Do Lydia Staron viết kịch bản
Tạo ngân sách có thể quá sức, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo ngân sách cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, cơ chế thực tế của việc này không khó lắm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhớ những điều nhất định để bạn có thể thành công, điều này sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình và trông thấy nó khởi sắc.
Victor Butcher, cựu chủ tịch của Hiệp hội Kế toán Công chứng Memphis của Tennessee, nói rằng ngân sách “… giống như một lộ trình cho công ty của bạn. Bạn cần một lộ trình để hiểu bạn đang đi đâu với doanh nghiệp của mình. Nhưng lộ trình này được tạo ra như thế nào?
1. Xác định thu nhập của bạn
Thu nhập của bạn sẽ đến từ việc bán hàng của bạn và bất kỳ nguồn thu nhập bổ sung nào khác. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu kinh doanh từ đầu, bạn có thể lập ngân sách. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng chính xác và thực tế nhất có thể.
Ngược lại, nếu bạn đã kinh doanh từ một năm trở lên thì bạn phải học ít nhất 12 tháng gần nhất. Điều này sẽ cho phép bạn thích ứng với bất kỳ thay đổi theo mùa nào có thể xảy ra. Ví dụ: nếu doanh số bán hàng đang tăng vào khoảng Giáng sinh và giảm đột ngột vào tháng Giêng hoặc nếu bạn nhận thấy nhiều hoạt động hơn trong những tháng mùa hè hơn là vào mùa đông. Do đó, bạn có thể muốn xem xét điều chỉnh ngân sách của mình để phù hợp với những thay đổi này.
Tốt hơn là nên bảo thủ và đánh giá thấp thu nhập của bạn, đặc biệt là trong thời gian đầu, hơn là đánh giá quá cao nó. Thêm vào đó, nó sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại của ngân sách của bạn, như bạn sẽ thấy ngay sau đây.
2. Xác định chi phí của bạn
Đây là một cách khác để nói rằng bạn cần biết chi phí của mình là bao nhiêu. Có nhiều loại chi phí khác nhau:
- Dài hạn: Chi phí cố định tương ứng với chi phí cố định. Những thứ này sẽ khiến bạn phải trả giá như vậy trong tương lai gần. Điều này có thể bao gồm cho thuê, dịch vụ, bảo hiểm, v.v. Cách tốt nhất để kiểm tra chi phí tồn đọng của bạn là kiểm tra bảng sao kê ngân hàng cũ của bạn.
- Biến: Chúng tương ứng với khối lượng bán hàng của bạn. Ví dụ: nguyên liệu thô, chi phí vận chuyển, hoa hồng, chi phí tiếp thị và những thứ tương tự.
- Các hàm bán biến: Đây là những chi phí cố định có thể được chuyển đổi thành biến đổi. Điều này xảy ra khi khối lượng công việc tăng hoặc giảm. Một số ví dụ là tiền lương, chi phí hóa đơn điện thoại, các chiến dịch tiếp thị đặc biệt, và những thứ khác.
3. Hạch toán chi phí một lần
Đây thường là những chi phí không thể đoán trước được, chẳng hạn như thay thế một máy tính bị hỏng. Tuy nhiên, chúng cũng có thể liên quan đến các khoản chi đã lên kế hoạch, chẳng hạn như tham dự một hội nghị kinh doanh. Chúng không được bao gồm trong các chi phí khác của bạn vì bạn phải có một quỹ chuyên dụng dành riêng cho bất kỳ chi phí một lần nào có thể phát sinh.
4. Xác định thu nhập của bạn
Lợi nhuận của bạn là kết quả của việc trừ đi chi phí khỏi thu nhập của bạn. Đây là số tiền thực sự bạn kiếm được từ công việc kinh doanh của mình. Một lần nữa, nếu bạn là người mới bắt đầu kinh doanh, bạn có thể ước tính chính xác nhất có thể. Đối với điều này, Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ khuyên bạn nên tiến hành một cuộc điều tra trước. Bạn có thể liên hệ với các hiệp hội thương mại hoặc chủ ngân hàng của mình để kiểm tra lợi nhuận ước tính.
Ngay cả khi bạn đã có một công ty được thành lập tốt, bạn có thể đảm bảo rằng điểm mấu chốt của bạn là những gì nó nên được so sánh với các công ty khác cùng quy mô trong ngành của bạn.
Ngoài ra, có khả năng số dư của bạn bị âm, có nghĩa là bạn đang thua lỗ, không tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu. Vì vậy, đừng coi đó là dấu hiệu của sự thất bại hay tuyệt vọng. Những gì bạn có thể làm để giải quyết vấn đề này là xác định lý do và nếu cần, hãy điều chỉnh ngân sách của mình.
5. Thông báo cho anh ấy
Bây giờ bạn đã hoàn thành các bước đơn giản này để tạo ngân sách của mình, bạn nên tiếp tục. Bạn cần nhập thu nhập và chi phí hàng tháng của mình để xem liệu chúng có phù hợp với ngân sách ban đầu của bạn và bạn đang làm tốt như thế nào. Bằng cách này, bạn có thể điều chỉnh các cài đặt. Một số người trong số họ có thể cắt giảm các chi phí biến đổi hoặc vay tiền cá nhân trực tuyến để kiếm tiền, ngay cả khi bạn vượt quá ngân sách. Ngược lại, nếu bạn thấy thu nhập của mình tăng lên, bạn có thể đầu tư kịp thời.
6. Sử dụng các công cụ bạn cần
Bạn phải theo kịp ngân sách của mình. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần các công cụ phần mềm để giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Nhiều nền tảng cung cấp kết quả đáng tin cậy và dễ sử dụng.
Lợi ích của việc lập ngân sách
Như bạn có thể thấy, việc tạo ra một ngân sách sẽ cho phép bạn thiết kế một kế hoạch kinh doanh phù hợp với thực tế của bạn. Mặc dù vậy, nghiên cứu của Clutch trên 302 công ty cho thấy 61% doanh nghiệp nhỏ không có ngân sách chính thức. Hơn nữa, họ cũng phát hiện ra rằng gần 40% trong số họ đã vượt quá ngân sách trong các quý đầu tiên của năm.
Điều này thường xảy ra khi ước tính doanh thu và chi phí không thực tế. Tuy nhiên, phân tích này đã cho phép các công ty này thích ứng, đó có thể là lý do tại sao họ không tiếp tục chi vượt ngân sách trong thời gian còn lại của năm. Đây là kết quả của việc cập nhật thành công ngân sách của bạn.
Một lợi ích khác của việc lập ngân sách là đôi khi các nhân viên ngân hàng có thể muốn biết kế hoạch của bạn là gì và cách bạn thiết lập nó. Sự sẵn lòng của bạn sẽ là một dấu hiệu khác cho thấy sự sẵn lòng và cam kết của bạn.
Trái ngược với những gì nhiều người nghĩ, đây có thể là một chiến lược tốt để giữ cho nhân viên của bạn tiết kiệm ngân sách. Do đó, nó mang lại cho họ một mục tiêu để đạt được, điều này có thể làm tăng động lực và hiệu suất của họ.
