5 modi per migliorare la produttività con i servizi di scansione dei documenti

John Roop

Il movimento tecnologico senza carta è ancora attivo, dimostrando che era più di una moda passeggera quando è emerso per la prima volta oltre un decennio fa. In effetti, l’idea di un ufficio senza carta è nata nel 1975, quando Business Week ha pubblicato un articolo in cui si diceva che l’automazione dell’ufficio avrebbe reso la carta quasi inutile.

Non siamo ancora arrivati ​​al punto, ma molti uffici stanno già vedendo i vantaggi dello scambio di file cartacei con documenti elettronici. La ricerca ha rivelato una serie di costi nascosti associati all’utilizzo di un sistema cartaceo, inclusi i seguenti:

• Lo sforzo medio per trovare un documento con errori di ortografia è di $ 120.
• $ 220 per la riproduzione di un documento smarrito
• $ 25.000 per riempire uno schedario a quattro cassetti e $ 2.160 all’anno per mantenere il contenuto del cabinet.
• Circa il 75% del tempo impiegato a lavorare con documenti cartacei viene dedicato alla registrazione e alla ricerca.

Non sorprende che gli Stati Uniti siano ancora il maggior consumatore di prodotti di carta, rappresentando quasi il 46% del consumo di carta. Ci sono molte opportunità per le aziende di adottare pratiche di gestione della carta più sostenibili, soprattutto negli uffici in cui un elevato consumo di carta è diventato la norma.

Non sorprende che le aziende stiano cercando il modo migliore per gestire il proprio tempo, ridurre i costi e offrire la migliore esperienza sia ai dipendenti che ai clienti. Concentrarsi solo sull’aspetto della produttività può essere l’opzione migliore per risolvere tutti i problemi di cui sopra: ecco come.

1. I documenti elettronici diventano ricercabili

La maggior parte di noi ha letto interi documenti alla ricerca di una singola frase e ci ha dedicato minuti preziosi. Moltiplica quei minuti per il numero di volte in cui cerchi informazioni e probabilmente trascorrerai ore all’anno, tempo che potrebbe essere speso meglio in attività generatrici di reddito.

I documenti elettronici sono facilmente ricercabili (CTRL + F è stato un enorme risparmio di tempo per i dirigenti impegnati), offrendoti un modo semplice per evitare di immergerti in un oceano di dati alla ricerca di piccole informazioni.

Inoltre, è possibile cercare nel database i documenti desiderati, anziché sfogliare i singoli file. Ciò è particolarmente utile se i documenti sono stati inizialmente formattati in modo errato.

2. L’organizzazione migliora l’efficienza e l’efficacia

Man mano che il tempo dedicato alla registrazione e alla ricerca diminuisce, l’efficienza e l’efficacia aumentano automaticamente. Sarai in grado di rispondere meglio ai clienti e alle parti interessate in modo tempestivo, il che ti consente anche di servire più clienti e parti interessate durante la tua giornata lavorativa.

3. Più utenti possono accedere agli stessi documenti

Se si dispone di documenti cartacei, è necessario fotocopiarli affinché altri possano accedervi o condividere lo stesso documento. Questo spesso si riduce a una scelta tra risparmio di tempo e risparmio sui costi di stampa.

Con i file digitali, più utenti possono accedere al database contemporaneamente, anche le parti interessate al di fuori dell’organizzazione. Se utilizzi i servizi di scansione dei documenti per ospitare i file nel cloud, i dipendenti possono visualizzare, modificare e gestire i documenti dai loro smartphone o tablet, consentendo loro di essere produttivi anche fuori dall’ufficio.

4. Facile condividere i file

Tradizionalmente, le aziende che avevano bisogno di condividere file con clienti, dipendenti o altre parti interessate dovevano copiare il documento e inviarlo al destinatario. L’e-mail ha contribuito a cambiare in qualche modo questo gioco consentendo di inviare allegati, ma c’è ancora il problema di scansionare i documenti uno per uno e dimensionarli correttamente per soddisfare i requisiti di posta elettronica (la maggior parte dei programmi di posta elettronica limita la dimensione degli allegati). A seconda di quante pagine invii, l’intero processo può richiedere ore!

Ma quando le aziende passano a un database di documenti digitalizzati, l’invio e la condivisione di file diventa una questione di scegliere un file digitale e inviarlo tramite e-mail o dargli accesso al destinatario. Non è necessario interrompere la giornata lavorativa per scansionare e inviare documenti.

5. I documenti scansionati sono più difficili da perdere

Quando i tuoi documenti sono nel cloud, diventano più facili da tracciare e più difficili da perdere. Chi in passato ha lavorato con documenti cartacei sa quanto sia difficile gestire le copie cartacee e la paura straziante quando i documenti vanno persi.

I documenti digitali vengono sottoposti a backup e archiviati per molto tempo. Anche se vengono cancellati accidentalmente, di solito c’è un modo per recuperarli.

I servizi di scansione dei documenti sono un investimento

Inizialmente, una delle sfide del passaggio alla zona senza carta era l’enorme quantità di carta già presente nel flusso di lavoro. Se le aziende iniziano improvvisamente a digitalizzare i processi, perderanno le funzionalità ei vantaggi di tutti i file che hanno creato nel mondo fisico. Ma ora, con i servizi avanzati di scansione dei documenti, le aziende hanno un modo migliore per effettuare la transizione.

Sia le piccole imprese che le grandi imprese stanno passando a un database digitalizzato, aiutandole a ridurre i costi, aumentare la produttività e diventare meno dipendenti dalla stampa e dai flussi di lavoro cartacei nel processo.

È ora che la tua organizzazione si unisca al movimento?

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