5 formas de mejorar la productividad con los servicios de escaneo de documentos

John Roop

El movimiento de la tecnología sin papel todavía está activo, lo que demuestra que era más que una moda pasajera cuando surgió por primera vez hace más de una década. De hecho, la idea de una oficina sin papel se originó en 1975, cuando Business Week publicó un artículo que decía que la automatización de la oficina haría que el papel fuera casi inútil.

Aún no hemos llegado a ese punto, pero muchas oficinas ya están viendo los beneficios de intercambiar archivos en papel por documentos electrónicos. La investigación ha revelado una serie de costos ocultos asociados con el uso de un sistema basado en papel, incluidos los siguientes:

• El esfuerzo promedio para encontrar un documento mal escrito es de $ 120.
• $ 220 por reproducción de un documento perdido
• $ 25,000 para llenar un archivador de cuatro cajones y $ 2,160 al año para mantener el contenido del armario.
• Aproximadamente el 75% del tiempo dedicado a trabajar con documentos en papel se dedica al registro y la búsqueda.

Como era de esperar, Estados Unidos sigue siendo el mayor consumidor de productos de papel, y representa casi el 46% del consumo de papel. Hay muchas oportunidades para que las empresas adopten prácticas de manejo de papel más sostenibles, especialmente en oficinas donde el alto consumo de papel se ha convertido en la norma.

No es de extrañar que las empresas estén buscando la mejor manera de administrar su tiempo, reducir costos y brindar la mejor experiencia tanto para los empleados como para los clientes. Centrarse solo en el aspecto de la productividad puede ser la mejor opción para resolver todos los problemas anteriores; así es como.

1. Los documentos electrónicos se pueden buscar

La mayoría de nosotros hemos leído documentos completos en busca de una sola frase y hemos dedicado minutos valiosos a ella. Multiplique esos minutos por la cantidad de veces que busca información y es probable que dedique horas al año, tiempo que podría emplearse mejor en actividades generadoras de ingresos.

Los documentos electrónicos se pueden buscar fácilmente (CTRL + F ha sido un gran ahorro de tiempo para los ejecutivos ocupados), lo que le brinda una manera fácil de evitar sumergirse en un océano de datos en busca de una pequeña información.

Además, puede buscar en la base de datos los documentos que desee, en lugar de buscar archivos individuales. Esto es especialmente útil si los documentos inicialmente se formatearon incorrectamente.

2. La organización mejora la eficiencia y la eficacia

A medida que disminuye el tiempo dedicado al registro y la búsqueda, la eficiencia y la eficacia aumentan automáticamente. Podrá responder mejor a los clientes y las partes interesadas de manera oportuna, lo que también le permitirá atender a más clientes y partes interesadas a lo largo de su día laboral.

3. Varios usuarios pueden acceder a los mismos documentos.

Si tiene documentos en papel, debe hacer fotocopias de ellos para que otros puedan acceder o compartir el mismo documento. Esto a menudo se reduce a una opción entre ahorrar tiempo y ahorrar en costos de impresión.

Con los archivos digitales, varios usuarios pueden acceder a su base de datos al mismo tiempo, incluso las partes interesadas fuera de su organización. Si utiliza servicios de escaneo de documentos para alojar archivos en la nube, los empleados pueden ver, editar y administrar documentos desde sus teléfonos inteligentes o tabletas, lo que les permite ser productivos incluso fuera de la oficina.

4. Fácil de compartir archivos

Tradicionalmente, las empresas que necesitaban compartir archivos con clientes, empleados u otras partes interesadas tenían que copiar el documento y enviarlo al destinatario. El correo electrónico ayudó a cambiar un poco este juego al permitirle enviar archivos adjuntos, pero aún existe el problema de escanear documentos uno por uno y dimensionarlos correctamente para cumplir con los requisitos del correo electrónico (la mayoría de los programas de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos adjuntos). Dependiendo de la cantidad de páginas que envíe, ¡todo este proceso puede llevar horas!

Pero a medida que las empresas pasan a una base de datos de documentos digitalizados, enviar y compartir archivos se convierte en una cuestión de elegir un archivo digital y enviarlo por correo electrónico o darle acceso al destinatario. No es necesario detener la jornada laboral para escanear y enviar documentos.

5. Los documentos escaneados son más difíciles de perder

Cuando sus documentos están en la nube, son más fáciles de rastrear y más difíciles de perder. Cualquiera que haya trabajado con documentos en papel en el pasado sabe lo difícil que es administrar copias en papel y el miedo desgarrador cuando los documentos desaparecen.

Los documentos digitales se respaldan y almacenan durante mucho tiempo. Incluso si se eliminan accidentalmente, generalmente hay una forma de recuperarlos.

Los servicios de escaneo de documentos son una inversión

Inicialmente, uno de los desafíos de pasar a la zona sin papel era la gran cantidad de papel que ya había en el flujo de trabajo. Si las empresas de repente comienzan a digitalizar procesos, perderán la funcionalidad y los beneficios de todos los archivos que han creado en el mundo físico. Pero ahora, con los servicios avanzados de escaneo de documentos, las empresas tienen una mejor manera de hacer la transición.

Tanto las pequeñas empresas como las grandes empresas se están trasladando a una base de datos digitalizada, lo que les ayuda a reducir costes, aumentar la productividad y depender menos de los flujos de trabajo impresos y en papel en el proceso.

¿Es hora de que su organización se una al movimiento?

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