Dale Strickland
Labda umesikia juu ya faida za wafanyikazi wa mbali: uzalishaji ulioongezeka, uhifadhi mkubwa wa wafanyikazi, akiba ya gharama kubwa, dimbwi la talanta la ulimwengu, na zaidi.
Kama mmiliki wa biashara ndogo, unaweza kuwa na hamu ya kujaribu kazi ya mbali mwenyewe; Walakini, ikiwa hauko tayari kudhibiti mazingira yako ya ofisi, hautaweza kutumia faida yake ya kipekee. Hapa, nachukua uzoefu wangu kama mfanyakazi wa kijijini kukupa vidokezo tano bora vya kurekebisha biashara yako kwa wafanyikazi wa mbali.
1. Hakikisha kampuni yako inasaidia utawala wa mbali
Inaonekana rahisi, lakini kwa kweli kuna kazi muhimu za biashara ambazo haziwezi kufanywa kwa mbali. Jaribu kutokata tamaa wakati huu – kuna njia nyingi za ubunifu za kudumisha mwendelezo wa biashara wakati wa kuhamia timu ya mbali kabisa.
Vunja michakato muhimu chini katika vifaa vyao vya msingi. Je! Unaona sehemu yoyote ambayo inaweza kuwa haiendani na rimoti? Andika hii na uendelee kuchunguza. Kunaweza kuwa na njia mbadala ambazo bado haujagundua.
- Je! Una maagizo ya ununuzi kusaini? Programu za kipekee kama HelloSign na DocuSign zinaweza kusaidia na hii.
- Je! Wateja wako mara nyingi huita dawati la msaada kufikia mtu ofisini? Tumia simu halisi zinazotegemea wingu kusambaza simu kwa mfanyakazi wa mbali na fikiria kuongeza chaguzi za msaada mkondoni.
- Je! Biashara yako inategemea majadiliano na ushirikiano wa 1: 1? Unda mazingira halisi ya ofisi na zana kama Slack au mahali pa kazi kutoka Facebook.
Ikiwa umetambua kitu ambacho hakiwezi kutimiza matarajio yako ya “kazi kutoka mahali popote”, unahitaji kufanya mabadiliko. Michakato hii itahitaji kubadilishwa ili kuungwa mkono kwa mbali au utahitaji mtu apatikane kufanya kazi inahitajika.
Mbali na kufanya michakato yako ya msingi kuwa sambamba kwa mbali, unahitaji pia kufikiria juu ya jinsi utakavyoshughulikia mwingiliano huo. Kuingiliana huku kunaweza kutokea kati ya michakato yako ya kawaida na chaguzi mbadala za ufikiaji wa kijijini ikiwa unaruhusu wafanyikazi wa kijijini na wa kwenye wavuti.
2. Weka matarajio wazi
Ili kusimamia kwa ufanisi nguvu kazi ya mbali, unahitaji ujuzi bora wa mawasiliano ulioandikwa. Wakati mkutano wa video na simu zinaweza kusaidia kujaza pengo hili, itategemea zaidi mawasiliano ya kupendeza. Ili kuzuia kuchanganyikiwa na vikwazo, hakikisha timu yako ya mbali inajua haswa kile kinachotarajiwa kutoka kwao mapema.
Haya ni baadhi ya matarajio ambayo utafafanua.
Upatikanaji
Sio siri kwamba wafanyikazi wa mbali wanapenda kupanga kubadilika. Lakini ikiwa kazi yako inategemea wafanyikazi wako kupatikana kwa mazungumzo ya kibinafsi, utahitaji kuweka wazi hii. Tambua muda ambao wanahitaji kupatikana ili waweze kupanga ratiba yao ipasavyo.
Usikivu
Je! Ni kiwango gani cha majibu ya busara kwa yako (au wateja wako!) Barua pepe, kupiga simu, ujumbe wa papo hapo, n.k. Je! Ni busara kwa wafanyikazi wako kurudi kwako mwisho wa siku au lazima msukumo uwe kipaumbele? Hii kawaida itategemea majukumu yako, lakini ni muhimu sana ufafanue wazi matarajio yako ya usikivu.
Lebo
Kutakuwa na mawasiliano mengi yasiyo ya kawaida na mtiririko wa kazi ambao huenda usipende. Je! Kampuni yako haipaswi kufanya nini? Je! Una sheria juu ya jinsi wafanyikazi wanavyofanya mikutano halisi, wanapiga simu, na wanawasiliana na wewe na wenzako? Maelezo haya yanaweza kuonekana kuwa madogo, lakini yanatoa msingi muhimu wa kuwasiliana na tamaduni ya ushirika kwa wafanyikazi wako wa mbali.
Mawasiliano
Ili kupunguza vikwazo visivyo vya lazima, unahitaji kufafanua jinsi biashara yako inawasiliana. Je! Kuna majukwaa maalum ambayo wafanyikazi wako wanapaswa kutumia kuwasiliana na kushirikiana? Je! Ni njia gani nzuri kwao kuwasiliana na wewe na wenzako? Je! Kuna njia ya mawasiliano inayopendelewa kwa visa tofauti vya utumiaji (kwa mfano kutumia barua pepe wakati sio ya haraka, kutumia ujumbe wa papo hapo wakati jibu la haraka linahitajika, n.k.)
Wafanyakazi wako wanaofanya kazi kutoka nyumbani au mahali pengine nje ya ofisi watategemea sana mawasiliano ya papo hapo kuliko mfanyakazi wako wa kawaida wa wakati wote. Ikiwa wafanyikazi wako wanafanya kazi kwenye miradi, wape matokeo unayotaka na vipimo sahihi ambavyo utatumia kuamua ikiwa walifanya vizuri katika majukumu na majukumu yao.
3. Jiandae kujifunza teknolojia mpya.
Ikiwa bado haujafahamu teknolojia, utakuwa katika hasara kubwa. Usimamizi wa wafanyikazi wa mbali unategemea sana kuunda mahali pa kazi dijiti inayoungwa mkono na teknolojia zinazowezesha mawasiliano, ushirikiano, usimamizi wa miradi, na kazi zingine muhimu za biashara.
Kwa kiwango cha chini, unapaswa kujua kutumia vifaa vya mkutano wa video na programu ya kufanya mikutano halisi. Majukwaa haya hufanya iwe rahisi sana kushirikiana na wafanyikazi wako, kushiriki skrini ya kompyuta yako katika uwasilishaji wa kawaida, na kudumisha uhusiano muhimu wa kijamii unaokuza utamaduni wako wa mahali pa kazi.
Hapa kuna teknolojia maarufu za kufanya kazi kijijini:
- Mawasiliano: Slack, mahali pa kazi de Facebook, Timu za Microsoft, Zoom
- Usimamizi wa Mradi: Trello, Asana, Jumatatu
- Kushiriki faili: Hifadhi ya Google, OneDrive, servidores FTP
Kwa bahati nzuri, nyingi ya zana hizi huja na matoleo ya bure au ya bei rahisi ambayo ni kamili kwa biashara ndogo ndogo. Kuokoa gharama kutoka kwa mali isiyohamishika, viwango vya juu vya uhifadhi, na tija kubwa ni muhimu. Hii italipa zaidi uwekezaji mdogo unaohitajika kuhakikisha mawasiliano bora na kazi kwa wafanyikazi wa mbali.
4. Weka ari juu kwa wafanyikazi wa mbali
Kompyuta za rununu zina shida za kipekee za kimaadili kwa sababu zimefungwa kutoka kwa uzoefu wa kijamii ambao marafiki wao wa ndani huwa nao. Kama mmiliki wa biashara ndogo, unahitaji kukumbuka jinsi ya kurudia uchawi wa mawasiliano ya ana kwa ana katika mazingira halisi.
Hapa kuna vidokezo vya haraka vya kuboresha ari ya mawasiliano ya simu:
- Jumuisha: Chukua muda wa mawasiliano yasiyo rasmi! Fikiria kufanya dakika chache za kwanza za mkutano wako wa kila wiki mahali pazuri pa kushirikiana, kuunda kituo cha kijamii kilichojitolea kwenye jukwaa la mazungumzo ya timu yako, au kuandaa hafla ndogo za kijamii wakati wa masaa ya biashara.
- Kukiri: Sifu kwa sauti kubwa na sifa mara nyingi! Ikiwa wafanyikazi wako wa mbali wanafanya kazi ya kipekee, wanastahili sifa kwa hiyo. Mbali na utambuzi wa 1: 1, fikiria kufanya matangazo kwenye jukwaa la gumzo la timu yako au kuwatumia ishara ndogo ya shukrani, kama kadi ya zawadi, katika mgahawa wao wa kupenda.
- Kuwa inapatikana: Ikiwa unacheza jukumu la uongozi kwa wafanyikazi wako, wanahitaji kujua kwamba una jukumu la kweli katika mafanikio yao. Wanataka kujua kwamba umejitolea kutoa kile wanachohitaji kufanikiwa. Hakikisha kujibu na kuwa tayari kukidhi mahitaji yao iwezekanavyo.
5. hakikisha wafanyakazi wako wa mbali wako salama
Usalama wa mtandao ni mada muhimu. Miundombinu halisi ambayo umeweka ili kulinda wafanyikazi wa mbali itatofautiana kulingana na hatari zinazohusiana na majukumu ya mfanyakazi wako. Kwa wazi, mtu yeyote anayeshughulikia data nyeti kama habari ya kibinafsi, miliki au rekodi za kifedha lazima awe na hatua za usalama za kutosha.
Orodha hii sio orodha kamili ya teknolojia na njia bora za usalama wa mtandao kwa wafanyikazi wa mbali. Lakini chaguzi hizi ni nzuri kwa kuwaweka salama wafanyikazi wako wa mbali wanapofanya kazi nje ya ofisi.
Mitandao Binafsi ya Virtual (VPN)
Biashara VPN husafirisha trafiki ya mtandao na kuwapa wafanyikazi wako wa mbali uwezo wa kuungana na mtandao wa ndani wa kampuni yako. Ikiwa unadumisha hifadhidata ambayo wafanyikazi wanahitaji kufikia kwa mbali, VPN itawapa wafanyikazi wako wa mbali ufikiaji salama zaidi.
Kuwa mwangalifu na vifaa vya kibinafsi
Leta sera za Kifaa Chako (BYOD) ni chaguo maarufu sana kwa timu dhahiri kwa sababu huruhusu wafanyikazi wa mbali kutumia vifaa ambavyo wako tayari navyo, kuokoa waajiri wao kwa ununuzi wa kifaa na gharama za usimamizi.
Kwa bahati mbaya, vifaa vya kibinafsi pia vina hatari kubwa ya shida za usalama wa mtandao. Hii ni kwa sababu ya kuvinjari kwa wavuti kibinafsi, ukosefu wa uwezo wa ufuatiliaji wa ushirika, na programu zisizothibitishwa za mtu wa tatu. Waajiri wanaoruhusu utumiaji wa vifaa vya kibinafsi kwa kazi lazima wahakikishe kuwa wafanyikazi wao hawapati data nyeti wakati wa kufanya hivyo.
Epuka miunganisho isiyo salama ya Wi-Fi
Kompyuta za rununu mara nyingi huhusishwa na ofisi za muda zilizowekwa kwenye mikahawa na Wi-Fi ya bure. Kwa bahati mbaya, mitandao ya umma ya Wi-Fi inaweza kugeuka kuwa ndoto ya usalama, kwani wahalifu wa mtandao wanaweza kukatiza maunganisho yasiyosimbwa.
Hili sio shida tu kwa mikahawa, unganisho la Wi-Fi linalotolewa na hoteli, ndege na AirBnB hata hazihakikishiwi kuwa salama. Ikiwa wafanyikazi wako wanapaswa kufanya kazi wakati wa kusafiri, utahitaji kununua router ya rununu na mpango wa data. Hii itawaruhusu kuwa na muunganisho salama wa Mtandao nao popote waendapo.
Toka
Kuna mengi ya kusema linapokuja suala la kuzoea nguvu kazi ya mbali. Ikiwa wewe ni mpya kwa usimamizi wa kujitegemea, kuna uwezekano wa kuwa na maswala ya ukuaji wakati unabadilisha mtiririko wako wa kawaida kwa mazingira halisi. Ikiwa unataka kujifunza zaidi juu ya kutumia wafanyikazi wa kijijini kama biashara ndogo, angalia nakala zingine hapa chini.
