Kate Russell
Janga la ulimwengu limeongeza hali ya kufanya kazi nyumbani, kwani mamilioni ya watu wametengwa ili kuzuia maambukizo.
Telecommuting imekua kwa kasi katika muongo mmoja uliopita. Utafiti wa Uchambuzi wa Mahali pa Kazini uligundua kuwa mnamo 2017, karibu nusu ya wafanyikazi walifanya kazi kutoka kwa muda wa nyumbani.
Uchapishaji wa haraka wa miongozo ya afya ya umma iliyoanzishwa na serikali za Merika imelazimisha kampuni kuhamia haraka kwenye mazingira ya mbali kabisa. Kulingana na uchunguzi wa CNBC, idadi ya wafanyikazi wa simu iliongezeka mara mbili mnamo Aprili 2020.
Wakati mawasiliano ya simu yanaongezeka, athari za janga la ulimwengu ni hali ya nje ambayo kampuni chache zingeweza kutabiri.
Kwa siku za usoni zinazoonekana, kampuni zinaweza kuhitaji kusimamia wafanyikazi wa mbali. Kiwango hiki cha mawasiliano kinatoa changamoto kadhaa za kipekee.
1. Rahisi mawasiliano na wafanyikazi wa mbali
Wafanyabiashara lazima waanzishe mkakati wa mawasiliano kusaidia shughuli bora za kijijini.
Mazingira ya mbali huondoa mikutano ya asili ambayo hufanyika ofisini. Kwa kuwa ukaribu unachochea ushirikiano, wafanyikazi wa kijijini wana hatari ya kugawanyika.
Ili kudumisha mshikamano, weka saa ambazo wafanyikazi lazima wawe mtandaoni. Sawa na kufanya kazi ofisini, weka ratiba ya wafanyikazi wa mbali kutoka 9 hadi 5.
Mabadiliko pekee katika matarajio ni kwamba wafanyikazi wataweza kupatikana kwa dijiti. Hii inahakikisha kuwa wenzako wanaweza kushirikiana ili kukaa wenye tija.
Ni muhimu kupanga mawasiliano na wafanyikazi wapya wa mbali ili kudumisha uthabiti. Mawasiliano ya kawaida inapaswa kuwa ya mara kwa mara kuliko ofisini, kwani mwingiliano wa kawaida hupotea mahali pa kazi pa mbali.
Njia moja ya kupunguza kukatwa ni kupiga simu kila siku kwa wafanyikazi wa mbali. Hii inawapa wafanyikazi jukwaa la kujadili mara kwa mara maswali au wasiwasi, hukuruhusu kushughulikia maswala yoyote kabla ya kutokea.
Ofisi inafanya iwe rahisi kushirikiana haraka na wenzako kwa hatua chache tu kutoka kwa dawati. Ili kudumisha kiwango sawa cha upatikanaji wa kijijini, wekeza katika majukwaa ya mawasiliano ya rununu kama Zoom, Trello, au Timu za Microsoft.
Majukwaa ya ushirikiano wa rununu hutoa upatikanaji zaidi. Hii itasaidia wafanyikazi kukaa msikivu siku nzima.
Wafanyabiashara lazima waanzishe mawasiliano ya mara kwa mara ili kuongeza mtiririko wa habari kati ya timu katika mazingira ya mbali.
2. Weka matarajio wazi ya utendaji
Kampuni lazima ziunda matarajio ya wafanyikazi katika mazingira mapya ya mbali ili kudumisha nguvu kazi yenye tija.
Ni ngumu kufuatilia uzalishaji wa wafanyikazi wakati hawaonekani. Ili kuwawajibisha wafanyikazi, weka matarajio ya wafanyikazi mapema wakati wa kuhamia mazingira ya mbali.
Fafanua wazi viwango vya ubora, nyakati, na vigezo vya kufanikiwa. Hii itasaidia kujenga timu bora nje ya ofisi.
OKRs (Malengo muhimu na Matokeo) ni mazingira maarufu kwa timu kuweka malengo, kufuatilia maendeleo, na kupima matokeo. Mfumo huo unafafanua wazi matarajio, malengo, na mafanikio.
Unaweza kuunda OKRs za kawaida, pamoja na OKR za timu. Kwa kuzifanya zionekane kwenye bodi ya mradi wa timu au karatasi ya kazi, unasaidia timu yako kubaki kwenye wimbo. Pia inahimiza timu kuwekeza katika mazingira ya mafanikio ya mbali.
Majukwaa ya usimamizi wa utendaji hutoa kujulikana zaidi katika kazi ya wafanyikazi wa mbali.
Kwa mfano, Amp ya Utamaduni inatoa bidhaa kamili ya usimamizi wa utendaji. Jukwaa hukuruhusu kukusanya maoni, kufanya tathmini ya malengo kwa kutumia templeti za kawaida, na kupima utendaji wa mfanyakazi.
Ili kubinafsisha ripoti za utendaji, unaweza kuchuja data na sifa kama idara na ukuu. Unaweza kushiriki ripoti na wafanyikazi ili kuhimiza majadiliano yenye tija juu ya utendaji.
Unaweza pia kuweka na kufuatilia malengo ya mfanyakazi kupitia jukwaa. Unaweza kutoa maoni juu ya maendeleo na kuonyesha maeneo ambayo yanahitaji umakini.
Programu ya usimamizi wa utendaji inakupa uwezo wa kukaa na uhusiano na kushirikiana na wafanyikazi wako kwa mbali.
Kampuni lazima zitumie zana za dijiti na kuunda matarajio dhahiri kwa wafanyikazi wa mbali kutoa tuzo na kufuatilia utendaji.
3. Tumia teknolojia kuunda utamaduni wa mbali
Kampuni lazima ziongeze bidii juhudi zao za ushiriki kudumisha utamaduni mzuri wa kazi ya simu.
Hofu ya kawaida ni kwamba wafanyikazi watakuwa na tija kidogo katika mazingira ya kazi. Walakini, wafanyikazi wa runinga wana tija zaidi nje ya ofisi ya jadi, kulingana na utafiti uliochapishwa na Jumuiya ya Ulaya ya Uboreshaji wa Hali ya Kuishi na Kufanya Kazi.
Hii inatoa usimamizi na shida zisizotarajiwa.
Telecommuters zina uwezekano wa kufanya kazi kwa muda mrefu na hupata viwango vya juu vya mafadhaiko. Hali ya kila mwaka ya Buffer ya Teleworking inasema kuwa changamoto kubwa kwa wafanyikazi wa simu ni kukatika baada ya kazi, upweke, na ushirikiano na / au mawasiliano.
Kukaa sheria za kutoweka nyumbani na kijamii kujibu COVID-19 huongeza tu hisia za kutengwa na kukatwa.
Kampuni zinaweza kukuza maendeleo ya jamii hata katika mipangilio ya mbali kwa kupanga jinsi wafanyikazi wanavyoshirikiana kijamii.
Unaweza kutuma mialiko ya kila siku kwenye jukwaa lako kuu la mawasiliano kwa majadiliano ya wafanyikazi. Tumia mapendekezo ambayo hayahusiani na mada za kazi, kama vile: Je! Ni wimbo upi unaopenda kuwa na mhemko mzuri? Maswali yanapaswa kuwa ya kufurahisha kwani lengo ni kupunguza viwango vya mafadhaiko.
Kwa mfano, ikiwa unatumia Slack, tuma kwenye kituo wazi na washiriki wengi. Waulize wafanyikazi kutuma majibu kwenye kituo, sio uzi. Hii itatuma arifa kwa watumiaji, kuweka mazungumzo yakipewa kipaumbele na kuhimiza ushiriki wenye bidii zaidi.
Njia rahisi ya kuongeza ushiriki wa wafanyikazi ni kutenga wakati mwanzoni mwa mikutano ya timu kwa mazungumzo yasiyo rasmi. Kuunda hisia zaidi ya jamii, ongeza simu zako na simu za video. Video huvutia umakini wa watu na hupunguza hisia za umbali.
Unaweza kuanzisha simu kwa kuwaambia wafanyikazi kwamba dakika tano za kwanza za mkutano zimejitolea kuambukizwa. Tia moyo na ushiriki kwenye mazungumzo ambayo huenda zaidi ya maswala yanayohusiana na kazi, kama mipango ya wikendi au afya ya akili.
Mabadiliko ya ghafla kwenda kwenye mazingira ya mbali, yaliyozidishwa na janga la ulimwengu, hufanya uongozi wa kihemko uwe muhimu sana. Hali yako na tabia yako huathiri tabia ya wafanyikazi wako.
Lazima ukubali mfadhaiko wa mfanyakazi, wasiwasi, na wasiwasi ili kuweka sauti ya msaada na kuwa kiwango cha kazi ya mbali.
Kampuni lazima zitumie majukwaa ya dijiti kuhamasisha mwingiliano wa kijamii kati ya wafanyikazi kudumisha utamaduni kwa mbali.
4. Badilisha michakato yako kwa mazingira ya mbali
Unaweza kushughulikia maswala ya wafanyikazi wa mbali kwa kubadilisha taratibu zako kwa mazingira yako.
Panga mikutano ya mara kwa mara na utoe zana za rununu ili kuwezesha mawasiliano kati yako na wafanyikazi wako.
Wasiliana na matarajio yako kwa wafanyikazi na utumie majukwaa ya usimamizi wa utendaji kuwawajibisha.
Tumia wakati na watu kibinafsi kuunda utamaduni unaofaa wa mawasiliano.
