Kate Russell
De wereldwijde pandemie heeft de trend om thuis te werken verergerd, aangezien miljoenen mensen in quarantaine worden geplaatst om infecties te voorkomen.
Telewerken is de afgelopen tien jaar gestaag gegroeid. Uit een Global Workplace Analytics-enquête bleek dat in 2017 bijna de helft van de werknemers parttime thuis werkte.
De snelle publicatie van door Amerikaanse regeringen opgestelde volksgezondheidsrichtlijnen heeft bedrijven gedwongen om snel naar een volledig afgelegen omgeving te verhuizen. Volgens een CNBC-enquête verdubbelde het aantal telewerkers in april 2020.
Hoewel telewerken in opkomst is, is de impact van de wereldwijde pandemie een externe omstandigheid die maar weinig bedrijven hadden kunnen voorspellen.
In de nabije toekomst moeten bedrijven mogelijk een extern personeelsbestand beheren. Deze telewerkstandaard brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee.
1. Vereenvoudig de communicatie met externe werknemers
Bedrijven moeten een communicatiestrategie ontwikkelen om effectieve operaties op afstand te ondersteunen.
De externe omgeving elimineert de natuurlijke vergaderingen die op kantoor plaatsvinden. Omdat nabijheid samenwerking bevordert, loopt het externe personeelsbestand het risico van versnippering.
Stel de uren in dat medewerkers online moeten zijn om de samenhang te behouden. Vergelijkbaar met werken op een kantoor, stel een schema in voor externe werknemers van 9 tot 5.
De enige verandering in de verwachtingen is dat medewerkers digitaal toegankelijk worden. Dit zorgt ervoor dat collega’s kunnen samenwerken om productief te blijven.
Het is belangrijk om de communicatie met nieuwe externe medewerkers te plannen om consistentie te behouden. Routinematige communicatie zou frequenter moeten zijn dan op kantoor, omdat informele interacties verloren gaan op de externe werkplek.
Een manier om het aantal verbroken verbindingen te verminderen, is door dagelijks telewerkers te bellen. Dit geeft medewerkers een forum om regelmatig vragen of zorgen te bespreken, zodat u eventuele problemen kunt aanpakken voordat ze zich voordoen.
Het kantoor maakt het gemakkelijk om snel samen te werken met collega’s met slechts een paar stappen van het bureau. Investeer in mobiele communicatieplatforms zoals Zoom, Trello of Microsoft Teams om hetzelfde niveau van beschikbaarheid op afstand te behouden.
Mobiele samenwerkingsplatforms zorgen voor een grotere toegankelijkheid. Dit helpt medewerkers om de hele dag responsief te blijven.
Bedrijven moeten regelmatig communiceren om de informatiestroom tussen teams in afgelegen omgevingen te optimaliseren.
2. Stel duidelijke verwachtingen voor prestaties
Bedrijven moeten de verwachtingen van werknemers in de nieuwe externe omgeving vormgeven om een productief personeelsbestand te behouden.
Het is moeilijk om de productiviteit van werknemers te volgen als ze niet zichtbaar zijn. Om werknemers verantwoordelijk te houden, stelt u de verwachtingen van werknemers vroeg in de overgang naar een externe omgeving vast.
Definieer duidelijk kwaliteitsnormen, tijdlijnen en criteria voor succes. Dit zal helpen om een effectief team buiten het kantoor op te bouwen.
OKR’s (Key Goals and Results) zijn een populaire omgeving voor teams om doelen te stellen, voortgang bij te houden en resultaten te meten. Het raamwerk definieert duidelijk verwachtingen, doelen en prestaties.
U kunt aangepaste OKR’s maken, evenals OKR’s voor teams. Door ze zichtbaar te maken op een teamprojectbord of werkblad, helpt u uw team op koers te blijven. Het moedigt het team ook aan om te investeren in een succesvolle externe omgeving.
Platforms voor prestatiebeheer bieden meer inzicht in het werk van medewerkers op afstand.
Culture Amp biedt bijvoorbeeld een uitgebreid prestatiebeheerproduct. Met het platform kunt u feedback verzamelen, een objectieve evaluatie uitvoeren met behulp van standaardsjablonen en de prestaties van medewerkers meten.
Om de prestatierapporten aan te passen, kunt u de gegevens filteren op kenmerken zoals afdeling en anciënniteit. U kunt rapporten delen met werknemers om productieve discussies over prestaties aan te moedigen.
U kunt ook werknemersdoelen instellen en volgen via het platform. U kunt opmerkingen maken over de voortgang en gebieden markeren die aandacht nodig hebben.
Met software voor prestatiebeheer kunt u op afstand verbonden blijven en communiceren met uw medewerkers.
Bedrijven moeten profiteren van digitale tools en duidelijke verwachtingen scheppen voor externe werknemers om de prestaties te belonen en te controleren.
3. Gebruik technologie om een afgelegen cultuur te creëren
Bedrijven moeten hun engagement-inspanningen verdubbelen om een positieve telewerkcultuur te behouden.
Een veelgehoorde angst is dat werknemers minder productief zullen zijn in de werkomgeving. Telewerkers zijn echter productiever buiten het traditionele kantoor, volgens een studie gepubliceerd door de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden.
Dit stelt het management voor onverwachte problemen.
Telewerkers werken vaker langer en ervaren meer stress. Buffer’s jaarlijkse State of Teleworking stelt dat de grootste uitdagingen voor telewerkers zijn de verbinding na het werk, eenzaamheid en samenwerking en/of communicatie.
Thuisblijven en regels voor sociale afstand als reactie op COVID-19 verergeren het gevoel van isolatie en ontkoppeling alleen maar.
Bedrijven kunnen gemeenschapsontwikkeling zelfs in afgelegen omgevingen bevorderen door de manier waarop werknemers sociaal omgaan te structureren.
U kunt dagelijkse uitnodigingen op uw belangrijkste communicatieplatform plaatsen voor discussie met medewerkers. Gebruik suggesties die niet gerelateerd zijn aan werkonderwerpen, zoals: Wat is je favoriete liedje om een goed humeur te hebben? De vragen moeten leuk zijn, omdat het doel is om stress te verminderen.
Als je bijvoorbeeld Slack gebruikt, post dan op het open kanaal met de meeste leden. Vraag medewerkers om reacties op het kanaal te plaatsen, niet op de thread. Hiermee worden meldingen naar gebruikers verzonden, waardoor het gesprek prioriteit krijgt en actievere deelname wordt aangemoedigd.
De eenvoudigste manier om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, is door aan het begin van teamvergaderingen tijd vrij te maken voor informele gesprekken. Om een groter gemeenschapsgevoel te creëren, vult u uw telefoongesprekken aan met videogesprekken. Video trekt de aandacht van mensen en vermindert het gevoel van afstand.
U kunt gesprekken starten door medewerkers te vertellen dat de eerste vijf minuten van de vergadering zijn bedoeld om bij te praten. Stimuleer en neem deel aan gesprekken die verder gaan dan werkgerelateerde zaken, zoals weekendplannen of geestelijke gezondheid.
De plotselinge verschuiving naar een afgelegen omgeving, verergerd door de wereldwijde pandemie, maakt emotioneel leiderschap bijzonder belangrijk. Uw stemming en gedrag beïnvloeden het gedrag van uw medewerkers.
U moet de stress, zorgen en angst van werknemers erkennen om de toon te zetten voor ondersteuning en de standaard te worden voor werken op afstand.
Bedrijven moeten digitale platforms gebruiken om sociale interactie tussen werknemers aan te moedigen om de cultuur op afstand in stand te houden.
4. Pas uw processen aan de externe omgeving aan
U kunt problemen met uw personeel op afstand oplossen door uw procedures af te stemmen op uw omgeving.
Plan regelmatig vergaderingen en bied mobiele tools om de communicatie tussen u en uw medewerkers te vergemakkelijken.
Communiceer uw verwachtingen aan werknemers en gebruik prestatiebeheerplatforms om hen verantwoordelijk te houden.
Breng persoonlijk tijd door met mensen om een ondersteunende telewerkencultuur te creëren.
