5 cara untuk meningkatkan produktivitas dengan layanan pemindaian dokumen

John Roop

Gerakan teknologi paperless masih aktif, membuktikan bahwa itu lebih dari sekedar iseng-iseng ketika pertama kali muncul lebih dari satu dekade lalu. Sebenarnya, ide kantor tanpa kertas berasal dari tahun 1975, ketika Business Week menerbitkan sebuah artikel yang mengatakan bahwa otomatisasi kantor akan membuat kertas hampir tidak berguna.

Kami belum sampai di sana, tetapi banyak kantor sudah melihat manfaat dari pertukaran file kertas untuk dokumen elektronik. Penelitian telah mengungkapkan sejumlah biaya tersembunyi yang terkait dengan penggunaan sistem berbasis kertas, termasuk yang berikut:

• Upaya rata-rata untuk menemukan dokumen yang ditulis dengan buruk adalah $ 120.
• $220 per reproduksi dokumen yang hilang
• $ 25,000 untuk mengisi lemari arsip empat laci dan $ 2,160 setahun untuk menjaga isi lemari.
• Sekitar 75% dari waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan dokumen kertas dihabiskan untuk mendaftar dan mencari.

Tidak mengherankan, Amerika Serikat tetap menjadi konsumen terbesar produk kertas, terhitung hampir 46% dari konsumsi kertas. Ada banyak peluang bagi perusahaan untuk mengadopsi praktik penanganan kertas yang lebih berkelanjutan, terutama di kantor-kantor di mana konsumsi kertas yang tinggi telah menjadi norma.

Tidak heran perusahaan mencari cara terbaik untuk mengatur waktu mereka, memotong biaya, dan memberikan pengalaman terbaik bagi karyawan dan pelanggan. Berfokus hanya pada aspek produktivitas mungkin merupakan pilihan terbaik untuk menyelesaikan semua masalah di atas; begitulah.

1. Dokumen elektronik dapat dicari

Sebagian besar dari kita telah membaca seluruh dokumen mencari satu frase dan menghabiskan menit berharga di atasnya. Kalikan menit tersebut dengan berapa kali Anda mencari informasi dan kemungkinan besar Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam per tahun, waktu yang bisa lebih baik dihabiskan untuk kegiatan yang menghasilkan pendapatan.

Dokumen elektronik mudah dicari (CTRL + F telah menjadi penghemat waktu yang sangat besar bagi para eksekutif yang sibuk), memberi Anda cara mudah untuk menghindari menyelami lautan data untuk mencari sedikit informasi.

Selain itu, Anda bisa mencari database untuk dokumen yang Anda inginkan, daripada mencari file individual. Ini sangat berguna jika dokumen awalnya diformat dengan tidak benar.

2. Organisasi meningkatkan efisiensi dan efektivitas

Seiring waktu yang dihabiskan untuk mencari dan mencari berkurang, efisiensi dan efektivitas secara otomatis meningkat. Anda akan dapat merespons pelanggan dan pemangku kepentingan dengan lebih baik secara tepat waktu, yang juga akan memungkinkan Anda untuk melayani lebih banyak pelanggan dan pemangku kepentingan sepanjang hari kerja Anda.

3. Beberapa pengguna dapat mengakses dokumen yang sama.

Jika Anda memiliki dokumen kertas, Anda harus memfotokopinya agar orang lain dapat mengakses atau berbagi dokumen yang sama. Ini sering kali bermuara pada pilihan antara menghemat waktu dan menghemat biaya pencetakan.

Dengan file digital, banyak pengguna dapat mengakses database Anda secara bersamaan, bahkan pemangku kepentingan di luar organisasi Anda. Jika Anda menggunakan layanan pemindaian dokumen untuk menghosting file di cloud, karyawan dapat melihat, mengedit, dan mengelola dokumen dari ponsel cerdas atau tablet mereka, sehingga mereka tetap produktif bahkan di luar kantor.

4. Mudah untuk berbagi file

Secara tradisional, perusahaan yang perlu berbagi file dengan pelanggan, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya harus menyalin dokumen dan mengirimkannya ke penerima. Email membantu mengubah permainan ini sedikit dengan memungkinkan Anda mengirim lampiran, tetapi masih ada masalah memindai dokumen satu per satu dan mengukurnya dengan benar untuk memenuhi persyaratan email (sebagian besar program email membatasi ukuran lampiran). Bergantung pada jumlah halaman yang Anda kirimkan, seluruh proses ini dapat memakan waktu berjam-jam!

Tetapi ketika perusahaan pindah ke database dokumen digital, mengirim dan berbagi file menjadi masalah memilih file digital dan mengirimkannya melalui email atau memberikannya akses ke penerima. Tidak perlu menghentikan jam kerja untuk memindai dan mengirim dokumen.

5. Dokumen yang dipindai lebih sulit hilang

Saat dokumen Anda berada di awan, mereka lebih mudah dilacak dan lebih sulit hilang. Siapa pun yang pernah bekerja dengan dokumen kertas di masa lalu tahu betapa sulitnya mengelola salinan kertas dan ketakutan yang memilukan ketika dokumen hilang.

Dokumen digital dicadangkan dan disimpan untuk waktu yang lama. Bahkan jika mereka tidak sengaja terhapus, biasanya ada cara untuk mendapatkannya kembali.

Layanan pemindaian dokumen adalah investasi

Awalnya, salah satu tantangan untuk pindah ke zona tanpa kertas adalah banyaknya kertas yang sudah ada di alur kerja. Jika perusahaan tiba-tiba memulai proses digitalisasi, mereka akan kehilangan fungsionalitas dan manfaat dari semua file yang telah mereka buat di dunia fisik. Namun sekarang, dengan layanan pemindaian dokumen tingkat lanjut, bisnis memiliki cara transisi yang lebih baik.

Usaha kecil dan besar sama-sama pindah ke database digital, membantu mereka mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan kurang mengandalkan alur kerja kertas dan cetak dalam prosesnya.

Apakah sudah waktunya bagi organisasi Anda untuk bergabung dengan gerakan ini?

Foto yang direkomendasikan: Depositphotos