Dale Strickland
Es posible que haya oído hablar de los beneficios de una fuerza de trabajo remota: mayor productividad, mayor retención de empleados, ahorros de costos increíbles, un grupo de talentos global diverso y más.
Como propietario de una pequeña empresa, es posible que le interese probar el trabajo remoto usted mismo; sin embargo, si no está listo para administrar el entorno de su oficina virtual, no podrá aprovechar al máximo sus ofertas únicas. Aquí, aprovecho mi experiencia como trabajador remoto para brindarle cinco excelentes consejos para adaptar su negocio a una fuerza laboral remota.
1.Asegúrese de que su empresa admita la administración remota
Suena fácil, pero de hecho hay algunas funciones comerciales importantes que simplemente no se pueden realizar de forma remota. Trate de no darse por vencido en este punto: hay muchas formas creativas de mantener la continuidad del negocio cuando se cambia a un equipo completamente remoto.
Divida los procesos clave en sus componentes más básicos. ¿Ves alguna pieza que podría no ser compatible con el control remoto? Escriba esto y siga investigando. Puede haber alternativas que aún no haya descubierto.
- ¿Tiene órdenes de compra para firmar? Las aplicaciones exclusivas como HelloSign y DocuSign pueden ayudar con esto.
- ¿Sus clientes suelen llamar al servicio de asistencia para comunicarse con alguien en la oficina? Use teléfonos virtuales basados en la nube para reenviar llamadas a un trabajador remoto y considere agregar opciones de soporte en línea.
- ¿Su empresa depende de la colaboración y el debate 1: 1? Cree un entorno de oficina virtual con herramientas como Slack o Workplace de Facebook.
Si ha identificado algo que simplemente no funcionará para las expectativas de “trabajar desde cualquier lugar”, debe realizar cambios. Estos procesos deberán cambiarse para que sean compatibles de forma remota o necesitará que alguien esté disponible para trabajar según sea necesario.
Además de hacer que sus procesos centrales sean compatibles de forma remota, también debe pensar en cómo manejará la superposición. Esta superposición puede ocurrir entre sus procesos normales y las opciones alternativas de acceso remoto si permite trabajadores remotos y en el sitio.
2. Establezca expectativas claras
Para gestionar eficazmente una fuerza de trabajo remota, necesita excelentes habilidades de comunicación escrita. Si bien las videoconferencias y las llamadas telefónicas pueden ayudar a llenar este vacío, dependerá más de la comunicación asincrónica. Para evitar confusiones y cuellos de botella, asegúrese de que su equipo remoto sepa exactamente lo que se espera de ellos con anticipación.
Estas son algunas de las expectativas que definirás.
Disponibilidad
No es ningún secreto que a los trabajadores remotos les encanta la flexibilidad de programación. Pero si su trabajo depende de que sus empleados estén disponibles para discusiones individuales, deberá dejar esto en claro. Determine la cantidad de tiempo que necesitan para estar disponibles para que puedan planificar su horario en consecuencia.
Sensibilidad
¿Cuál es una tasa de respuesta razonable para sus (¡o sus clientes!) Correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes instantáneos, etc. ¿Es prudente que sus empleados regresen a usted al final del día o la prontitud debería ser una prioridad? Esto naturalmente dependerá de sus roles, pero es muy importante que defina claramente sus expectativas de capacidad de respuesta.
Etiqueta
Habrá una gran cantidad de comunicaciones y flujos de trabajo poco convencionales que quizás no le gusten. ¿Qué no debería hacer su empresa? ¿Tiene reglas sobre cómo los empleados llevan a cabo reuniones virtuales, hacen llamadas telefónicas y se comunican con usted y sus colegas? Estos detalles pueden parecer pequeños, pero sientan una base importante para comunicar la cultura corporativa a sus trabajadores remotos.
Comunicación
Para reducir los cuellos de botella innecesarios, debe definir cómo se comunica su empresa. ¿Existen plataformas específicas que sus empleados deberían usar para comunicarse y colaborar? ¿Cuál es la mejor manera de que se comuniquen con usted y sus colegas? ¿Existe un método de comunicación preferido para diferentes casos de uso (por ejemplo, usar el correo electrónico cuando no sea urgente, usar mensajes instantáneos cuando se requiera una respuesta urgente, etc.)
Sus empleados que trabajan desde casa o en otro lugar fuera de la oficina dependerán mucho menos de la comunicación instantánea que su empleado promedio de tiempo completo. Si sus empleados están trabajando en proyectos, bríndeles los resultados deseados y las métricas precisas que utilizará para determinar si se desempeñaron bien en sus funciones y tareas.
3. Prepárate para aprender nuevas tecnologías.
Si aún no eres experto en tecnología, estarás en una gran desventaja. La gestión remota de la fuerza de trabajo se basa en gran medida en la creación de un lugar de trabajo digital respaldado por tecnologías que permiten la comunicación, la colaboración, la gestión de proyectos y otras funciones comerciales clave.
Como mínimo, debe estar familiarizado con el uso de hardware y software de videoconferencia para realizar reuniones virtuales. Estas plataformas hacen que sea increíblemente conveniente interactuar con sus empleados, compartir la pantalla de su computadora en una presentación virtual y mantener importantes conexiones sociales que fomentan la cultura de su lugar de trabajo.
A continuación, se muestran algunas tecnologías populares de trabajo remoto:
- Comunicación: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Gestión de proyectos: Trello, Asana, lunes
- Compartición de archivos: Google Drive, OneDrive, servidores FTP
Afortunadamente, muchas de estas herramientas vienen con ofertas gratuitas o increíblemente asequibles que son perfectas para las pequeñas empresas. Los ahorros de costos de menos bienes raíces, mayores tasas de retención y una mayor productividad son importantes. Esto compensará con creces la inversión relativamente pequeña requerida para garantizar la comunicación y el trabajo eficiente de los trabajadores remotos.
4. Mantener la moral alta para los trabajadores remotos
Los teletrabajadores tienen problemas morales únicos porque están aislados de las experiencias sociales improvisadas que suelen tener sus colegas internos. Como propietario de una pequeña empresa, debe recordar cómo recrear la magia de la comunicación cara a cara en un entorno virtual.
A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos para mejorar la moral del trabajo a distancia:
- Socializa: ¡Tómese su tiempo para la comunicación informal! Considere hacer de los primeros minutos de su reunión semanal un lugar atractivo para socializar, crear un canal social dedicado en la plataforma de chat de su equipo o organizar pequeños eventos sociales durante el horario comercial.
- Confesión: ¡Alabe en voz alta y alabe a menudo! Si sus trabajadores remotos están haciendo un trabajo excepcional, merecen crédito por ello. Aparte del reconocimiento 1: 1, considere hacer anuncios en la plataforma de chat de su equipo o enviarles una pequeña muestra de agradecimiento, como una tarjeta de regalo, en su restaurante favorito.
- Estar disponible: Si desempeña un papel de liderazgo para sus empleados, ellos deben saber que tiene un interés real en su éxito. Quieren saber que usted está comprometido a brindarles lo que necesitan para tener éxito. Asegúrese de responder y estar listo para satisfacer sus necesidades tanto como sea posible.
5.Asegúrese de que sus trabajadores remotos estén seguros
La ciberseguridad es un tema importante. La infraestructura exacta que configure para proteger a los trabajadores remotos variará según los riesgos asociados con las funciones de sus empleados. Obviamente, cualquier persona que maneje datos sensibles como información personal, propiedad intelectual o registros financieros debe tener las medidas de seguridad adecuadas.
Esta lista no es una lista exhaustiva de tecnologías y mejores prácticas para la ciberseguridad para la fuerza laboral remota. Pero estas opciones son excelentes para mantener seguros a sus trabajadores remotos cuando trabajan fuera de la oficina.
Redes privadas virtuales (VPN)
Una VPN empresarial encripta el tráfico de la red y brinda a sus trabajadores remotos la capacidad de conectarse a la red interna de su empresa. Si mantiene una base de datos a la que los empleados necesitan acceder de forma remota, VPN les dará a sus empleados remotos un acceso más seguro.
Tenga cuidado con los dispositivos personales
Las políticas de Bring Your Own Device (BYOD) son una opción increíblemente popular para los equipos virtuales porque permiten a los trabajadores remotos usar dispositivos con los que ya se sienten cómodos, lo que ahorra a sus empleadores en costos de administración y adquisición de dispositivos.
Desafortunadamente, los dispositivos personales también tienen un mayor riesgo de problemas de ciberseguridad. Esto se debe a la navegación web personal, la falta de capacidades de monitoreo corporativo y las aplicaciones de terceros no verificadas. Los empleadores que permiten el uso de dispositivos personales para el trabajo deben asegurarse de que sus empleados no obtengan acceso a datos confidenciales mientras lo hacen.
Evite las conexiones Wi-Fi inseguras
Los teletrabajadores a menudo se asocian con oficinas improvisadas instaladas en cafés con Wi-Fi gratuito. Desafortunadamente, las redes Wi-Fi públicas pueden convertirse en una pesadilla de seguridad, ya que los ciberdelincuentes pueden interceptar conexiones no cifradas.
Esto no es solo un problema para los cafés, ni siquiera se garantiza que las conexiones Wi-Fi que ofrecen los hoteles, aviones y AirBnB sean seguras. Si sus empleados tienen que trabajar mientras viajan, deberá comprar un enrutador móvil con un plan de datos. Esto les permitirá tener una conexión segura a Internet con ellos dondequiera que vayan.
Salida
Hay mucho que decir cuando se trata de adaptarse a una fuerza de trabajo remota. Si es nuevo en la gestión de autónomos, es probable que haya algunos problemas de crecimiento a medida que adapta sus flujos de trabajo habituales a un entorno virtual. Si desea obtener más información sobre el uso de trabajadores remotos como una pequeña empresa, consulte algunos de los artículos a continuación.
