5 начина за дигитализацију који ће револуционирати ваше растуће пословање

Ами О. Андерсон

Приликом покретања малог бизниса од нуле, власници предузећа имају тенденцију да се фокусирају на елементе „велике слике“: производе, људе, алате и физичке основе на којима се посао гради. Чување документације није увек приоритет, а још мање њено организовање или чување за будућност.

Не само да је скенирање папирних докумената еколошко, већ пружа и дигитални архивски план за будућност вашег пословања. Како другачије можете брзо и ефикасно пронаћи документе када су вам потребни? Чак и ако ваше предузеће већ користи дигиталне записе, организовање и коришћење дигиталних записа кључно је за дугорочан раст, скалабилност и иновације. Без обзира да ли тек почињете или гледате уназад двадесет година да видите колико сте напредовали, дигитализација је алат који, ако се уради на прави начин, може револуционирати ваше пословање.

Шта је дигитализација?

Скенирање је чување папирних докумената, али није само скенирање докумената и њихово складиштење у фасциклу на рачунару. Скениране датотеке слика губе своју вредност ако не можете да пронађете оно што вам треба на страници када вам затреба. Када се правилно дигитализује и архивира, проналажење скенираних докумената је ефикасније од претраживања кутија и полица за физичке документе.

Технике дигиталног очувања, попут ознака метаподатака и оптичког препознавања знакова (ОЦР), омогућавају брза претраживања и трајну причу о расту вашег пословања.

Физичке, правне, сигурносне и заштитне предности дигитализације могу у потпуности промијенити динамику вашег пословања када наиђете на неочекиване изазове.

Ево пет начина на које ће дигитализација ваших папирних докумената променити будућност вашег пословања.

1. Складиштење

Дигитализација папирних докумената штеди трошкове и стрес при посједовању физичких копија. Не само да је папир ломљив и подложан елементима, ормарићи за папире или спољно складиште могу бити скупи и непрактични. Дигиталне копије могу се складиштити на интерном серверу или у облаку, омогућавајући вам да складиштите велике количине података по делићу цене и безбедно одложите вишедеценијске документе који заузимају вредан пословни простор.

КСНУМКС. бацкуп

Одмичући се од папирних докумената, више дигиталних резервних копија су критичне. Одвојите време за разговор са својим ИТ добављачем како бисте утврдили најбољи начин за креирање више резервних копија, а то ће вашој организацији дати велики потицај. Сајбер претње сваке године циљају све више малих предузећа, а без поузданих и доказаних сигурносних копија, канцеларија без папира може се неутралисати једним нападом. Једини начин да се уверите да не морате да платите хиљаде долара прилика опоравак ваших података значи имплементацију сигурног резервног система.

КСНУМКС Организација

Ово је често занемарени део процеса дигитализације, али је неопходан за функционалност дигиталног складиштења. Индексирање записа док су дигитализовани обезбеђује ефикасан приступ у будућности. Када вам се обрате пореске власти или ХИПАА тимови за усклађеност, знаћете тачно где и како да набавите одређене документе са богатим могућностима претраживања метаподатака. Када се дигитализује, приступ датотекама се може доделити сваком запосленом из разлога безбедности и приватности. Дигитализација је сигурна и организована алтернатива папирним документима које је лако изгубити или злоупотребити.

4. Ажурирајте своје податке

Сећате ли се дискета? Технологија се стално развија, што значи да су формати датотека и методе дигиталног складиштења који су се појавили прије само десет година већ застарјели на савременим рачунарима. Водичи за дигитализацију датотека омогућавају приступ вашим подацима деценијама унапријед чувајући дигиталне датотеке у форматима датотека који су дизајнирани да остану непромијењени током времена. Стандарди дигиталног складиштења захтијевају ажурирање свих формата датотека који би могли постати нечитљиви за нове или тренутне формате датотека, тако да никада не морате бринути да ли ће застарјети.

5. Мобилни приступ

За предузећа у покрету, дигитализација може омогућити мобилни приступ. На пример, сигуран приступ путем сервера у облаку значи да запослени који путују или раде на даљину имају приступ свим записима који су им потребни. Данас понуђене заштите, попут шифрирања погона вашег лаптопа, омогућавају вам да то учините безбедно. Цлоуд сервери такође омогућавају сарадњу и дељење датотека за оптимално и ефикасно искуство.

Комплетан дигитални план без папира може побољшати ефикасност ваших запослених и пренијети прошлост ваше компаније у будућност. Информације које су вам потребне удаљене су само један клик.