6 modi per creare uno spazio di lavoro efficace »Falò per piccole imprese

Autore: Tanya Longjo

Lo stereotipo dell’ufficio moderno ha lo stesso aspetto degli anni ’70: pareti bianche, luci fluorescenti e un ambiente di lavoro “da fattoria”. Mentre gli stand fanno male al morale dei dipendenti, l’unica vera alternativa è un ufficio aperto, che non è adatto per gli uffici in cui i dipendenti trascorrono molto tempo al telefono.

La maggior parte degli uffici non dispone di spazio sufficiente per i singoli uffici, quindi i manager cercano di sfruttare al massimo lo spazio disponibile. Sebbene superare i vincoli sul posto di lavoro richieda tempo ed energia, è un passo necessario per aumentare il morale e l’energia dei dipendenti. Ogni azienda ha la propria cultura e struttura e ogni ufficio ha esigenze diverse di spazio di collaborazione, ma alcune delle migliori pratiche si applicano a diversi settori. Ecco sei modi per trasformare il tuo spazio ufficio in uno spazio di lavoro più efficiente ed efficace senza compromettere i costi elevati.

1. Usa lo spazio sulla parete

Ogni ufficio ha procedure e istruzioni facili da dimenticare. A volte è necessario ricordare ai dipendenti di rimuovere il cibo dal frigorifero ogni venerdì o di mettere solo alcuni tipi di carta nei bidoni della spazzatura. Stampare e pubblicare questi promemoria su una parete appropriata può essere molto più efficace dell’invio di un promemoria una tantum tramite e-mail.

Anche gli aggiornamenti del progetto e altre informazioni sono più efficaci quando vengono pubblicati sui muri e mantengono i dipendenti motivati ​​e concentrati. A volte può essere gratificante per i dipendenti ricordare il motivo per cui lavorano insieme o che un progetto lungo e difficile su cui stanno lavorando un giorno darà i suoi frutti.

Non pubblicare fumetti, post di blog o altri contenuti di terze parti sui muri degli spazi pubblici. Sono spesso fonte di distrazione, a meno che non si riferiscano ad articoli di notizie direttamente correlati ai recenti risultati dell’azienda.

2. Acquista nuovi mobili.

Gli uffici antiquati incolori fanno male al morale dei dipendenti. Meglio far sentire gli uffici un po ‘più rilassati e più simili a un bar o un ufficio a casa. Mobili che conferiscono una sensazione naturale o che si abbinano ai colori di un’azienda possono mantenere la professionalità e migliorare l’umore degli impiegati.

I nuovi mobili possono anche migliorare la postura e la salute generale dei dipendenti. Le sedie si consumano nel tempo e i mobili che sono stati creati più di 20 anni fa sono stati creati senza tenere conto degli ultimi progressi in termini di ergonomia. Se le sedie sono più vecchie, valuta la possibilità di sostituirle il prima possibile per aumentare la concentrazione e l’umore dei dipendenti.

Ovviamente non tutte le aziende hanno il budget per le grandi sostituzioni di mobili, soprattutto se i margini di profitto sono inferiori al solito. In questo caso, la sostituzione delle sedie più comunemente usate in ufficio ha più senso che sostituire le sedie in una sala conferenze sottoutilizzata.

3. Ridurre al minimo le distrazioni

Anche se non c’è modo di sbarazzarsi di tutte le distrazioni sul posto di lavoro, quelle comuni possono essere cancellate con alcune piccole modifiche. In primo luogo, incoraggiare i dipendenti a utilizzare luoghi adatti per parlare. Per i dipendenti che hanno uffici privati, questo potrebbe significare chiedere loro di avere una conversazione individuale nel loro ufficio o nella sala conferenze invece di appoggiarsi alla cabina di qualcuno per una conversazione prolungata. Le chiacchiere non legate al lavoro dovrebbero, se possibile, essere condotte nella sala pausa, ignorando gli altri dipendenti impegnati.

La luce naturale è ottima, ma a seconda di ciò che accade all’esterno, le finestre possono distrarre molto. Le persiane e le tende da sole dovrebbero essere installate in modo che possano essere almeno abbassate se qualcuno seduto accanto a te ha bisogno di ridurre l’abbagliamento o concentrarsi meglio.

Infine, prova a scrivere le istruzioni dell’ufficio per telefonate, musica e video, anche se sono legati al lavoro. Incoraggia i dipendenti a rispondere alle telefonate personali all’esterno e a utilizzare le cuffie quando guardano anche brevi video. Anche se questo sembra ovvio, è comunque necessario dirlo: le telefonate non dovrebbero mai essere trasferite a un altoparlante fuori dalle sale riunioni e dagli uffici personali, a meno che non siano tutti in ufficio. esigenze ascolta questo.

4. Usa le sale riunioni con saggezza

La maggior parte degli uffici dispone di almeno una sala riunioni, ma non tutte le organizzazioni preferiscono utilizzarla come tale. Affinché una sala conferenze sia un luogo di incontro efficace, deve essere utilizzata come tale in ogni momento. Ciò significa che non è possibile utilizzare la sala conferenze per archiviare, parlare di progetti o fare pause.

Se lo spazio per le riunioni è limitato, i dipendenti possono trovarsi in altri luoghi di incontro meno efficienti. Questi possono essere lounge, caffè o qualsiasi spazio libero all’interno o all’esterno dell’ufficio. Considerare la presenza di una politica in ufficio su dove tenere le riunioni e incoraggiare i dipendenti a registrarsi in anticipo per i luoghi delle riunioni per evitare doppie prenotazioni e altri problemi.

5. Pulisci due volte l’anno

Ogni ufficio è un disastro. Campioni di vecchi clienti, articoli di cancelleria usati a metà e persino magliette gratuite possono finire per essere gettati in scatole accanto a una fotocopiatrice o sotto il tavolo di una sala riunioni.

Anche se fare l’inventario e gettare la spazzatura non necessaria può essere un mal di testa nei grandi uffici, ne vale la pena. Un migliore inventario delle forniture per ufficio aiuterà a ridurre lo spreco di denaro e lo spazio libero consentirà alle persone di muoversi più liberamente, lavorare e incontrarsi. È anche una grande opportunità per raccogliere e riciclare vecchie cartucce per stampanti.

Considera l’idea di organizzare eventi di raccolta dei rifiuti per tutto il personale due volte l’anno, magari dopo il completamento di grandi progetti o quando la produttività diminuisce subito prima delle vacanze. Chiedi al leader di ciascun dipartimento di fare il punto su cosa è ancora utile e cosa no. Se c’è qualche dubbio sulla necessità di qualcosa, dovrebbe essere mostrato a un altro manager per una decisione finale. Potrebbero essere necessarie alcune precauzioni per evitare lo scarico accidentale di oggetti di valore, ma per la maggior parte i singoli reparti devono essere in grado di distinguere tra ciò che è spazzatura e ciò che non lo è.

6. Chiedere ai dipendenti di cosa hanno bisogno

I manager che lavorano negli uffici angolari non sono sempre consapevoli delle sfide che devono affrontare i dipendenti entry-level. Forse l’acustica dello spazio ufficio rende quasi impossibile ricevere telefonate, rendendo le cabine un leggero miglioramento rispetto a un ufficio open space. Forse un individuo o un gruppo di dipendenti è una fonte costante di distrazione per tutti coloro che cercano di lavorare. Potresti essere in grado di ordinare le cartucce di inchiostro online per risparmiare tempo e garantire un flusso di inchiostro costante senza influire sulla qualità di stampa.

Considera l’idea di distribuire un sondaggio anonimo che i dipendenti possono utilizzare per segnalare cose che ostacolano la loro produttività. Successivamente, i manager dovrebbero consultarsi tra loro per determinare le azioni appropriate. Mentre alcune correzioni, come le nuove istruzioni del telefono dell’ufficio, sono facili da trovare, altre potrebbero richiedere finanziamenti o tempo per l’implementazione. La creazione di un luogo di lavoro veramente produttivo richiede una comunicazione continua con tutti i livelli del personale, quindi considera di intervistare il personale e rivalutare le esigenze dell’ufficio ogni anno o quando emergono importanti cambiamenti.