5 modi per digitalizzare che rivoluzioneranno il tuo business in crescita

Amy O. Anderson

Quando si avvia una piccola impresa da zero, gli imprenditori tendono a concentrarsi sugli elementi del “quadro generale”: prodotti, persone, strumenti e le basi fisiche su cui è costruita l’attività. La conservazione della documentazione non è sempre una priorità, figuriamoci organizzarla o conservarla per il futuro.

La digitalizzazione di documenti cartacei non è solo ecologica, ma fornisce anche un modello di archiviazione digitale per il futuro della tua azienda. In quale altro modo potresti trovare i documenti in modo rapido ed efficiente quando ne hai bisogno? Anche se la tua azienda utilizza già record digitali, organizzare e sfruttare i record digitali è essenziale per la crescita, la scalabilità e l’innovazione a lungo termine. Che tu sia appena agli inizi o guardi indietro di vent’anni per vedere quanto lontano sei arrivato, la digitalizzazione è uno strumento che, se fatto bene, può rivoluzionare la tua attività.

Cos’è la digitalizzazione?

La digitalizzazione consiste nell’archiviazione di documenti cartacei, ma non è solo la scansione di documenti e l’archiviazione in una cartella del computer. I file di immagine scansionati perdono il loro valore se non riesci a trovare ciò che ti serve sulla pagina quando ne hai bisogno. Se digitalizzati e archiviati correttamente, trovare i documenti scansionati è più efficiente che guardare attraverso scatole e scaffali di documenti fisici.

Le tecniche di conservazione digitale come i tag dei metadati e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) consentono ricerche rapide e una storia di crescita permanente per la tua azienda.

I vantaggi fisici, legali, di sicurezza e di protezione della digitalizzazione possono cambiare completamente le dinamiche della tua azienda quando incontra sfide inaspettate.

Ecco cinque modi in cui digitalizzare i tuoi documenti cartacei cambierà il futuro della tua attività.

1. Archiviazione

La digitalizzazione di documenti cartacei consente di risparmiare i costi e lo stress legati alla conservazione delle copie fisiche. Non solo la carta è fragile e suscettibile agli elementi, ma anche gli schedari di carta o l’archiviazione esterna possono essere costosi e poco pratici. Le copie digitali possono essere archiviate su un server interno o nel cloud, consentendo di archiviare grandi quantità di dati a una frazione del costo e di smaltire in sicurezza decenni di documenti che occupano spazio prezioso in ufficio.

2. Backup

Allontanandosi dai documenti cartacei, più backup digitali sono fondamentali. Prenditi il ​​tempo per parlare con il tuo provider IT per determinare il modo migliore per creare più backup e questo darà alla tua organizzazione un enorme impulso. Le minacce informatiche prendono di mira sempre più piccole imprese ogni anno e, senza backup affidabili e comprovati, un ufficio senza carta può essere neutralizzato con un singolo attacco. L’unico modo per assicurarti di non dover pagare migliaia di dollari opportunità recuperare i tuoi dati significa implementare un sistema di backup sicuro.

3. Organizzazione

Questa è una parte spesso trascurata del processo di digitalizzazione, ma essenziale per la funzionalità di archiviazione digitale. L’indicizzazione dei record man mano che vengono digitalizzati garantisce un accesso futuro efficiente. Quando vieni contattato dalle autorità fiscali o dai team di conformità HIPAA, saprai esattamente dove e come ottenere determinati documenti con ricche funzioni di ricerca dei metadati. Una volta digitalizzato, l’accesso ai file può essere assegnato a ciascun dipendente per motivi di sicurezza e privacy. La digitalizzazione è un’alternativa sicura e organizzata ai documenti cartacei facili da perdere o da utilizzare in modo improprio.

4. Mantenere i dati aggiornati

Ricordi i floppy disk? La tecnologia è in continua evoluzione, il che significa che i formati di file e i metodi di archiviazione digitale apparsi solo dieci anni fa sono già obsoleti sui computer moderni. Le Guide alla digitalizzazione degli archivi forniscono l’accesso ai dati per decenni a venire preservando i file digitali in formati di archivio progettati per rimanere inalterati nel tempo. Gli standard di archiviazione digitale richiedono l’aggiornamento di tutti i formati di file che potrebbero diventare illeggibili ai formati di archivio attuali o nuovi, quindi non devi mai preoccuparti che diventino obsoleti.

5. Accesso mobile

Per le aziende in movimento, la digitalizzazione può fornire accesso mobile. Ad esempio, l’accesso sicuro tramite server cloud significa che i dipendenti che viaggiano o lavorano da remoto hanno accesso a tutti i record di cui hanno bisogno a portata di mano. Le protezioni offerte oggi, come la crittografia del disco del tuo laptop, ti consentono di farlo in sicurezza. I server cloud consentono anche la collaborazione e la condivisione di file per un’esperienza ottimale ed efficiente.

Un completo piano digitale senza carta può migliorare l’efficienza dei tuoi dipendenti e portare con te il passato della tua azienda nel futuro. Le informazioni di cui hai bisogno sono a portata di clic.