Kerry Kelly, ASID
Sekiranya kita tidak berhati-hati, pejabat rumah kita dapat cepat tepu. Oleh kerana kita dapat menutup pintu pejabat ini, pejabat rumah kita dengan mudah dapat digunakan sebagai sesuatu seperti bakul ‘Masuk’ gergasi. Akibatnya, di sebalik pintu ini terdapat timbunan kertas kerja, senarai tugasan, dan segala macam kekacauan. Sekarang adalah masa yang tepat untuk mengendalikan kekacauan ini dan melaksanakan sistem yang akan menjadikannya lebih senang untuk terus kelihatan cantik pada tahun 2015.
Rahsia menjaga ketenteraman di pejabat rumah adalah memberi tumpuan kepada permukaan kerja. Jangan biarkan kertas menumpuk di atas meja dan sistem akan terpasang di tempatnya. Berikut adalah enam petua hebat untuk membantu anda mengelakkan kekacauan di mana anda perlu bekerja.
1. Gunakan rak di atas
Rak pejabat adalah elemen pertama organisasi pejabat. Untuk memastikan permukaan kerja ini bersih, anda memerlukan ruang untuk menyimpan fail, bahan rujukan dan bekalan anda. Untuk fail yang sering digunakan, gunakan folder dan bakul untuk akses cepat. Untuk penyimpanan dalam, kabinet pemfailan dengan empat atau dua laci yang sesuai dengan selesa di kabinet pemfailan boleh menjadi tempat yang bagus untuk menyimpan dokumen penting (tetapi tidak setiap hari). Foto, sijil dan tajuk peribadi atau profesional kegemaran (dan kenang-kenangan lain untuk mengingatkan anda mengapa anda melakukan apa yang anda lakukan) juga akan sesuai dengan rak ini sambil membuat anda tetap bermotivasi.
2. Gunakan rak di bawah
Sekarang tambahkan lebih banyak rak pejabat di bawah permukaan kerja ini di mana anda boleh menyembunyikan dulang input dan periferal anda seperti pencetak, faks, modem, dan penghala. Mereka masih dalam jangkauan, tetapi mereka tidak mengganggu kerja sebenar di atas.
3. Laksanakan peraturan “ketuk sekali”.
Peraturan organisasi dan produktiviti saya yang pertama adalah menyentuh kertas yang terdapat di meja saya, tidak lebih dari sekali. Apabila sepucuk surat tiba, saya membukanya dan menyemak setiap bahagian hingga akhir. Sekiranya itu invois atau invois, saya menulis cek dan menyiapkannya untuk dihantar, atau saya menjadualkan pembayaran dan membentangkannya. Ia memerlukan beberapa latihan, tetapi setelah menjadi kebiasaan, anda dengan cepat menyedari betapa mudahnya membuang timbunan kertas itu dari meja anda selamanya.
4. Gabungkan senarai
Peluang semula jadi peraturan satu sentuhan saya adalah memastikan senarai tugasan saya digabungkan menjadi satu senarai setiap hari. Semua pelekat dan sekeping kertas yang saya temui pada siang hari harus berada dalam senarai yang sama, jika tidak, mereka akan berada di atas meja. Ini bukan sahaja merosakkan jadual, tetapi juga fikiran. Setelah melakukan kebiasaan ini, ambil langkah seterusnya dan beralih ke aplikasi digital untuk komputer dan telefon yang memastikan senarai tugas anda selalu bersama anda dan tidak akan tersesat.
5. Kabel kawalan
Tidak ada yang mengerumuni pejabat selain komputer, pencetak, mesin faks, dan kabel telefon. Nasib baik, ini adalah salah satu penyelesaian termudah yang anda akan dapati. Terdapat beberapa jenis sistem pengurusan kabel, jadi cukup imbas kawasan tersebut dan lihat mana yang akan menyembunyikan kabel anda dari pandangan, tetapi mudah diakses apabila anda perlu memindahkan atau mengganti peralatan.
6. Buat ruang yang anda suka
Setelah bertahun-tahun merancang rumah, saya dapati satu perkara yang menarik: apabila anda membuat ruang di rumah yang anda sukai, anda lebih cenderung menyimpannya seperti yang anda gemari. Saya juga mendapati bahawa salah satu kaedah terbaik untuk kekal produktif adalah dengan membuat pejabat di mana anda sangat menikmati menghabiskan masa.
Jadi, tanamkan diri anda di dunia dan nikmati warna kegemaran anda. Gantungkan karya seni dan foto yang mempunyai makna peribadi dan belanjakan sedikit wang pada gambar yang mengekspresikan diri. Anda bukan sahaja akan menyukai pejabat anda, pelanggan dan rakan anda juga akan menyukainya!
Apakah petua utama anda untuk mengekalkan organisasi pejabat rumah yang cantik?
Untuk melihat lebih banyak perabot dan rak pejabat seperti yang disebut Kerry dalam artikel ini, lawati Home Depot.
