المؤلف: تانيا لونجو
يبدو المكتب الحديث النمطي كما كان في السبعينيات: الجدران البيضاء ، ومصابيح الفلورسنت ، وبيئة العمل “المزرعة”. في حين أن الأكشاك ضارة بمعنويات الموظفين ، فإن البديل الحقيقي الوحيد هو المكتب المفتوح ، وهو ليس مناسبًا تمامًا للمكاتب التي يقضي الموظفون فيها الكثير من الوقت على الهاتف.
لا تحتوي معظم المكاتب على مساحة كافية للمكاتب الفردية ، لذلك يحاول المديرون تحقيق أقصى استفادة من المساحة المتاحة. في حين أن التغلب على القيود في مكان العمل يستغرق وقتًا وطاقة ، إلا أنها خطوة ضرورية لتعزيز معنويات الموظفين وطاقتهم. لكل شركة ثقافتها وهيكلها الخاص ، ولكل مكتب احتياجات مختلفة لمساحة التعاون ، ولكن بعض أفضل الممارسات تنطبق في مختلف الصناعات. فيما يلي ست طرق لتحويل مكتبك إلى مساحة عمل أكثر كفاءة وفعالية دون المساومة على التكاليف المرتفعة.
1. استخدم مساحة الحائط
لكل مكتب إجراءات وتعليمات يسهل نسيانها. في بعض الأحيان يحتاج الموظفون إلى تذكيرهم بإخراج الطعام من الثلاجة كل يوم جمعة ، أو وضع أنواع معينة فقط من الورق في علب القمامة. يمكن أن تكون طباعة هذه التذكيرات ونشرها على حائط مناسب أكثر فعالية من إرسال تذكير لمرة واحدة عبر البريد الإلكتروني.
تعد تحديثات المشروع والمعلومات الأخرى أكثر فاعلية أيضًا عند نشرها على الجدران وتحافظ على تحفيز الموظفين وتركيزهم. في بعض الأحيان قد يكون من دواعي السرور أن يتم تذكير الموظفين بسبب عملهم معًا ، أو أن مشروعًا طويلًا وصعبًا يعملون عليه سيؤتي ثماره في يوم من الأيام.
لا تنشر رسومًا هزلية أو منشورات مدونة أو أي محتوى آخر تابع لجهة خارجية على جدران الأماكن العامة. غالبًا ما تشتت الانتباه ، إلا إذا كانت تتعلق بمقالات إخبارية مرتبطة بشكل مباشر بإنجازات الشركة الأخيرة.
2. شراء أثاث جديد.
المكاتب القديمة عديمة اللون ضارة بمعنويات الموظفين. من الأفضل جعل المكاتب تشعر بمزيد من الاسترخاء وتشبه إلى حد كبير المقهى أو المكتب المنزلي. الأثاث الذي يضفي إحساسًا طبيعيًا أو يطابق ألوان الشركة يمكن أن يحافظ على الاحتراف ويحسن مزاج العاملين في المكاتب.
يمكن للأثاث الجديد أيضًا تحسين الوضع والصحة العامة للموظفين. تتآكل الكراسي بمرور الوقت ، وقد تم إنشاء الأثاث الذي تم إنشاؤه منذ أكثر من 20 عامًا دون مراعاة أحدث التطورات في بيئة العمل. إذا كانت الكراسي أكبر سنًا ، ففكر في استبدالها في أسرع وقت ممكن لزيادة التركيز والمزاج بين الموظفين.
بالطبع ، ليست كل الشركات لديها ميزانية لاستبدال الأثاث الرئيسي ، خاصة إذا كانت هوامش الربح أقل من المعتاد. في هذه الحالة ، يكون استبدال الكراسي الأكثر استخدامًا في المكتب أكثر منطقية من استبدال الكراسي في غرفة اجتماعات غير مستخدمة.
3. التقليل من المشتتات
على الرغم من عدم وجود طريقة للتخلص من جميع عوامل التشتيت في مكان عملك ، يمكن محو الأشياء الشائعة ببعض التعديلات الصغيرة. أولاً ، شجع الموظفين على استخدام الأماكن المناسبة للتحدث. بالنسبة للموظفين الذين لديهم مكاتب خاصة ، قد يعني هذا مطالبتهم بإجراء محادثة فردية في مكتبهم أو غرفة اجتماعاتهم بدلاً من الاستناد إلى كشك شخص ما لإجراء محادثة طويلة. يجب إجراء الثرثرة غير المتعلقة بالعمل ، إن أمكن ، في غرفة الاستراحة ، مع تجاهل الموظفين المشغولين الآخرين.
الضوء الطبيعي رائع ، ولكن اعتمادًا على ما يحدث بالخارج ، يمكن أن تكون النوافذ مشتتة للغاية. يجب تركيب الستائر العاتمة بحيث يمكن على الأقل سحبها لأسفل إذا احتاج شخص يجلس بجوارك إلى تقليل الوهج أو التركيز بشكل أفضل.
أخيرًا ، حاول كتابة تعليمات مكتبية للمكالمات الهاتفية والموسيقى ومقاطع الفيديو ، حتى لو كانت متعلقة بالعمل. شجع الموظفين على إجراء مكالمات هاتفية شخصية في الخارج واستخدام سماعات الرأس عند مشاهدة مقاطع الفيديو القصيرة. على الرغم من أن هذا يبدو واضحًا ، إلا أنه لا يزال من الضروري أن نقول: لا ينبغي أبدًا تحويل المكالمات الهاتفية إلى مكبر صوت خارج غرف الاجتماعات والمكاتب الشخصية ، ما لم يكن الجميع في المكتب. يحتاج اسمع هذا.
4. استخدم غرف الاجتماعات بحكمة
تحتوي معظم المساحات المكتبية على غرفة اجتماعات واحدة على الأقل ، ولكن لا تفضل جميع المؤسسات استخدامها على هذا النحو. لكي تكون غرفة الاجتماعات مكان اجتماع فعال ، يجب استخدامها على هذا النحو في جميع الأوقات. هذا يعني أنه لا يمكنك استخدام غرفة المؤتمرات للتخزين أو التحدث عن المشاريع أو أخذ فترات راحة.
إذا كانت مساحة الاجتماعات محدودة ، فقد يجد الموظفون أنفسهم في أماكن اجتماعات أخرى أقل كفاءة. يمكن أن تكون هذه صالات أو مقاهي أو أي مساحة خالية داخل المكتب أو خارجه. ضع في اعتبارك وجود سياسة في المكتب حول مكان عقد الاجتماعات وشجع الموظفين على الاشتراك في مواقع الاجتماعات مسبقًا لمنع الحجوزات المزدوجة وغيرها من المشكلات.
5. نظف مرتين في السنة
كل مكتب في حالة من الفوضى. يمكن أن ينتهي الأمر بعينات العملاء القدامى ، والقرطاسية نصف المستخدمة ، وحتى القمصان المجانية في الصناديق بجوار آلة التصوير أو تحت طاولة غرفة الاجتماعات.
في حين أن الجرد والتخلص من القمامة غير الضرورية يمكن أن يكون مصدر إزعاج في المكاتب الكبيرة ، فإن الأمر يستحق ذلك. سيساعد مخزون أفضل من اللوازم المكتبية في تقليل إهدار المال ، وستسمح المساحة الخالية للأشخاص بالتحرك بحرية أكبر والعمل والالتقاء ببعضهم البعض. إنها أيضًا فرصة رائعة لجمع خراطيش الطابعة القديمة وإعادة تدويرها.
ضع في اعتبارك إقامة أحداث لجمع القمامة لجميع الموظفين مرتين في السنة ، ربما بعد اكتمال المشاريع الكبيرة أو عندما تنخفض الإنتاجية قبل العطلات مباشرة. اطلب من قائد كل قسم تقييم ما لا يزال مفيدًا وما هو غير مفيد. إذا كان هناك أي شك بشأن الحاجة إلى شيء ما ، فيجب عرضه على مدير آخر لاتخاذ قرار نهائي. قد تكون هناك حاجة لبعض الاحتياطات لمنع الإغراق العرضي للأشياء الثمينة ، ولكن بالنسبة للجزء الأكبر ، تحتاج الأقسام الفردية إلى أن تكون قادرة على التمييز بين ما هو مهملات وما هو ليس كذلك.
6. اسأل الموظفين عما يحتاجون إليه
لا يدرك المديرون العاملون في مكاتب الزاوية دائمًا التحديات التي يواجهها الموظفون المبتدئون. ربما تجعل صوتيات المساحات المكتبية من المستحيل تقريبًا تلقي مكالمات هاتفية ، مما يجعل الأكشاك تحسنًا طفيفًا عن مكتب مفتوح. ربما يكون فرد أو مجموعة من الموظفين مصدرًا دائمًا لإلهاء كل من يحاول العمل. قد تتمكن من طلب خراطيش الحبر عبر الإنترنت لتوفير الوقت وضمان تدفق الحبر بشكل ثابت دون التأثير على جودة الطباعة.
ضع في اعتبارك توزيع استطلاع مجهول الهوية يمكن للموظفين استخدامه للإبلاغ عن الأشياء التي تعيق إنتاجيتهم. بعد ذلك ، يجب على المديرين التشاور مع بعضهم البعض لتحديد الإجراءات المناسبة. في حين أنه من السهل التوصل إلى بعض الإصلاحات ، مثل تعليمات هاتف المكتب الجديد ، فقد يتطلب البعض الآخر تمويلًا أو وقتًا للتنفيذ. يتطلب إنشاء مكان عمل منتج حقًا تواصلًا مستمرًا مع جميع مستويات الموظفين ، لذلك ضع في اعتبارك إجراء مقابلات مع الموظفين وإعادة تقييم احتياجات المكتب سنويًا أو عند ظهور تغييرات كبيرة.
اشترك في نشرة الأعمال الصغيرة Bonfire
واحصل على قالب خطة تسويق مجاني من صفحة واحدة.
