Dale Strickland
Anda mungkin pernah mendengar tentang faedah tenaga kerja yang jauh: peningkatan produktiviti, pengekalan pekerja yang lebih besar, penjimatan kos yang luar biasa, kumpulan bakat global yang pelbagai, dan banyak lagi.
Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda mungkin berminat untuk mencuba kerja jarak jauh sendiri; namun, jika anda tidak bersedia untuk menguruskan persekitaran pejabat maya anda, anda tidak akan dapat memanfaatkan sepenuhnya penawarannya yang unik. Di sini, saya memanfaatkan pengalaman saya sebagai pekerja jarak jauh untuk memberi anda lima petua hebat untuk menyesuaikan perniagaan anda dengan tenaga kerja yang jauh.
1. Pastikan syarikat anda menyokong pentadbiran jauh
Kedengarannya mudah, tetapi sebenarnya ada beberapa fungsi perniagaan penting yang tidak dapat dilaksanakan dari jarak jauh. Cuba jangan menyerah pada tahap ini – ada banyak cara kreatif untuk mengekalkan kesinambungan perniagaan ketika berpindah ke pasukan yang jauh.
Pecahkan proses utama kepada komponen yang paling asas. Adakah anda melihat mana-mana bahagian yang mungkin tidak serasi dengan alat kawalan jauh? Tuliskan ini dan teruskan menyiasat. Mungkin ada alternatif yang belum anda temui.
- Adakah anda mempunyai pesanan pembelian untuk ditandatangani? Aplikasi eksklusif seperti HelloSign dan DocuSign dapat membantu dengan ini.
- Adakah pelanggan anda sering menghubungi meja bantuan untuk menghubungi seseorang di pejabat? Gunakan telefon maya berasaskan awan untuk meneruskan panggilan ke pekerja jarak jauh dan pertimbangkan untuk menambah pilihan sokongan dalam talian.
- Adakah perniagaan anda bergantung pada perbincangan dan kolaborasi 1: 1? Buat persekitaran pejabat maya dengan alat seperti Slack atau Workplace dari Facebook.
Sekiranya anda telah mengenal pasti sesuatu yang tidak akan memenuhi jangkaan “kerja dari mana sahaja”, anda perlu membuat perubahan. Proses-proses ini perlu diubah untuk disokong dari jauh atau anda memerlukan seseorang yang bersedia bekerja seperti yang diperlukan.
Selain menjadikan proses teras anda serasi dari jauh, anda juga perlu memikirkan bagaimana anda akan mengatasi pertindihan tersebut. Pertindihan ini boleh berlaku antara proses biasa anda dan pilihan akses jarak jauh alternatif jika anda membenarkan pekerja jarak jauh dan di tempat kerja.
2. Tetapkan harapan yang jelas
Untuk mengurus tenaga kerja jauh dengan berkesan, anda memerlukan kemahiran komunikasi bertulis yang sangat baik. Walaupun persidangan video dan panggilan telefon dapat membantu mengisi jurang ini, ia lebih bergantung pada komunikasi tidak segerak. Untuk mengelakkan kekeliruan dan kemacetan, pastikan pasukan jauh anda mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan daripada mereka terlebih dahulu.
Ini adalah beberapa jangkaan yang akan anda tentukan.
Ketersediaan
Bukan rahsia lagi bahawa pekerja jarak jauh suka fleksibiliti penjadualan. Tetapi jika pekerjaan anda bergantung kepada pekerja anda untuk dibincangkan secara individu, anda perlu menjelaskannya. Tentukan jumlah masa yang mereka perlukan agar mereka dapat merancang jadual mereka dengan sewajarnya.
Kepekaan
Apakah kadar tindak balas yang berpatutan untuk (atau pelanggan anda!) E-mel, panggilan telefon, pesanan segera, dll. Adakah bijak bagi pekerja anda untuk kembali kepada anda pada penghujung hari atau harus segera menjadi keutamaan? Ini secara semula jadi bergantung pada peranan anda, tetapi sangat penting anda menentukan harapan anda dengan pantas untuk bertindak balas.
Label
Akan ada banyak komunikasi dan aliran kerja yang tidak konvensional yang mungkin tidak anda sukai. Apa yang tidak sepatutnya dilakukan oleh syarikat anda? Adakah anda mempunyai peraturan mengenai bagaimana pekerja melakukan perjumpaan maya, membuat panggilan telefon, dan berkomunikasi dengan anda dan rakan anda? Butiran ini mungkin kelihatan kecil, tetapi ia memberikan asas penting untuk menyampaikan budaya korporat kepada pekerja jauh anda.
Komunikasi
Untuk mengurangkan masalah yang tidak perlu, anda perlu menentukan cara perniagaan anda berkomunikasi. Adakah platform khusus yang harus digunakan oleh pekerja anda untuk berkomunikasi dan bekerjasama? Apakah kaedah terbaik untuk mereka berkomunikasi dengan anda dan rakan sekerja anda? Adakah kaedah komunikasi yang disukai untuk kes penggunaan yang berlainan (mis. Menggunakan e-mel ketika tidak mendesak, menggunakan mesej segera apabila respons segera diperlukan, dll.)
Pekerja anda yang bekerja dari rumah atau di tempat lain di luar pejabat akan lebih bergantung pada komunikasi segera daripada rata-rata pekerja sepenuh masa anda. Sekiranya pekerja anda mengusahakan projek, berikan hasil yang diinginkan dan metrik tepat yang akan anda gunakan untuk menentukan sama ada prestasi mereka baik dalam peranan dan tugas mereka.
3. Bersedia untuk mempelajari teknologi baru.
Sekiranya anda belum mahir berteknologi, anda akan mengalami kerugian besar. Pengurusan tenaga kerja jarak jauh sangat bergantung pada mewujudkan tempat kerja digital yang disokong oleh teknologi yang memungkinkan komunikasi, kolaborasi, pengurusan projek, dan fungsi perniagaan utama lain.
Sekurang-kurangnya, anda harus biasa menggunakan perkakasan dan perisian persidangan video untuk mengadakan perjumpaan maya. Platform ini menjadikannya sangat senang untuk berinteraksi dengan pekerja anda, berkongsi skrin komputer anda dalam persembahan maya, dan mengekalkan hubungan sosial penting yang memupuk budaya tempat kerja anda.
Berikut adalah beberapa teknologi kerja jarak jauh yang popular:
- Komunikasi: Slack, Tempat Kerja de Facebook, Pasukan Microsoft, Zum
- Pengurusan Projek: Trello, Asana, Isnin
- Perkongsian fail: Google Drive, OneDrive, servidores FTP
Nasib baik, banyak alat ini dilengkapi dengan tawaran percuma atau sangat berpatutan yang sangat sesuai untuk perniagaan kecil. Penjimatan kos dari harta tanah yang kurang, kadar pengekalan yang lebih tinggi, dan produktiviti yang lebih tinggi adalah penting. Ini lebih daripada mengimbangi pelaburan yang agak kecil yang diperlukan untuk memastikan komunikasi yang berkesan dan bekerja untuk pekerja jarak jauh.
4. Jaga semangat tinggi untuk pekerja yang jauh
Telecommuters mempunyai masalah moral yang unik kerana mereka terisolasi dari pengalaman sosial yang tidak biasa yang sering dialami oleh rakan sekerja dalaman mereka. Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda perlu ingat bagaimana mencipta keajaiban komunikasi tatap muka dalam persekitaran maya.
Berikut adalah beberapa petua cepat untuk meningkatkan semangat telekomunikasi:
- Bersosial: Luangkan masa untuk komunikasi tidak rasmi! Pertimbangkan untuk menjadikan beberapa minit pertama pertemuan mingguan anda sebagai tempat menarik untuk bersosial, membuat saluran sosial khusus di platform sembang pasukan anda, atau mengadakan acara sosial kecil pada waktu perniagaan.
- Pengakuan: Puji dengan kuat dan sering puji! Sekiranya pekerja jarak jauh anda melakukan pekerjaan yang luar biasa, mereka berhak mendapat penghargaan untuknya. Selain pengiktirafan 1: 1, pertimbangkan untuk membuat pengumuman di platform sembang pasukan anda atau mengirimi mereka sedikit penghargaan, seperti kad hadiah, di restoran kegemaran mereka.
- Sedia ada: Sekiranya anda memainkan peranan kepemimpinan bagi pekerja anda, mereka perlu tahu bahawa anda mempunyai kepentingan sebenar dalam kejayaan mereka. Mereka ingin tahu bahawa anda komited untuk menyediakan apa yang mereka perlukan untuk berjaya. Pastikan anda bertindak balas dan bersedia memenuhi keperluan mereka semaksimum mungkin.
5. pastikan pekerja jauh anda selamat
Keselamatan siber adalah topik penting. Infrastruktur tepat yang anda siapkan untuk melindungi pekerja jarak jauh akan berbeza-beza berdasarkan risiko yang berkaitan dengan peranan pekerja anda. Jelasnya, sesiapa yang mengendalikan data sensitif seperti maklumat peribadi, harta intelek atau rekod kewangan mesti mempunyai langkah keselamatan yang mencukupi.
Senarai ini bukanlah senarai lengkap teknologi dan amalan terbaik untuk keselamatan siber bagi tenaga kerja yang jauh. Tetapi pilihan ini bagus untuk menjaga keselamatan pekerja jarak jauh anda semasa mereka bekerja di luar pejabat.
Rangkaian Peribadi Maya (VPN)
VPN perusahaan menyulitkan lalu lintas rangkaian dan memberi pekerja jarak jauh anda keupayaan untuk menyambung ke rangkaian dalaman syarikat anda. Sekiranya anda mengekalkan pangkalan data yang perlu diakses oleh pekerja dari jarak jauh, VPN akan memberikan akses yang lebih selamat kepada pekerja jauh anda.
Berhati-hati dengan peranti peribadi
Dasar Membawa Peranti Anda Sendiri (BYOD) adalah pilihan yang sangat popular untuk pasukan maya kerana mereka membenarkan pekerja jarak jauh menggunakan peranti yang sudah mereka selesa, menjimatkan majikan mereka dengan kos perolehan dan pengurusan peranti.
Malangnya, peranti peribadi juga berisiko lebih tinggi untuk masalah keselamatan siber. Ini disebabkan oleh penyemakan imbas web peribadi, kurangnya kemampuan pemantauan korporat, dan aplikasi pihak ketiga yang tidak disahkan. Majikan yang membenarkan penggunaan peranti peribadi untuk bekerja mesti memastikan bahawa pekerjanya tidak mendapat akses ke data sensitif semasa melakukannya.
Elakkan sambungan Wi-Fi yang tidak selamat
Telekomunikasi sering dikaitkan dengan pejabat sementara yang ditubuhkan di kafe dengan Wi-Fi percuma. Sayangnya, rangkaian Wi-Fi awam boleh berubah menjadi mimpi buruk keselamatan, kerana penjenayah siber dapat memintas sambungan yang tidak disulitkan.
Ini bukan hanya masalah untuk kafe, sambungan Wi-Fi yang ditawarkan oleh hotel, pesawat dan AirBnB bahkan tidak dijamin selamat. Sekiranya pekerja anda harus bekerja semasa dalam perjalanan, anda perlu membeli penghala bergerak dengan rancangan data. Ini akan membolehkan mereka mempunyai sambungan Internet yang selamat dengan mereka ke mana sahaja mereka pergi.
Salida
Banyak yang harus diperkatakan ketika menyesuaikan diri dengan tenaga kerja yang jauh. Sekiranya anda baru dalam pengurusan lepas, kemungkinan ada beberapa masalah pertumbuhan ketika anda menyesuaikan aliran kerja biasa anda dengan persekitaran maya. Sekiranya anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan pekerja jarak jauh sebagai perniagaan kecil, lihat beberapa artikel di bawah.
