5 måder at digitalisere, der vil revolutionere din virksomhed i vækst

Amy O. Anderson

Når man starter en lille virksomhed fra bunden, har virksomhedsejere en tendens til at fokusere på elementerne “det store billede”: produkter, mennesker, værktøjer og det fysiske fundament, som virksomheden er bygget på. Bevaring af dokumentation er ikke altid en prioritet, langt mindre organisering eller bevarelse af det for fremtiden.

Papirdokument scannes ikke kun miljøvenligt, det giver også en digital arkiveringsplan for din virksomheds fremtid. Hvordan kan du ellers finde dokumenter hurtigt og effektivt, når du har brug for dem? Selvom din virksomhed allerede bruger digitale poster, er det vigtigt at organisere og udnytte digitale poster til langsigtet vækst, skalerbarhed og innovation. Uanset om du lige er startet eller ser tyve år tilbage for at se, hvor langt du er nået, er digitalisering et værktøj, der, hvis det gøres rigtigt, kan revolutionere din virksomhed.

Hvad er digitalisering?

Scanning handler om at gemme papirdokumenter, men det er mere end bare at scanne dokumenter og gemme dem i en mappe på din computer. Scannede billedfiler mister deres værdi, hvis du ikke kan finde det, du har brug for, på siden, når du har brug for det. Når det er korrekt digitaliseret og arkiveret, er det mere effektivt at finde scannede dokumenter end at søge i fysiske dokumentkasser og hylder.

Digitale bevarelsesteknikker som metadatamærker og optisk tegngenkendelse (OCR) muliggør hurtige søgninger og en løbende væksthistorie for din virksomhed.

De fysiske, juridiske, sikkerhedsmæssige og beskyttelsesmæssige fordele ved digitalisering kan fuldstændigt ændre dynamikken i din virksomhed, når du støder på uventede udfordringer.

Her er fem måder, hvorpå digitalisering af dine papirdokumenter vil ændre din virksomheds fremtid.

1. Opbevaring

Digitalisering af papirdokumenter sparer dig for omkostninger og stress ved at have fysiske kopier. Papir er ikke kun skrøbeligt og modtageligt over for elementerne, papirarkiv eller ekstern opbevaring kan være dyrt og upraktisk. Digitale kopier kan gemmes på en intern server eller i skyen, så du kan gemme store mængder data til en brøkdel af omkostningerne og sikkert bortskaffe årtiers dokumenter, der optager værdifuld kontorplads.

2. Sikkerhedskopier

Når vi bevæger os væk fra papirdokumenter, er flere digitale sikkerhedskopier kritiske. Tag dig tid til at tale med din it -leverandør for at bestemme den bedste måde at oprette flere sikkerhedskopier på, og dette vil give din organisation et kæmpe løft. Cybertrusler retter sig mod flere og flere små virksomheder hvert år, og uden pålidelige og dokumenterede sikkerhedskopier kan et papirløst kontor neutraliseres med et enkelt angreb. Den eneste måde at sikre, at du ikke behøver at betale tusindvis af dollars for lejlighed gendannelse af dine data betyder implementering af et sikkert backup -system.

3. organisation

Dette er en ofte overset del af digitaliseringsprocessen, men det er afgørende for digital lagringsfunktionalitet. Indeksering af poster, når de er digitaliseret, sikrer effektiv fremtidig adgang. Når du bliver kontaktet af skattemyndigheder eller HIPAA -overholdelsesteam, ved du nøjagtigt, hvor og hvordan du får fat i bestemte dokumenter med rige metadata -søgemuligheder. Når de er digitaliseret, kan hver medarbejder få adgang til filerne af sikkerheds- og fortrolighedshensyn. Digitalisering er et sikkert og organiseret alternativ til papirdokumenter, der er lette at miste eller misbruge.

4. Hold dine data opdaterede

Kan du huske disketterne? Teknologi udvikler sig konstant, hvilket betyder, at filformater og digitale lagermetoder, der dukkede op for bare ti år siden, allerede er forældede på moderne computere. Fildigitaliseringsguider giver adgang til dine data i årtier fremover ved at bevare digitale filer i filformater designet til at forblive uændrede over tid. Standarder for digital lagring kræver opdatering af alle filformater, der kan blive ulæselige for nye eller nuværende filformater, så du behøver aldrig bekymre dig om, at de bliver forældede.

5. Mobil adgang

For virksomheder på farten kan digitalisering give mobil adgang. For eksempel betyder sikker adgang via cloud -servere, at medarbejdere, der rejser eller arbejder eksternt, har adgang til alle de poster, de har brug for lige ved hånden. De beskyttelser, der tilbydes i dag, som kryptering af din bærbare computers drev, giver dig mulighed for at gøre dette sikkert. Cloud -servere muliggør også samarbejde og fildeling for en optimal og effektiv oplevelse.

En komplet papirløs digital plan kan forbedre dine medarbejderes effektivitet og føre din virksomheds fortid ind i fremtiden. De oplysninger, du har brug for, er kun et klik væk.