Kerry Kelly, ACID
Nếu chúng ta không cẩn thận, các văn phòng tại nhà của chúng ta có thể bị bão hòa khá nhanh. Vì chúng ta có thể đóng cửa văn phòng này, nên văn phòng tại nhà của chúng ta có thể dễ dàng được sử dụng như một cái gì đó giống như một cái giỏ ‘Lối vào’ khổng lồ. Kết quả là đằng sau cánh cửa này là hàng đống giấy tờ công việc, danh sách việc cần làm và đủ thứ ngổn ngang. Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để kiểm soát mớ hỗn độn này và triển khai các hệ thống giúp việc duy trì vẻ ngoài đẹp đẽ trong năm 2015 trở nên dễ dàng hơn.
Bí quyết để giữ trật tự trong văn phòng tại nhà là tập trung vào bề mặt làm việc. Đừng để đống giấy tờ trên bàn và hệ thống sẽ rơi vào vị trí cũ. Dưới đây là sáu mẹo tuyệt vời để giúp bạn tránh tình trạng lộn xộn ở nơi bạn cần làm việc.
1. Sử dụng các giá trên
Kệ văn phòng là yếu tố đầu tiên của tổ chức văn phòng. Để giữ cho các bề mặt làm việc này sạch sẽ, bạn cần có không gian để lưu trữ các tệp, tài liệu tham khảo và nguồn cung cấp. Đối với các tệp được sử dụng thường xuyên, hãy sử dụng các thư mục và giỏ để truy cập nhanh. Để lưu trữ sâu, một tủ hồ sơ có bốn hoặc hai ngăn kéo vừa vặn thoải mái trong tủ hồ sơ có thể là một nơi tuyệt vời để lưu trữ các tài liệu cần thiết (nhưng không phải hàng ngày). Những bức ảnh cá nhân hoặc nghề nghiệp yêu thích, giấy chứng nhận và chức danh (và những vật lưu niệm khác để nhắc nhở bạn lý do tại sao bạn làm những gì bạn làm) cũng sẽ phù hợp trên các kệ này mà vẫn giữ cho bạn có động lực.
2. Sử dụng các kệ bên dưới
Bây giờ, hãy thêm nhiều kệ văn phòng hơn bên dưới các bề mặt làm việc này, nơi bạn có thể ẩn các khay đầu vào và thiết bị ngoại vi của mình như máy in, fax, modem và bộ định tuyến. Chúng vẫn trong tầm tay, nhưng chúng không làm gián đoạn công việc thực tế ở trên.
3. Thực hiện quy tắc “chạm một lần”.
Quy tắc tổ chức và năng suất đầu tiên của tôi luôn là chạm vào bất kỳ tờ giấy nào rơi trên bàn làm việc của tôi, không quá một lần. Khi một lá thư đến, tôi mở nó ra và xem lại từng phần một. Nếu đó là hóa đơn hoặc hóa đơn, tôi viết séc và chuẩn bị gửi qua đường bưu điện, hoặc tôi lên lịch thanh toán và xuất trình. Cần phải luyện tập một chút, nhưng một khi nó trở thành thói quen, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra việc quăng đống giấy tờ đó ra khỏi bàn làm việc mãi mãi dễ dàng như thế nào.
4. Kết hợp danh sách
Một phần mở rộng tự nhiên của quy tắc một chạm của tôi là đảm bảo danh sách việc cần làm của tôi được hợp nhất thành một danh sách mỗi ngày. Tất cả các nhãn dán và mẩu giấy mà tôi bắt gặp trong ngày phải nằm trong cùng một danh sách, nếu không chúng sẽ nằm trên bàn. Điều này không chỉ làm lộn xộn bàn, mà còn cả tâm trí. Khi bạn đã bỏ được thói quen này, hãy thực hiện bước tiếp theo và chuyển sang các ứng dụng kỹ thuật số dành cho máy tính và điện thoại để đảm bảo danh sách việc cần làm của bạn luôn ở bên bạn và không bao giờ bị mất.
5. Cáp điều khiển
Không gì làm văn phòng lộn xộn hơn một đống máy tính, máy in, máy fax và dây cáp điện thoại rối rắm. May mắn thay, đây là một trong những giải pháp dễ dàng nhất mà bạn sẽ tìm thấy. Có một số loại hệ thống quản lý cáp, vì vậy chỉ cần quét khu vực và xem loại nào sẽ ẩn cáp của bạn khỏi tầm nhìn, nhưng bạn có thể dễ dàng truy cập khi cần di chuyển hoặc thay thế thiết bị.
6. Tạo không gian bạn thích
Sau nhiều năm thiết kế nhà ở, tôi nhận thấy một điều thú vị: khi bạn tạo ra một không gian trong nhà mà bạn yêu thích, bạn sẽ có nhiều khả năng giữ nó theo cách bạn yêu thích. Tôi cũng nhận thấy rằng một trong những cách tốt nhất để duy trì năng suất là tạo ra một văn phòng nơi bạn thực sự thích dành thời gian.
Vì vậy, hãy hòa mình vào thế giới và tận hưởng những màu sắc yêu thích của bạn. Treo các tác phẩm nghệ thuật và ảnh có ý nghĩa cá nhân và chi một ít tiền cho một bức tranh thể hiện bản thân. Bạn không chỉ yêu thích văn phòng của mình mà khách hàng và đồng nghiệp của bạn cũng sẽ yêu thích nó!
Lời khuyên hàng đầu của bạn để duy trì một tổ chức văn phòng tại nhà đẹp là gì?
Để xem thêm nội thất văn phòng và giá đỡ như những thứ mà Kerry đề cập trong bài viết này, hãy truy cập Home Depot.
