Kerry Kelly, ACID
Ikiwa hatuko waangalifu, ofisi zetu za nyumbani zinaweza kujazwa haraka sana. Kwa kuwa tunaweza kufunga mlango wa ofisi hii, ofisi yetu ya nyumbani inaweza kutumika kwa urahisi kama kitu kama kikapu kikubwa cha ‘Kiingilio’. Kama matokeo, nyuma ya mlango huu kuna marundo ya karatasi za kazi, orodha za kufanya, na kila aina ya fujo. Sasa ni wakati mzuri wa kudhibiti fujo hili na kutekeleza mifumo ambayo itafanya iwe rahisi kuendelea kuonekana mzuri mnamo 2015.
Siri ya kuweka utaratibu katika ofisi ya nyumbani ni kuzingatia nyuso za kazi. Usiruhusu karatasi zirundike juu ya meza na mifumo itaanguka mahali. Hapa kuna vidokezo vikuu sita kukusaidia uepuke machafuko ambapo unahitaji kufanya kazi.
1. Tumia rafu zilizo hapo juu
Uwekaji wa ofisi ni jambo la kwanza la shirika la ofisi. Ili kuweka sehemu hizi za kazi safi, unahitaji nafasi ya kuhifadhi faili zako, vifaa vya rejeleo, na vifaa. Kwa faili zinazotumiwa mara kwa mara, tumia folda na vikapu kwa ufikiaji wa haraka. Kwa uhifadhi wa kina, baraza la mawaziri la kufungua na droo nne au mbili ambazo zinafaa vizuri katika baraza la mawaziri linaweza kuwa mahali pazuri pa kuhifadhi nyaraka muhimu (lakini sio za kila siku). Picha za kibinafsi au za kitaalam, vyeti na vyeo (na kumbukumbu zingine kukukumbusha kwanini unafanya kile unachofanya) pia zitatoshea vizuri kwenye rafu hizi wakati zinakuhimiza.
2. Tumia rafu zilizo hapa chini
Sasa ongeza rafu zaidi za ofisi chini ya nyuso hizi za kazi ambapo unaweza kuficha tray zako za kuingiza na vifaa vya pembeni kama printa, faksi, modemu, na ruta. Bado wanaweza kupatikana, lakini hawaingilii kazi halisi hapo juu.
3. Tekeleza kanuni ya “bomba mara moja”.
Utawala wangu wa kwanza wa shirika na tija daima imekuwa kugusa karatasi yoyote inayoanguka kwenye dawati langu, si zaidi ya mara moja. Barua inapofika, ninaifungua na kupitia kila sehemu hadi mwisho. Ikiwa ni ankara au ankara, ninaandika hundi na kuiandaa kwa barua, au napanga ratiba ya malipo na kuiwasilisha. Inachukua mazoezi kadhaa, lakini mara inakuwa tabia, unatambua haraka jinsi ilivyo rahisi kutupa rundo la karatasi kutoka kwenye dawati lako milele.
4. Unganisha orodha
Ugani wa asili wa sheria yangu ya kugusa mara moja ni kuhakikisha orodha yangu ya kufanya imeunganishwa katika orodha moja kila siku. Stika zote na mabaki ya karatasi ambayo nitakutana nayo wakati wa mchana inapaswa kuwa kwenye orodha moja, vinginevyo wataishia mezani. Hii sio tu inajaza meza, lakini pia akili. Mara tu ukishaanza tabia hii, chukua hatua inayofuata na uende kwenye programu za dijiti za kompyuta na simu ambazo zinahakikisha orodha yako ya kufanya iko nawe kila wakati na haipotei kamwe.
5. Kudhibiti nyaya
Hakuna kitu kinachosumbua ofisi zaidi ya molekuli iliyoshikika ya kompyuta, printa, mashine za faksi, na nyaya za simu. Kwa bahati nzuri, hii ni moja wapo ya suluhisho rahisi utapata. Kuna aina kadhaa za mifumo ya usimamizi wa kebo, kwa hivyo chunguza tu eneo hilo na uone ni ipi itaficha nyaya zako kwa maoni, lakini ni rahisi kufikia wakati unahitaji kuhamisha au kubadilisha vifaa.
6. Tengeneza nafasi unayopenda
Baada ya miaka mingi ya kubuni nyumba, niliona jambo la kufurahisha: unapounda nafasi nyumbani kwako ambayo unapenda, una uwezekano mkubwa wa kuiweka jinsi unavyoipenda. Niligundua pia kuwa njia moja bora ya kukaa na tija ni kuunda ofisi ambapo unafurahiya kutumia wakati.
Kwa hivyo, jizamishe ulimwenguni na ufurahie rangi unazopenda. Shikilia sanaa na picha ambazo zina maana ya kibinafsi na tumia pesa kidogo kwenye picha inayojielezea. Sio tu kwamba utapenda ofisi yako, wateja wako na wenzako wataipenda!
Je! Ni vidokezo vyako vya juu vya kudumisha shirika zuri la ofisi ya nyumba?
Ili kuona fanicha zaidi za ofisi na kuweka rafu kama zile Kerry alizotaja katika nakala hii, tembelea Home Depot.
