5 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu pomocou služieb skenovania dokumentov

John Roop

Hnutie bezpapierových technológií je stále aktívne, čo dokazuje, že keď sa pred viac ako desiatimi rokmi objavilo, bolo to viac ako len módna vlna. V skutočnosti myšlienka bezpapierovej kancelárie vznikla v roku 1975, keď Business Week publikoval článok, v ktorom sa uvádza, že vďaka automatizácii kancelárií bude papier takmer zbytočný.

Ešte tam nie sme, ale mnoho úradov už vidí výhody výmeny papierových spisov za elektronické dokumenty. Výskum odhalil niekoľko skrytých nákladov spojených s používaním papierového systému, vrátane nasledujúcich:

• Priemerná snaha nájsť zle napísaný dokument je 120 dolárov.
• 220 dolárov za reprodukciu strateného dokumentu
• 25,000 2,160 dolárov na naplnenie kartotéky so štyrmi zásuvkami a XNUMX XNUMX dolárov ročne na údržbu obsahu skrine.
• Približne 75% času stráveného prácou s papierovými dokumentmi venujeme registrácii a hľadaniu.

Nie je prekvapením, že najväčším spotrebiteľom papierových výrobkov zostávajú Spojené štáty americké, ktoré predstavujú takmer 46% spotreby papiera. Spoločnosti majú veľa príležitostí prijať udržateľnejšie postupy manipulácie s papierom, najmä v kanceláriách, kde sa vysoká spotreba papiera stala normou.

Niet divu, že spoločnosti hľadajú najlepší spôsob, ako hospodáriť s časom, znižovať náklady a poskytovať najlepšie skúsenosti zamestnancom aj zákazníkom. Zameranie sa iba na aspekt produktivity môže byť najlepšou možnosťou na vyriešenie všetkých vyššie uvedených problémov; to je ako.

1. V elektronických dokumentoch je možné vyhľadávať

Väčšina z nás si prečítala celé dokumenty hľadajúce jednu frázu a strávila nad nimi cenné minúty. Tieto minúty vynásobte počtom vyhľadávaní informácií a pravdepodobne strávite hodiny ročne, čas, ktorý by sa dal lepšie využiť na činnosti vytvárajúce príjem.

V elektronických dokumentoch je možné ľahko vyhľadávať (CTRL + F výrazne ušetrilo zaneprázdneným vedúcim pracovníkom) a ponúka vám ľahký spôsob, ako sa vyhnúť potápaniu v oceáne údajov pri hľadaní málo informácií.

Okrem toho môžete v databáze vyhľadávať požadované dokumenty, a nie hľadať jednotlivé súbory. To je obzvlášť užitočné, ak boli dokumenty pôvodne nesprávne naformátované.

2. Organizácia zvyšuje efektivitu a efektivitu

Ako sa čas strávený hľadaním a hľadaním znižuje, automaticky sa zvyšuje aj efektivita a efektivita. Budete môcť lepšie reagovať na zákazníkov a zainteresované strany včas, čo vám umožní obsluhovať viac zákazníkov a zainteresovaných strán počas celého pracovného dňa.

3. K rovnakým dokumentom má prístup viac používateľov.

Ak máte papierové dokumenty, mali by ste si ich vytvoriť fotokópiou, aby k nim mohli ostatní pristupovať alebo ich zdieľať. Často ide o výber medzi úsporou času a úsporou nákladov na tlač.

Vďaka digitálnym súborom má prístup k vašej databáze súčasne viac používateľov, dokonca aj zainteresované strany mimo vašej organizácie. Ak na hostovanie súborov v cloude používate služby skenovania dokumentov, zamestnanci môžu zobrazovať, upravovať a spravovať dokumenty zo svojich smartfónov alebo tabletov, čo im umožňuje byť produktívni aj mimo kancelárie.

4. Jednoduché zdieľanie súborov

Spoločnosti, ktoré potrebovali zdieľať súbory so zákazníkmi, zamestnancami alebo inými zainteresovanými stranami, museli tradične skopírovať dokument a odoslať ho príjemcovi. E -mail trochu pomohol zmeniť túto hru tým, že vám umožnil odosielať prílohy, ale stále existuje problém so skenovaním dokumentov jeden po druhom a so správnym nastavením veľkosti tak, aby zodpovedala požiadavkám na e -mail (väčšina e -mailových programov obmedzuje veľkosť príloh). V závislosti od počtu odoslaných stránok môže celý tento proces trvať hodiny!

Keď sa však podniky presúvajú do databázy digitalizovaných dokumentov, odosielanie a zdieľanie súborov sa stáva otázkou výberu digitálneho súboru a jeho odoslania e -mailom alebo poskytnutia prístupu príjemcovi. Na skenovanie a odosielanie dokumentov nie je potrebné prerušiť pracovný čas.

5. Naskenované dokumenty je ťažšie stratiť

Keď sú vaše dokumenty v cloude, je jednoduchšie ich sledovať a stratiť. Každý, kto v minulosti pracoval s papierovými dokumentmi, vie, aké ťažké je zvládnuť papierové kópie a srdcervúci strach z toho, že dokumenty zmiznú.

Digitálne dokumenty sú zálohované a dlho uložené. Aj keď sú omylom odstránené, zvyčajne existuje spôsob, ako ich získať späť.

Služby skenovania dokumentov sú investíciou

Spočiatku bolo jednou z výziev presunu do zóny bez papiera veľké množstvo papiera, ktoré už bolo v pracovnom toku. Ak firmy zrazu začnú s digitalizáciou procesov, prídu o funkčnosť a výhody všetkých súborov, ktoré vytvorili vo fyzickom svete. Ale teraz, s pokročilými službami skenovania dokumentov, majú firmy lepší spôsob prechodu.

Malé aj veľké podniky prechádzajú na digitalizovanú databázu, ktorá im pomáha znižovať náklady, zvyšovať produktivitu a menej sa spoliehať na pracovné postupy v oblasti papiera a tlače.

Je načase, aby sa vaša organizácia pripojila k hnutiu?

Odporúčaná fotografia: Depositphotos