איימי או אנדרסון
כאשר פותחים עסק קטן מאפס, בעלי עסקים נוטים להתמקד באלמנטים של “התמונה הגדולה” – מוצרים, אנשים, כלים והבסיס הפיזי שעליו בנוי העסק. שימור תיעוד אינו תמיד בראש סדר העדיפויות, שלא לדבר על לארגן אותו או לשמור עליו לעתיד.
דיגיטציה של מסמכי נייר היא לא רק ירוקה, אלא גם מספקת תכנית ארכיון דיגיטלית לעתיד העסק שלך. איך עוד תוכל למצוא מסמכים במהירות וביעילות כשאתה זקוק להם? גם אם העסק שלך כבר משתמש בתקליטים דיגיטליים, ארגון ומינוף רשומות דיגיטליות הוא חיוני לצמיחה ארוכת טווח, מדרגיות וחדשנות. בין אם אתה רק מתחיל ובין אם אתה מסתכל עשרים שנה אחורה כדי לראות עד כמה הגעת, הדיגיטציה היא כלי שאם נעשה נכון, הוא יכול לחולל מהפכה בעסק שלך.
מהי דיגיטציה?
הדיגיטציה עוסקת באחסון מסמכי נייר, אך זה יותר מסתם סריקת מסמכים ושמירתם בתיקיה במחשב שלך. קבצי תמונות סרוקים מאבדים את ערכם אם אינך יכול למצוא את מה שאתה צריך בדף כשאתה זקוק לו. כשמבצעים דיגיטציה וארכיב כהלכה, מציאת מסמכים סרוקים יעילה יותר מאשר להסתכל דרך קופסאות ומדפים של מסמכים פיזיים.
טכניקות שימור דיגיטליות כגון תגי מטה וזיהוי תווים אופטי (OCR) מאפשרות חיפושים מהירים וסיפור צמיחה קבוע לעסק שלך.
היתרונות הפיזיים, המשפטיים, הבטיחותיים והאבטחתיים של דיגיטציה יכולים לשנות לחלוטין את הדינמיקה של העסק שלך כאשר הוא נתקל באתגרים בלתי צפויים.
להלן חמש דרכים דיגיטציה של מסמכי הנייר שלך ישנו את עתיד העסק שלך.
1. אחסון
דיגיטציה של מסמכי נייר חוסכת לך את העלות והמתח של שמירת עותקים פיזיים. לא רק שהנייר שביר ורגיש לאלמנטים, ארונות תיוק נייר או אחסון חיצוני יכולים להיות יקרים ולא מעשיים. ניתן לאחסן עותקים דיגיטליים בשרת פנימי או בענן, ומאפשרים לכם לאחסן כמויות גדולות של נתונים בשבריר מהעלות ולפטור בבטחה עשרות שנים של מסמכים התופסים שטח משרדי יקר.
2. גיבויים
התרחקות ממסמכי נייר, גיבויים דיגיטליים מרובים הם קריטיים. קח את הזמן לדבר עם ספק ה- IT שלך כדי לקבוע את הדרך הטובה ביותר ליצור מספר גיבויים, וזה יעניק לארגון שלך דחיפה עצומה. איומי סייבר מכוונים ליותר ויותר עסקים קטנים מדי שנה, וללא גיבויים אמינים ומוכחים, ניתן לנטרל משרד ללא נייר בהתקפה אחת. הדרך היחידה להבטיח שלא תצטרך לשלם עבור אלפי דולרים הִזדַמְנוּת החזרת הנתונים שלך פירושה יישום מערכת גיבוי מאובטחת.
3. ארגון
זהו חלק שמתעלם מתהליך הדיגיטציה לעיתים קרובות, אך חיוני לפונקציונליות האחסון הדיגיטלי. יצירת רשומות לאינדקס כשהן ממוחזרות מבטיחה גישה יעילה לעתיד. כאשר פונים אליך רשויות המס או צוותי תאימות של HIPAA, תדע בדיוק היכן וכיצד להשיג מסמכים מסוימים עם פונקציות חיפוש עשירות של מטא נתונים. לאחר הדיגיטציה, ניתן להקצות גישה לעובד לכל עובד מטעמי אבטחה ופרטיות. הדיגיטציה היא אלטרנטיבה מאובטחת ומאורגנת למסמכי נייר שקל לאבד אותם או להשתמש בהם לרעה.
4. עדכון הנתונים שלך
זוכר את התקליטונים? הטכנולוגיה מתפתחת כל הזמן, כלומר פורמטים של קבצים ושיטות אחסון דיגיטליות שהופיעו רק לפני עשר שנים מיושנים כבר במחשבים מודרניים. מדריכי הדיגיטציה בארכיון מספקים גישה לנתונים שלך במשך עשרות שנים קדימה על ידי שמירת קבצים דיגיטליים בפורמטי ארכיון שנועדו להישאר ללא שינוי לאורך זמן. תקני אחסון דיגיטלי מחייבים עדכון של פורמטים של קבצים שעשויים להיות בלתי קריאים לפורמטים ארכיביים קיימים או חדשים, כך שלעולם לא תצטרך לדאוג שהם יתיישנו.
5. גישה לנייד
עבור עסקים בתנועה, דיגיטציה יכולה לספק גישה לנייד. לדוגמא, גישה מאובטחת דרך שרתי ענן פירושה שעובדים שמטיילים או עובדים מרחוק יש גישה לכל הרשומות שהם צריכים ממש בקצות אצבעותיהם. ההגנות המוצעות כיום, כגון הצפנת הדיסק של המחשב הנייד שלך, מאפשרות לך לעשות זאת בבטחה. שרתי הענן מאפשרים גם שיתוף פעולה ושיתוף קבצים לחוויה אופטימלית ויעילה.
תוכנית דיגיטלית יסודית ללא נייר יכולה לשפר את היעילות של העובדים שלך ולשאת איתך את העבר של החברה שלך לעתיד. המידע שאתה צריך נמצא במרחק של קליק אחד בלבד.
הירשם לניוזלטר מדורות עסקים קטנים
וקבל תבנית תוכנית שיווק בחינם של עמוד אחד.
