5 Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität mit Document Scan Services

John Roop

Die papierlose Tech-Bewegung ist immer noch aktiv und beweist, dass sie mehr als eine Modeerscheinung war, als sie vor über einem Jahrzehnt zum ersten Mal auftauchte. Die Idee eines papierlosen Büros entstand 1975, als Business Week einen Artikel veröffentlichte, der besagte, dass die Büroautomatisierung Papier nahezu unbrauchbar machen würde.

Wir sind noch nicht ganz da, aber viele Büros sehen bereits die Vorteile des Austauschs von Papierdateien gegen elektronische Dokumente. Untersuchungen haben eine Reihe versteckter Kosten im Zusammenhang mit der Verwendung eines papierbasierten Systems ergeben, darunter die folgenden:

• Der durchschnittliche Aufwand für die Suche nach einem falsch geschriebenen Dokument beträgt 120 US-Dollar.
• 220 US-Dollar für die Reproduktion eines verlorenen Dokuments
• 25.000 US-Dollar für die Befüllung eines Aktenschranks mit vier Schubladen und 2.160 US-Dollar pro Jahr für die Wartung des Schrankinhalts.
• Etwa 75% der Zeit, die für die Arbeit mit Papierdokumenten aufgewendet wird, wird für die Registrierung und Suche aufgewendet.

Es überrascht nicht, dass die Vereinigten Staaten nach wie vor der größte Verbraucher von Papierprodukten sind und fast 46% des Papierverbrauchs ausmachen. Unternehmen haben viele Möglichkeiten, nachhaltigere Papierhandhabungspraktiken anzuwenden, insbesondere in Büros, in denen ein hoher Papierverbrauch zur Norm geworden ist.

Es ist keine Überraschung, dass Unternehmen nach dem besten Weg suchen, ihre Zeit zu verwalten, Kosten zu senken und sowohl Mitarbeitern als auch Kunden die beste Erfahrung zu bieten. Sich nur auf den Produktivitätsaspekt zu konzentrieren, ist möglicherweise die beste Option, um alle oben genannten Probleme zu lösen – so geht’s.

1. Elektronische Dokumente werden durchsuchbar

Die meisten von uns haben ganze Dokumente auf der Suche nach einem einzigen Satz gelesen und wertvolle Minuten damit verbracht. Multiplizieren Sie diese Minuten mit der Häufigkeit, mit der Sie nach Informationen suchen, und verbringen Sie wahrscheinlich Stunden im Jahr – Zeit, die besser für einkommensschaffende Aktivitäten verwendet werden könnte.

Elektronische Dokumente sind leicht zu durchsuchen (STRG + F hat viel Zeit für vielbeschäftigte Führungskräfte gespart), sodass Sie auf einfache Weise vermeiden können, in einen Ozean von Daten einzutauchen, um nach kleinen Informationen zu suchen.

Darüber hinaus können Sie die Datenbank nach den gewünschten Dokumenten durchsuchen, anstatt einzelne Dateien zu durchsuchen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Dokumente ursprünglich falsch formatiert wurden.

2. Die Organisation verbessert die Effizienz und Effektivität

Mit abnehmender Zeit für Registrierung und Suche nehmen Effizienz und Effektivität automatisch zu. Sie können besser rechtzeitig auf Kunden und Stakeholder reagieren, wodurch Sie im Laufe Ihres Geschäftstages mehr Kunden und Stakeholder bedienen können.

3. Mehrere Benutzer können auf dieselben Dokumente zugreifen

Wenn Sie Papierdokumente haben, müssen Sie entweder Fotokopien davon erstellen, damit andere darauf zugreifen können, oder dasselbe Dokument freigeben. Dies führt häufig zu der Wahl zwischen Zeitersparnis und Druckkostenersparnis.

Mit digitalen Dateien können mehrere Benutzer gleichzeitig auf Ihre Datenbank zugreifen, auch Stakeholder außerhalb Ihres Unternehmens. Wenn Sie Dokumentenscan-Dienste zum Hosten von Dateien in der Cloud verwenden, können Mitarbeiter Dokumente von ihren Smartphones oder Tablets aus anzeigen, bearbeiten und verwalten, sodass sie auch außerhalb des Büros produktiv sind.

4. Einfach zu teilende Dateien

Traditionell mussten Unternehmen, die Dateien mit Kunden, Mitarbeitern oder anderen interessierten Parteien teilen mussten, das Dokument kopieren und an den Empfänger senden. E-Mail hat dazu beigetragen, dieses Spiel etwas zu ändern, indem Sie Anhänge senden konnten. Es besteht jedoch immer noch das Problem, Dokumente einzeln zu scannen und sie richtig zu dimensionieren, um die E-Mail-Anforderungen zu erfüllen (die meisten E-Mail-Programme beschränken die Größe von Anhängen). Je nachdem, wie viele Seiten Sie einreichen, kann dieser gesamte Vorgang Stunden dauern!

Wenn Unternehmen jedoch zu einer Datenbank mit digitalisierten Dokumenten wechseln, müssen Sie beim Senden und Freigeben von Dateien eine digitale Datei auswählen und per E-Mail versenden oder dem Empfänger Zugriff gewähren. Es ist nicht erforderlich, den Arbeitstag anzuhalten, um Dokumente zu scannen und zu senden.

5. Gescannte Dokumente sind schwerer zu verlieren

Wenn sich Ihre Dokumente in der Cloud befinden, sind sie leichter zu verfolgen und schwerer zu verlieren. Jeder, der in der Vergangenheit mit Papierdokumenten gearbeitet hat, weiß, wie schwierig es ist, Papierkopien zu verwalten, und wie herzzerreißend die Angst ist, wenn Dokumente verloren gehen.

Digitale Dokumente werden lange gesichert und gespeichert. Selbst wenn sie versehentlich gelöscht werden, gibt es normalerweise eine Möglichkeit, sie zurückzubekommen.

Das Scannen von Dokumenten ist eine Investition

Eine der Herausforderungen beim Übergang in die papierlose Zone war zunächst die schiere Papiermenge, die sich bereits im Workflow befindet. Wenn Unternehmen plötzlich mit der Digitalisierung von Prozessen beginnen, verlieren sie die Funktionalität und die Vorteile aller Dateien, die sie in der physischen Welt erstellt haben. Mit fortschrittlichen Dokumenten-Scan-Diensten haben Unternehmen jetzt eine bessere Möglichkeit, den Übergang zu vollziehen.

Sowohl kleine als auch große Unternehmen stellen auf eine digitalisierte Datenbank um, um Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und dabei weniger auf druck- und papierbasierte Workflows angewiesen zu sein.

Ist es Zeit für Ihre Organisation, sich der Bewegung anzuschließen?

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