6 formas de crear un espacio de trabajo eficaz »Fogata de pequeñas empresas

Autor: Tanya Longjo

La oficina moderna estereotipada tiene el mismo aspecto que en la década de 1970: paredes blancas, luces fluorescentes y un entorno de trabajo de “puesto de granja”. Si bien las cabinas son malas para la moral de los empleados, la única alternativa real es una oficina abierta, que no es adecuada para oficinas donde los empleados pasan mucho tiempo hablando por teléfono.

La mayoría de las oficinas no tienen suficiente espacio para oficinas individuales, por lo que los gerentes intentan aprovechar al máximo el espacio disponible. Si bien superar las limitaciones en el lugar de trabajo requiere tiempo y energía, es un paso necesario para impulsar la moral y la energía de los empleados. Cada empresa tiene su propia cultura y estructura, y cada oficina tiene diferentes necesidades de espacio de colaboración, pero algunas de las mejores prácticas se aplican en diferentes industrias. Aquí hay seis formas de transformar el espacio de su oficina en un espacio de trabajo más eficiente y efectivo sin comprometer los altos costos.

1. Usa el espacio de la pared

Cada oficina tiene procedimientos e instrucciones que son fáciles de olvidar. A veces, es necesario recordar a los empleados que saquen la comida del refrigerador todos los viernes o que pongan solo ciertos tipos de papel en los botes de basura. Imprimir y publicar estos recordatorios en un muro apropiado puede ser mucho más efectivo que enviar un recordatorio por única vez por correo electrónico.

Las actualizaciones de proyectos y otra información también son más efectivas cuando se publican en las paredes y mantienen a los empleados motivados y enfocados. A veces puede ser gratificante para los empleados recordar la razón por la que trabajan juntos, o que un proyecto largo y difícil en el que están trabajando dará frutos algún día.

No publique cómics, publicaciones de blogs u otro contenido de terceros en las paredes de los espacios públicos. A menudo distraen, a menos que se relacionen con artículos de noticias directamente relacionados con los logros recientes de la empresa.

2. Compre muebles nuevos.

Las oficinas anticuadas y descoloridas son malas para la moral de los empleados. Es mejor hacer que las oficinas se sientan un poco más relajadas y más como una cafetería o una oficina en casa. Los muebles que dan una sensación natural o combinan con los colores de una empresa pueden mantener la profesionalidad y mejorar el estado de ánimo de los trabajadores de oficina.

Los muebles nuevos también pueden mejorar la postura y la salud general de los empleados. Las sillas se desgastan con el tiempo y los muebles que se crearon hace más de 20 años se crearon sin tener en cuenta los últimos avances en ergonomía. Si las sillas son más antiguas, considere reemplazarlas lo antes posible para aumentar la concentración y el estado de ánimo entre los empleados.

Por supuesto, no todas las empresas tienen el presupuesto para grandes reemplazos de muebles, especialmente si los márgenes de beneficio son más bajos de lo habitual. En este caso, reemplazar las sillas más utilizadas en la oficina tiene más sentido que reemplazar las sillas en una sala de conferencias infrautilizada.

3. Minimiza las distracciones

Si bien no hay forma de deshacerse de todas las distracciones en su lugar de trabajo, las más comunes se pueden borrar con algunos pequeños ajustes. Primero, anime a los empleados a usar lugares adecuados para hablar. Para los empleados que tienen oficinas privadas, esto podría significar pedirles que mantengan una conversación individual en su oficina o sala de conferencias en lugar de inclinarse en la cabina de alguien para una conversación prolongada. La charla no relacionada con el trabajo debe, si es posible, llevarse a cabo en la sala de descanso, ignorando a otros empleados ocupados.

La luz natural es excelente, pero dependiendo de lo que suceda afuera, las ventanas pueden distraer mucho. Las persianas y cortinas deben instalarse de modo que al menos puedan bajarse si alguien sentado a su lado necesita reducir el deslumbramiento o concentrarse mejor.

Finalmente, intente escribir instrucciones de oficina para llamadas telefónicas, música y videos, incluso si están relacionados con el trabajo. Anime a los empleados a recibir llamadas telefónicas personales al aire libre y usar audífonos cuando vean incluso videos cortos. Si bien esto parece obvio, aún es necesario decirlo: las llamadas telefónicas nunca deben transferirse a un altavoz fuera de las salas de conferencias y oficinas personales, a menos que todos estén en la oficina. necesidades escucha esto.

4. Utilice las salas de conferencias con prudencia

La mayoría de los espacios de oficina tienen al menos una sala de reuniones, pero no todas las organizaciones prefieren usarla como tal. Para que una sala de conferencias sea un lugar de reunión eficaz, debe utilizarse como tal en todo momento. Esto significa que no puede usar la sala de conferencias para guardar cosas, hablar de proyectos o tomar descansos.

Si el espacio para reuniones es limitado, los empleados pueden encontrarse en otros lugares de reunión menos eficientes. Estos pueden ser salones, cafés o cualquier espacio libre dentro o fuera de la oficina. Considere tener una política en la oficina sobre dónde se deben realizar las reuniones y anime a los empleados a inscribirse en los lugares de reunión con anticipación para evitar reservas dobles y otros problemas.

5. Limpiar dos veces al año

Cada oficina es un desastre. Muestras de clientes antiguos, material de oficina a medio usar e incluso camisetas gratuitas pueden terminar en cajas junto a una fotocopiadora o debajo de la mesa de una sala de conferencias.

Si bien hacer un inventario y tirar la basura innecesaria puede ser un dolor de cabeza en las oficinas grandes, vale la pena. Un mejor inventario de suministros de oficina ayudará a reducir el desperdicio de dinero, y el espacio libre permitirá que las personas se muevan más libremente, trabajen y se conozcan. También es una gran oportunidad para recolectar y reciclar cartuchos de impresora viejos.

Considere realizar eventos de recolección de basura para todo el personal dos veces al año, tal vez después de que se completen proyectos grandes o cuando la productividad disminuya justo antes de las vacaciones. Haga que el líder de cada departamento haga un balance de lo que todavía es útil y lo que no lo es. Si hay alguna duda sobre la necesidad de algo, debe mostrársela a otro gerente para que tome una decisión final. Es posible que se requieran algunas precauciones para evitar el vertido accidental de objetos de valor, pero en su mayor parte, los departamentos individuales deben poder distinguir entre lo que es basura y lo que no lo es.

6. Pregunte a los empleados qué necesitan

Los gerentes que trabajan en oficinas de esquina no siempre son conscientes de los desafíos que enfrentan los empleados principiantes. Quizás la acústica del espacio de la oficina hace que sea casi imposible recibir llamadas telefónicas, lo que hace que las cabinas sean una ligera mejora con respecto a una oficina de planta abierta. Tal vez un individuo o un grupo de empleados sea una fuente constante de distracción para todos los que intentan trabajar. Es posible que pueda solicitar cartuchos de tinta en línea para ahorrar tiempo y garantizar un flujo de tinta constante sin afectar la calidad de impresión.

Considere la posibilidad de distribuir una encuesta anónima que los empleados puedan usar para informar sobre cosas que obstaculizan su productividad. A partir de entonces, los gerentes deben consultarse entre sí para determinar las acciones apropiadas. Si bien algunas correcciones, como las nuevas instrucciones telefónicas de la oficina, son fáciles de conseguir, otras pueden requerir fondos o tiempo para implementarlas. La creación de un lugar de trabajo verdaderamente productivo requiere una comunicación continua con todos los niveles del personal, por lo que considere entrevistar al personal y reevaluar las necesidades de la oficina anualmente o cuando surjan cambios importantes.