן יאבדו את הפונקציונליות ואת היתרונות של כל הקבצים שיצרו בעולם הפיזי. אך כעת, עם שירותי סריקת מסמכים מתקדמים, לחברות יש דרך טובה יותר לבצע את המעבר.

הן עסקים קטנים והן ארגונים גדולים עוברים למסד נתונים דיגיטלי, ועוזרים להם להפחית עלויות, להגדיל את הפרודוקטיביות ולהסתמך פחות על תהליכי עבודה מודפסים ונייר.

הגיע הזמן שהארגון שלך יצטרף לתנועה?

תמונה מומלצת: Depositphotos