Amy O. Anderson
Al iniciar una pequeña empresa desde cero, los propietarios de empresas tienden a centrarse en los elementos del “panorama general”: productos, personas, herramientas y la base física sobre la que se construye la empresa. Conservar la documentación no siempre es una prioridad, y mucho menos organizarla o conservarla para el futuro.
La digitalización de documentos en papel no solo es ecológica, sino que también proporciona un plan de archivo digital para el futuro de su empresa. ¿De qué otra manera podría encontrar documentos de manera rápida y eficiente cuando los necesite? Incluso si su empresa ya utiliza registros digitales, organizar y aprovechar los registros digitales es esencial para el crecimiento, la escalabilidad y la innovación a largo plazo. Ya sea que esté comenzando o que mire hacia atrás veinte años para ver qué tan lejos ha llegado, la digitalización es una herramienta que, si se hace correctamente, puede revolucionar su negocio.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización se trata de almacenar documentos en papel, pero es más que simplemente escanear documentos y almacenarlos en una carpeta en su computadora. Los archivos de imágenes escaneados pierden su valor si no puede encontrar lo que necesita en la página cuando lo necesita. Cuando se digitalizan y archivan correctamente, encontrar documentos escaneados es más eficaz que buscar en cajas y estantes de documentos físicos.
Las técnicas de conservación digital como las etiquetas de metadatos y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permiten búsquedas rápidas y una historia de crecimiento permanente para su negocio.
Los beneficios físicos, legales, de seguridad y protección de la digitalización pueden cambiar por completo la dinámica de su negocio cuando se encuentra con desafíos inesperados.
Aquí hay cinco formas en que la digitalización de sus documentos en papel cambiará el futuro de su negocio.
1. Almacenamiento
La digitalización de documentos en papel le ahorra el costo y el estrés de tener copias físicas. El papel no solo es frágil y susceptible a los elementos, los archivadores de papel o el almacenamiento externo pueden ser costosos y poco prácticos. Las copias digitales se pueden almacenar en un servidor interno o en la nube, lo que le permite almacenar grandes cantidades de datos a una fracción del costo y desechar de manera segura décadas de documentos que ocupan un valioso espacio de oficina.
2. Copias de seguridad
Al alejarse de los documentos en papel, las copias de seguridad digitales múltiples son fundamentales. Tómese el tiempo para hablar con su proveedor de TI para determinar la mejor manera de crear múltiples copias de seguridad, y esto le dará a su organización un gran impulso. Las amenazas cibernéticas se dirigen a más y más pequeñas empresas cada año, y sin copias de seguridad confiables y probadas, una oficina sin papel se puede neutralizar con un solo ataque. La única forma de asegurarse de no tener que pagar miles de dólares por oportunidad recuperar sus datos significa implementar un sistema de respaldo seguro.
3. Organización
Esta es una parte del proceso de digitalización que a menudo se pasa por alto, pero es esencial para la funcionalidad de almacenamiento digital. La indexación de registros a medida que se digitalizan garantiza un acceso futuro eficiente. Cuando las autoridades fiscales o los equipos de cumplimiento de HIPAA se acerquen a usted, sabrá exactamente dónde y cómo obtener ciertos documentos con funciones de búsqueda de metadatos enriquecidos. Una vez digitalizados, el acceso a los archivos se puede asignar a cada empleado por motivos de seguridad y privacidad. La digitalización es una alternativa segura y organizada a los documentos en papel que son fáciles de perder o usar incorrectamente.
4. Mantener sus datos actualizados
¿Recuerdas los disquetes? La tecnología está en constante evolución, lo que significa que los formatos de archivo y los métodos de almacenamiento digital que aparecieron hace apenas diez años ya están desactualizados en las computadoras modernas. Las guías de digitalización de archivos brindan acceso a sus datos durante las próximas décadas al preservar los archivos digitales en formatos de archivo diseñados para permanecer sin cambios con el tiempo. Los estándares de almacenamiento digital requieren la actualización de cualquier formato de archivo que pueda volverse ilegible a los formatos de archivo nuevos o actuales, por lo que nunca tendrá que preocuparse de que se vuelvan obsoletos.
5. Acceso móvil
Para las empresas en movimiento, la digitalización puede proporcionar acceso móvil. Por ejemplo, el acceso seguro a través de servidores en la nube significa que los empleados que viajan o trabajan de forma remota tienen acceso a todos los registros que necesitan al alcance de la mano. Las protecciones que se ofrecen hoy, como cifrar el disco de su computadora portátil, le permiten hacer esto de manera segura. Los servidores en la nube también permiten la colaboración y el intercambio de archivos para una experiencia óptima y eficiente.
Un completo plan digital sin papel puede mejorar la eficiencia de sus empleados y llevar el pasado de su empresa al futuro. La información que necesita está a un clic de distancia.
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