Kate Russell
Den globala pandemin har förvärrat trenden att arbeta hemifrån, eftersom miljontals människor är i karantän för att förhindra infektioner.
Telependling har ökat stadigt under det senaste decenniet. En Global Workplace Analytics-undersökning visade att 2017 arbetade nästan hälften av de anställda deltid hemifrån.
Den snabba publiceringen av folkhälsoriktlinjer som fastställts av amerikanska regeringar har tvingat företag att snabbt flytta till en helt avlägsen miljö. Enligt en CNBC -undersökning fördubblades antalet teledatorer i april 2020.
Medan telependlar ökar, är effekterna av den globala pandemin en yttre omständighet som få företag hade kunnat förutse.
Under överskådlig framtid kan företag behöva hantera en fjärrstyrka. Denna telekommunikationsstandard innebär ett antal unika utmaningar.
1. Förenkla kommunikationen med distansarbetare
Företag måste utveckla en kommunikationsstrategi för att stödja effektiv fjärrverksamhet.
Den avlägsna miljön eliminerar de naturliga möten som äger rum på kontoret. Eftersom närhet främjar samarbete riskerar den distanserade arbetskraften fragmentering.
För att upprätthålla sammanhållningen, ställ in de timmar som anställda måste vara online. På samma sätt som att arbeta på ett kontor, sätt ett schema för distansarbetare från 9 till 5.
Den enda förändringen i förväntningar är att medarbetarna ska vara digitalt tillgängliga. Detta säkerställer att kollegor kan samarbeta för att förbli produktiva.
Det är viktigt att planera kommunikation med nya distansarbetare för att upprätthålla konsekvens. Rutinkommunikation bör vara mer frekvent än på kontoret, eftersom tillfälliga interaktioner går vilse på den avlägsna arbetsplatsen.
Ett sätt att minska frånkopplingen är att ringa dagligen till distansarbetare. Detta ger anställda ett forum för att regelbundet diskutera frågor eller funderingar, så att du kan ta itu med eventuella problem innan de uppstår.
Kontoret gör det enkelt att snabbt samarbeta med kollegor med bara några steg från skrivbordet. För att behålla samma nivå av fjärrtillgänglighet, investera i mobila kommunikationsplattformar som Zoom, Trello eller Microsoft Teams.
Mobila samarbetsplattformar ger större tillgänglighet. Detta hjälper medarbetarna att vara lyhörda hela dagen.
Företag måste upprätta frekvent kommunikation för att optimera informationsflödet mellan team i avlägsna miljöer.
2. Sätt tydliga förväntningar på prestanda
Företag måste forma medarbetarnas förväntningar i den nya avlägsna miljön för att upprätthålla en produktiv arbetskraft.
Det är svårt att spåra anställdas produktivitet när de inte är synliga. För att hålla medarbetarna ansvariga, ställ medarbetarnas förväntningar tidigt i flytten till en avlägsen miljö.
Definiera tydligt kvalitetsstandarder, tidslinjer och kriterier för framgång. Detta hjälper till att bygga upp ett effektivt team utanför kontoret.
OKR (Key Goals and Results) är en populär miljö för team för att sätta upp mål, spåra framsteg och mäta resultat. Ramverket definierar tydligt förväntningar, mål och prestationer.
Du kan skapa anpassade OKR, liksom OKR för team. Genom att göra dem synliga på ett teamprojektbord eller arbetsblad hjälper du ditt team att hålla sig på rätt spår. Det uppmuntrar också teamet att investera i en framgångsrik avlägsen miljö.
Prestationshanteringsplattformar ger större insyn i distansarbetararbete.
Till exempel erbjuder Culture Amp en heltäckande prestationshanteringsprodukt. Plattformen låter dig samla in feedback, göra en objektiv utvärdering med hjälp av standardmallar och mäta medarbetares prestanda.
För att anpassa resultatrapporterna kan du filtrera data efter egenskaper som avdelning och ansiennitet. Du kan dela rapporter med anställda för att uppmuntra produktiva diskussioner om prestanda.
Du kan också ställa in och spåra medarbetares mål via plattformen. Du kan kommentera framsteg och markera områden som kräver uppmärksamhet.
Prestationshanteringsprogramvara ger dig möjlighet att hålla kontakten och interagera med dina anställda på distans.
Företag måste dra nytta av digitala verktyg och skapa tydliga förväntningar på att distansarbetare ska belöna och övervaka prestanda.
3. Använd teknik för att skapa en avlägsen kultur
Företag måste fördubbla sina engagemang för att upprätthålla en positiv distansarbete.
En vanlig rädsla är att anställda ska vara mindre produktiva i arbetsmiljön. Telearbetare är dock mer produktiva utanför det traditionella kontoret, enligt en studie publicerad av European Foundation for the Improving of Living and Working Conditions.
Detta ställer ledningen inför oväntade problem.
Teledatorer är mer benägna att arbeta längre och uppleva högre stressnivåer. Buffers årliga tillstånd för telearbete säger att de största utmaningarna för distansarbetare är koppling efter arbete, ensamhet och samarbete och / eller kommunikation.
Att stanna hemma och sociala distansregler som svar på COVID-19 förvärrar bara känslan av isolering och frånkoppling.
Företag kan främja samhällsutveckling även i avlägsna miljöer genom att strukturera hur anställda interagerar socialt.
Du kan lägga upp dagliga inbjudningar på din huvudsakliga kommunikationsplattform för medarbetarsamtal. Använd förslag som inte är relaterade till arbetsämnen, till exempel: Vilken är din favoritlåt för att få ett bra humör? Frågorna ska vara roliga eftersom målet är att minska stressnivåerna.
Till exempel, om du använder Slack, posta till den öppna kanalen med flest medlemmar. Be anställda att lägga upp svar på kanalen, inte tråden. Detta kommer att skicka meddelanden till användare, hålla konversationen prioriterad och uppmuntra till mer aktivt deltagande.
Det enklaste sättet att öka medarbetarnas engagemang är att avsätta tid i början av teammöten för informellt samtal. För att skapa en större känsla av gemenskap, komplettera dina telefonsamtal med videosamtal. Video fångar människors uppmärksamhet och minskar känslan av avstånd.
Du kan initiera samtal genom att berätta för anställda att de första fem minuterna av mötet är avsedda för att komma ikapp. Uppmuntra och delta i samtal som går utöver arbetsrelaterade frågor, till exempel helgplaner eller psykisk hälsa.
Den plötsliga övergången till en avlägsen miljö, som förvärras av den globala pandemin, gör emotionellt ledarskap särskilt viktigt. Ditt humör och beteende påverkar dina anställdas beteende.
Du måste erkänna anställdas stress, oro och ångest för att ange tonen för stöd och bli standarden för distansarbete.
Företag måste använda digitala plattformar för att uppmuntra social interaktion mellan anställda för att på distans upprätthålla kulturen.
4. Anpassa dina processer till den avlägsna miljön
Du kan ta itu med problem på distans medarbetare genom att anpassa dina rutiner till din miljö.
Schemalägg möten ofta och tillhandahåll mobila verktyg för att underlätta kommunikationen mellan dig och dina anställda.
Kommunicera dina förväntningar till anställda och använd prestationshanteringsplattformar för att ställa dem till svars.
Tillbringa tid med människor för att skapa en stödjande telekommunikationskultur.
