الهواتف الذكية ، والأجهزة اللوحية ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الصغيرة بما يكفي لتناسب محفظتك ، كلها أسباب تجعل اتصال العمل نادراً ما ينتهي في المساء أو عطلات نهاية الأسبوع. يمكن لعملائك الاتصال بك في أي وقت – ويمكنك دائمًا الرد.
في حين أنه من المهم الحفاظ على الإحساس بالمساحة الشخصية والفرص العائلية والترفيهية ، فمن المحتمل أنك تريد التأكد من أن عملك لا يفقد أي آفاق خلال هذه الساعات. مساعدة الموظفين على تعلم كيف ومتى يستجيبون – ويتعلمون بأنفسهم – يمكن أن يعني الفرق بين قائد متحمس ينزلق من خلال الثغرات بعد الساعة 5:00 مساءً والرضا المستمر للعميل المتقلب.
كيف تجعل عملك ممتعًا بعد ساعات
سواء كنت تفكر في أن الوقت قد حان لتوظيف فريق ليلي ، أو تبحث فقط عن طريقة لجمع المعلومات في المساء ، يجب أن يبدو عملك دائمًا مرحبًا به.
1. النظر في الاستعانة بالمساعدة
إذا كان عملك يحتوي على الكثير من جهات الاتصال خارج ساعات العمل بحيث يكون من المنطقي ، من الناحية المالية أو غير ذلك ، أن يكون لديك شخص قريب منك خلال ساعات العمل غير المهنية ، فهناك العديد من الخيارات التي يمكنك اللجوء إليها.
- البريد الصوتي البشري – يوجد لدى العديد من الشركات شخص يعمل بمثابة “آلة رد” خارج ساعات العمل. قد لا يتمكن هذا الشخص من الإجابة على أسئلة محددة مثلك أنت وفريقك ، لكنه سيوفر صوتًا بشريًا لتلقي الرسائل عندما يتصل بك شخص ما وأنت في المنزل في المساء.
- طاقم المساء / عطلة نهاية الأسبوع – إذا كنت تعتقد أنه يمكنك جني أموال أكثر مما تخسره في النفقات العامة عن طريق دفع بعض الأشخاص للعمل في عطلة نهاية الأسبوع ، فابحث عن ذلك.
2. دع الحديث الافتراضي.
قد لا تحتاج شركتك إلى شخص حقيقي أو مجموعة من الأشخاص للعمل خارج ساعات العمل ، ولكنك لا تزال ترغب في التعامل مع عدة مكالمات هاتفية أو رسائل بريد إلكتروني بشكل صحيح. يمكنك إعداد بريد صوتي يخبر الأشخاص بأدب أنه قد تم استلام رسالتهم وسيقوم شخص ما بالرد عليهم فورًا في الصباح. يمكنك أيضًا إعداد “رد تلقائي” للرسائل المستلمة خارج ساعات العمل.
3. جمع المعلومات في الصباح.
نظرًا لأنك تخبر العملاء أنك ستتصل بهم في أسرع وقت ممكن ، فتأكد من قيام شخص ما بذلك. تحقق من رسائل الهاتف والبريد الإلكتروني ، أو اطلب من شخص ما القيام بذلك أول شيء في الصباح حتى لا يشعر عملاؤك بالأذى.
عندما يصبح الاتصال ضروريا
ستحتاج أحيانًا إلى الاتصال بالموظفين أو بالعكس ، في عطلات نهاية الأسبوع أو في وقت متأخر من الليل. في مثل هذه الحالات ، من المهم أن يكون لديك بعض القواعد الأساسية للعملية.
4. وضع الحدود.
اهم الاشياء اولا. يتطلب التواصل خارج ساعات العمل بعض الحدود البسيطة. رتب اجتماعًا واسأل الفريق عن أفضل طريقة للوصول إليهم في الليل أو في عطلة نهاية الأسبوع – سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الاتصال الهاتفي أو الرسائل النصية أو الرسائل الفورية – حتى لا يشعروا بالتطفل. لا تفترض أنه ليس لديهم مشكلة في سماعك خارج ساعات العمل. لا شك أن موظفيك لديهم أسلوب حياة مختلف تمامًا ومواقف عائلية.
5. لا تسيء استخدام هذا الامتياز.
بعد قيامك بإنشاء بروتوكول اتصال لموظفيك ، تأكد من اتباعه بنفسك ، حتى لو كنت مديرًا. سيشعر موظفوك بثقة أكبر بشأن ما هو مطلوب من وظائفهم ، وهذا سيبني احترامًا وعلاقة أفضل مع فريقك إذا لم تكتب إليهم بعد ظهر يوم الأحد بعد أن يتفق الجميع على أن البريد الإلكتروني أفضل.
6. التعرف على حالات الطوارئ.
أحيانًا يكون الاتصال المباشر أمرًا لا مفر منه. من الأفضل أن تخبر فريقك بموعد حدوث ذلك. اعتمادًا على ما تفعله ، قد لا يكون لديك أي شيء يعتبر حقًا خطرًا على الحياة أو الموت. ومع ذلك ، ستحتاج إلى التأكد من حل المشكلات في أسرع وقت ممكن.
- قم بإعداد قائمة – دع الجميع يعرف ما يعتبر “حالة طوارئ”. ضع في اعتبارك الاحتفاظ بقائمة في المكتب وتوزيع نسخة على الجميع.
- بناء سلسلة من الأوامر – قد يحتاج بعض الأشخاص إلى الاتصال بهم أكثر من غيرهم في حالة ظهور مشكلة.
- استخدم شكلاً آخر من أشكال الاتصال. إذا كان عملك يستخدم البريد الإلكتروني في عطلة نهاية الأسبوع لإجراء اتصالات بسيطة وغير طارئة ، فأخبر الجميع أن المكالمة الهاتفية تعني شيئًا أكثر أهمية.
في عالم اليوم ، قد تكون ساعات عملك أطول مما كنت تتوقعه. لكن هذا لا يعني أن الإنتاجية وأسلوب الحياة يجب أن يتأثروا. بقليل من التخطيط ، يمكنك تلبية احتياجات عملائك وفريقك دون أن تصبح مكانًا لكل العمل والترفيه.
