Kate Russell
Den globale pandemien har forverret trenden til å jobbe hjemmefra, ettersom millioner av mennesker er i karantene for å forhindre infeksjoner.
Telependling har vokst jevnt det siste tiåret. En Global Workplace Analytics-undersøkelse fant at i 2017 jobbet nesten halvparten av de ansatte deltid hjemmefra.
Den raske publiseringen av retningslinjene for folkehelsen fastsatt av de amerikanske regjeringene har tvunget selskaper til raskt å flytte til et helt avsidesliggende miljø. I følge en meningsmåling fra CNBC doblet antallet telependlere seg i april 2020.
Mens telearbeid er på vei oppover, er virkningen av den globale pandemien en ekstern omstendighet som få selskaper kunne ha forutsagt.
I overskuelig fremtid kan det hende at selskaper må administrere en ekstern arbeidsstyrke. Denne telestandardstandarden utgjør en rekke unike utfordringer.
1. Forenkle kommunikasjonen med eksterne arbeidere
Bedrifter må utvikle en kommunikasjonsstrategi for å støtte effektive eksterne operasjoner.
Det fjerne miljøet eliminerer de naturlige møtene som finner sted på kontoret. Siden nærhet fremmer samarbeid, risikerer den eksterne arbeidsstyrken fragmentering.
For å opprettholde samholdet må du angi timene som ansatte må være online. I likhet med å jobbe på et kontor, sett en tidsplan for fjernarbeidere fra 9 til 5.
Den eneste forventningsendringen er at ansatte skal være tilgjengelige digitalt. Dette sikrer at kolleger kan samarbeide for å holde seg produktive.
Det er viktig å planlegge kommunikasjon med nye fjernarbeidere for å opprettholde konsistensen. Rutinemessig kommunikasjon bør være hyppigere enn på kontoret, da uformelle interaksjoner går tapt på den fjerne arbeidsplassen.
En måte å redusere frakobling på er å ringe daglig til eksterne arbeidere. Dette gir ansatte et forum for regelmessig å diskutere spørsmål eller bekymringer, slik at du kan ta opp eventuelle problemer før de oppstår.
Kontoret gjør det enkelt å raskt samarbeide med kolleger bare noen få skritt fra skrivebordet. For å opprettholde samme nivå av ekstern tilgjengelighet, invester i mobilkommunikasjonsplattformer som Zoom, Trello eller Microsoft Teams.
Mobilsamarbeidsplattformer gir større tilgjengelighet. Dette vil hjelpe ansatte til å være lydhøre hele dagen.
Bedrifter må etablere hyppig kommunikasjon for å optimalisere informasjonsflyten mellom team i fjerntliggende miljøer.
2. Sett klare forventninger til ytelse
Bedrifter må forme ansattes forventninger i det nye eksterne miljøet for å opprettholde en produktiv arbeidsstyrke.
Det er vanskelig å spore ansattes produktivitet når de ikke er synlige. For å holde ansatte ansvarlige, må du sette ansattes forventninger tidlig i flyttingen til et fjernt miljø.
Definér tydelig kvalitetsstandarder, tidslinjer og kriterier for suksess. Dette vil bidra til å bygge et effektivt team utenfor kontoret.
OKR (Key Goals and Results) er et populært miljø for lag for å sette mål, spore fremgang og måle resultater. Rammeverket definerer klart forventninger, mål og prestasjoner.
Du kan opprette egendefinerte OKR -er, så vel som OKR -er for lag. Ved å gjøre dem synlige på et teamprosjektbord eller regneark, hjelper du teamet ditt med å være på sporet. Det oppfordrer også teamet til å investere i et vellykket fjerntliggende miljø.
Ytelsesstyringsplattformer gir større synlighet i eksternt ansattes arbeid.
For eksempel tilbyr Culture Amp et omfattende ytelsesstyringsprodukt. Plattformen lar deg samle inn tilbakemeldinger, foreta en objektiv evaluering ved hjelp av standardmaler og måle medarbeideres ytelse.
For å tilpasse resultatrapportene kan du filtrere dataene etter egenskaper som avdeling og ansiennitet. Du kan dele rapporter med ansatte for å oppmuntre til produktive diskusjoner om ytelse.
Du kan også angi og spore ansattemål gjennom plattformen. Du kan kommentere fremdriften og markere områder som trenger oppmerksomhet.
Ytelsesstyringsprogramvare gir deg muligheten til å holde kontakten og kommunisere med dine ansatte eksternt.
Bedrifter må dra nytte av digitale verktøy og skape klare forventninger til eksterne arbeidere om å belønne og overvåke ytelsen.
3. Bruk teknologi for å lage en ekstern kultur
Bedrifter må doble engasjementet for å opprettholde en positiv telearbeidskultur.
En vanlig frykt er at ansatte skal være mindre produktive i arbeidsmiljøet. Imidlertid er telearbeidere mer produktive utenfor det tradisjonelle kontoret, ifølge en studie publisert av European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions.
Dette gir ledelsen uventede problemer.
Telependlere er mer sannsynlig å jobbe lenger og oppleve høyere stressnivåer. Buffers årlige tilstand for telearbeid sier at de største utfordringene for fjernarbeidere er frakobling etter jobb, ensomhet og samarbeid og / eller kommunikasjon.
Å bli hjemme og regler for sosial distansering som svar på COVID-19 forverrer bare følelsen av isolasjon og frakobling.
Bedrifter kan fremme samfunnsutvikling selv i eksterne omgivelser ved å strukturere måten ansatte samhandler sosialt på.
Du kan legge ut daglige invitasjoner på din hovedkommunikasjonsplattform for diskusjon av ansatte. Bruk forslag som ikke er relatert til arbeidsemner, for eksempel: Hva er favorittlåten din for å ha godt humør? Spørsmålene skal være morsomme da målet er å redusere stressnivået.
For eksempel, hvis du bruker Slack, kan du legge ut på den åpne kanalen med flest medlemmer. Be de ansatte legge ut svar på kanalen, ikke tråden. Dette vil sende varsler til brukere, holde samtalen prioritert og oppmuntre til mer aktiv deltakelse.
Den enkleste måten å øke ansattes engasjement er å sette av tid i begynnelsen av teammøter til uformell samtale. For å skape en større følelse av fellesskap, suppler telefonsamtalene med videosamtaler. Video fanger folks oppmerksomhet og reduserer følelsen av avstand.
Du kan starte samtaler ved å fortelle ansatte at de første fem minuttene av møtet er dedikert til å ta igjen. Oppmuntre til og delta i samtaler som går utover arbeidsrelaterte spørsmål, for eksempel helgeplaner eller psykisk helse.
Det plutselige skiftet til et fjernt miljø, forverret av den globale pandemien, gjør følelsesmessig ledelse spesielt viktig. Humøret og atferden din påvirker oppførselen til dine ansatte.
Du må erkjenne ansattes stress, bekymring og angst for å sette tonen for støtte og bli standarden for fjernt arbeid.
Bedrifter må bruke digitale plattformer for å oppmuntre til sosial interaksjon mellom ansatte for å opprettholde kultur eksternt.
4. Tilpass prosessene dine til det eksterne miljøet
Du kan løse eksterne arbeidsstyrkespørsmål ved å skreddersy prosedyrene dine for miljøet ditt.
Planlegg hyppige møter og gi mobile verktøy for å lette kommunikasjonen mellom deg og dine ansatte.
Kommuniser dine forventninger til ansatte og bruk plattformer for styring av prestasjoner for å holde dem ansvarlige.
Tilbring tid med mennesker personlig for å skape en støttende telekommunikasjonskultur.
