5 sätt att förbättra produktiviteten med dokumentskanningstjänster

John Roop

Den papperslösa teknikrörelsen är fortfarande aktiv, vilket bevisar att det var mer än en förbigående modefluga när den först uppstod för mer än ett decennium sedan. Faktum är att tanken på ett papperslöst kontor uppstod 1975, när Business Week publicerade en artikel som säger att kontorsautomatisering skulle göra papper nästan värdelöst.

Vi är inte där än, men många kontor ser redan fördelarna med att byta pappersfiler mot elektroniska dokument. Forskning har avslöjat ett antal dolda kostnader för att använda ett pappersbaserat system, inklusive följande:

• Den genomsnittliga ansträngningen att hitta ett dåligt skrivet dokument är $ 120.
• $ 220 per reproduktion av ett förlorat dokument
• 25,000 2,160 dollar för att fylla ett arkivskåp med fyra lådor och XNUMX XNUMX dollar per år för att behålla innehållet i garderoben.
• Cirka 75% av den tid som läggs på att arbeta med pappersdokument går till att registrera och söka.

Föga förvånande är USA fortfarande den största konsumenten av pappersprodukter och står för nästan 46% av pappersförbrukningen. Det finns många möjligheter för företag att anta mer hållbara metoder för pappershantering, särskilt på kontor där hög pappersförbrukning har blivit normen.

Det är inte konstigt att företag letar efter det bästa sättet att hantera sin tid, sänka kostnaderna och ge den bästa upplevelsen för både anställda och kunder. Att bara fokusera på produktivitetsaspekten kan vara det bästa alternativet för att lösa alla ovanstående problem; det är hur.

1. Elektroniska dokument är sökbara

De flesta av oss har läst hela dokument som letat efter en enda fras och lagt ned värdefulla minuter på det. Multiplicera dessa minuter med antalet gånger du söker information, och du kommer sannolikt att spendera timmar per år, tid som skulle kunna läggas bättre på inkomstgenererande aktiviteter.

Elektroniska dokument är lätt att söka (CTRL + F har varit en enorm tidsbesparare för hektiska chefer), vilket ger dig ett enkelt sätt att undvika att dyka ner i ett hav av data på jakt efter lite information.

Dessutom kan du söka i databasen efter de dokument du vill ha, snarare än att söka efter enskilda filer. Detta är särskilt användbart om dokumenten ursprungligen formaterades felaktigt.

2. Organisationen förbättrar effektiviteten och effektiviteten

När tiden för att söka och söka minskar, ökar effektiviteten och effektiviteten automatiskt. Du kommer att kunna svara bättre på kunder och intressenter i tid, vilket också gör att du kan betjäna fler kunder och intressenter under hela din arbetsdag.

3. Flera användare kan komma åt samma dokument.

Om du har pappersdokument bör du fotokopiera dem så att andra kan komma åt eller dela samma dokument. Detta handlar ofta om ett val mellan att spara tid och spara på utskriftskostnader.

Med digitala filer kan flera användare komma åt din databas samtidigt, även intressenter utanför din organisation. Om du använder dokumentskanningstjänster för att vara värd för filer i molnet kan anställda visa, redigera och hantera dokument från sina smartphones eller surfplattor, så att de kan vara produktiva även utanför kontoret.

4. Lätt att dela filer

Traditionellt måste företag som behövde dela filer med kunder, anställda eller andra intressenter kopiera dokumentet och skicka det till mottagaren. E -post hjälpte till att ändra det här spelet lite genom att du kan skicka bilagor, men det finns fortfarande problemet med att skanna dokument en efter en och dimensionera dem korrekt för att uppfylla e -postkraven (de flesta e -postprogram begränsar storleken på bilagor). Beroende på hur många sidor du skickar in kan hela processen ta timmar!

Men när företag flyttar till en databas med digitaliserade dokument blir det att skicka och dela filer en fråga om att välja en digital fil och e -posta den eller ge den åtkomst till mottagaren. Du behöver inte sluta arbeta för att skanna och skicka dokument.

5. Skannade dokument är svårare att förlora

När dina dokument finns i molnet är de lättare att spåra och svårare att förlora. Alla som har arbetat med pappersdokument tidigare vet hur svårt det är att hantera papperskopior och den hjärtskärande rädslan när dokument försvinner.

Digitala dokument säkerhetskopieras och lagras under lång tid. Även om de raderas av misstag finns det vanligtvis ett sätt att få tillbaka dem.

Dokumentskanningstjänster är en investering

Inledningsvis var en av utmaningarna med att flytta till den pappersfria zonen den stora mängden papper som redan fanns i arbetsflödet. Om företag plötsligt börjar digitalisera processer förlorar de funktionaliteten och fördelarna med alla filer som de har skapat i den fysiska världen. Men nu, med avancerade dokumentskanningstjänster, har företag ett bättre sätt att övergå.

Små och stora företag flyttar till en digitaliserad databas som hjälper dem att minska kostnaderna, öka produktiviteten och förlita sig mindre på papper och utskriftsflöden i processen.

Är det dags för din organisation att gå med i rörelsen?

Rekommenderad bild: Depositphotos