5 начина за подобряване на производителността с услуги за сканиране на документи

Джон Руп

Движението за безхартиени технологии все още е активно, доказвайки, че е било повече от мимолетна мода, когато се появи за първи път преди повече от десетилетие. Всъщност идеята за офис без хартия се заражда през 1975 г., когато Business Week публикува статия, в която се казва, че автоматизацията на офиса ще направи хартията почти безполезна.

Все още не сме там, но много офиси вече виждат ползите от размяната на хартиени файлове за електронни документи. Изследванията разкриха редица скрити разходи, свързани с използването на хартиена система, включително следното:

• Средните усилия за намиране на лошо написан документ са 120 долара.
• $ 220 за възпроизвеждане на изгубен документ
• 25,000 2,160 долара за попълване на шкаф с четири чекмеджета и XNUMX XNUMX долара годишно за поддържане на съдържанието на килера.
• Приблизително 75% от времето, прекарано в работа с хартиени документи, се изразходва за регистрация и търсене.

Не е изненадващо, че САЩ остават най -големият потребител на хартиени изделия, съставлявайки почти 46% от потреблението на хартия. Има много възможности за компаниите да възприемат по -устойчиви практики за обработка на хартия, особено в офиси, където високата консумация на хартия се е превърнала в норма.

Не е чудно, че компаниите търсят най -добрия начин да управляват времето си, да намалят разходите и да осигурят най -доброто изживяване както за служителите, така и за клиентите. Фокусирането само върху аспекта на производителността може да бъде най -добрият вариант за решаване на всички горепосочени проблеми; Ето как.

1. Електронни документи могат да се търсят

Повечето от нас са прочели цели документи в търсене на една -единствена фраза и са прекарали ценни минути върху нея. Умножете тези минути по броя на търсенията на информация и вероятно ще прекарвате часове годишно, време, което може да бъде по-добре изразходвано за дейности, генериращи доход.

Електронните документи могат лесно да се търсят (CTRL + F спестява огромно време на заетите ръководители), което ви дава лесен начин да избегнете гмуркане в океан от данни в търсене на малко информация.

Освен това можете да търсите в базата данни за документите, които искате, вместо да търсите отделни файлове. Това е особено полезно, ако първоначално документите са били форматирани неправилно.

2. Организацията подобрява ефективността и ефективността

С намаляването на времето за търсене и търсене ефективността и ефективността автоматично се увеличават. Ще можете да реагирате по -добре на клиентите и заинтересованите страни своевременно, което също ще ви позволи да обслужвате повече клиенти и заинтересовани страни през целия работен ден.

3. Множество потребители имат достъп до едни и същи документи.

Ако имате хартиени документи, трябва да ги копирате, така че другите да имат достъп или да споделят същия документ. Това често се свежда до избор между спестяване на време и спестяване на разходи за печат.

С цифрови файлове множество потребители имат достъп до вашата база данни едновременно, дори заинтересовани страни извън вашата организация. Ако използвате услуги за сканиране на документи за хостване на файлове в облака, служителите могат да преглеждат, редактират и управляват документи от своите смартфони или таблети, което им позволява да бъдат продуктивни дори извън офиса.

4. Лесен за споделяне на файлове

Традиционно компаниите, които трябваше да споделят файлове с клиенти, служители или други заинтересовани страни, трябваше да копират документа и да го изпратят на получателя. Имейлът помогна малко да промени тази игра, като ви позволи да изпращате прикачени файлове, но все още съществува проблемът с сканирането на документи един по един и правилното им оразмеряване, за да отговаря на изискванията за имейл (повечето програми за електронна поща ограничават размера на прикачените файлове). В зависимост от броя на страниците, които изпращате, целият този процес може да отнеме часове!

Но тъй като компаниите преминават към база данни с дигитализирани документи, изпращането и споделянето на файлове става въпрос на избор на цифров файл и изпращането му по имейл или на предоставяне на достъп до получателя. Няма нужда да спирате работното време за сканиране и изпращане на документи.

5. Сканираните документи се губят по -трудно

Когато документите ви са в облака, те се проследяват по -лесно и се губят по -трудно. Всеки, който е работил с хартиени документи в миналото, знае колко е трудно да управлява копия на хартия и сърцераздирателния страх, когато документите изчезнат.

Цифровите документи се архивират и съхраняват дълго време. Дори и случайно да бъдат изтрити, обикновено има начин да ги върнете.

Услугите за сканиране на документи са инвестиция

Първоначално едно от предизвикателствата при преминаване към безхартиената зона беше голямото количество хартия, която вече е в работния процес. Ако компаниите внезапно започнат дигитализиране на процесите, те ще загубят функционалността и ползите от всички файлове, които са създали във физическия свят. Но сега, с усъвършенствани услуги за сканиране на документи, предприятията имат по -добър начин за преход.

Малките и големите предприятия преминават към дигитализирана база данни, което им помага да намалят разходите, да увеличат производителността и да разчитат по -малко на работните потоци на хартия и печат.

Време ли е вашата организация да се присъедини към движението?

Препоръчителна снимка: Depositphotos