6 Mga Paraan upang Lumikha ng isang Mabisang Workspace »Maliit na Negosyo sa Campfire

May-akda: Tanya Longjo

Ang stereotypical na modernong tanggapan ay mukhang kapareho nito noong 1970s: puting pader, ilaw na fluorescent, at isang “farm stall” na kapaligiran sa trabaho. Habang ang mga booth ay masama para sa moral ng empleyado, ang tanging tunay na kahalili ay isang bukas na tanggapan ng plano, na hindi angkop para sa mga tanggapan kung saan ang mga empleyado ay gumugugol ng maraming oras sa pakikipag-usap sa telepono.

Karamihan sa mga tanggapan ay walang sapat na puwang para sa mga indibidwal na tanggapan, kaya’t sinusubukan ng mga tagapamahala na sulitin ang magagamit na puwang. Habang ang pag-overtake sa mga limitasyon sa lugar ng trabaho ay tumatagal ng oras at lakas, ito ay isang kinakailangang hakbang sa pagpapalakas ng moral at enerhiya ng empleyado. Ang bawat kumpanya ay may kanya-kanyang kultura at istraktura, at ang bawat opisina ay may iba’t ibang mga pangangailangan sa puwang ng pakikipagtulungan, ngunit ang ilan sa mga pinakamahusay na kasanayan ay nalalapat sa iba’t ibang mga industriya. Narito ang anim na paraan upang baguhin ang puwang ng iyong tanggapan sa isang mas mahusay at mabisang workspace nang hindi ikompromiso ang mataas na gastos.

1. Gamitin ang puwang sa dingding

Ang bawat tanggapan ay may mga pamamaraan at tagubilin na madaling makalimutan. Minsan ang mga empleyado ay kailangang paalalahanan na kumuha ng pagkain sa ref tuwing Biyernes o ilagay lamang ang ilang mga uri ng papel sa mga basurahan. Ang pag-print at pag-post ng mga paalala na ito sa isang naaangkop na pader ay maaaring maging mas epektibo kaysa sa pagpapadala ng isang isang beses na paalala sa pamamagitan ng email.

Ang mga pag-update sa proyekto at iba pang impormasyon ay epektibo din kapag nai-post sa mga pader at panatilihin ang mga empleyado na uudyok at nakatuon. Minsan nakakaganyak para sa mga empleyado na alalahanin kung bakit sila nagtutulungan, o na ang isang mahaba at mahirap na proyekto na kanilang pinagtatrabahuhan ay magbabayad sa isang araw.

Huwag mag-post ng mga komiks, mga post sa blog, o iba pang nilalaman ng third-party sa mga pader ng mga pampublikong puwang. Madalas silang nakakaabala, maliban kung nauugnay sila sa mga artikulo ng balita na direktang nauugnay sa mga nagawa ng kumpanya.

2. Bumili ng mga bagong kasangkapan.

Ang mga luma na at hindi na kulay na opisina ay masama para sa moral ng empleyado. Mas mahusay na ipadama sa mga tanggapan na medyo mas lundo at katulad ng isang coffee shop o tanggapan sa bahay. Ang muwebles na nagbibigay ng natural na pakiramdam o tumutugma sa mga kulay ng kumpanya ay maaaring mapanatili ang propesyonalismo at mapahusay ang kondisyon ng mga manggagawa sa opisina.

Ang mga bagong kasangkapan ay maaari ring mapabuti ang pustura at pangkalahatang kalusugan ng mga empleyado. Ang mga upuan ay naubos sa paglipas ng panahon at mga kasangkapan sa bahay na nilikha higit sa 20 taon na ang nakakalipas ay nilikha nang hindi isinasaalang-alang ang pinakabagong pagsulong sa ergonomics. Kung ang mga upuan ay mas matanda, isaalang-alang ang pagpapalit sa kanila sa lalong madaling panahon upang madagdagan ang konsentrasyon at kondisyon sa mga empleyado.

Siyempre, hindi lahat ng mga kumpanya ay may badyet para sa malalaking kapalit ng kasangkapan, lalo na kung ang mga margin ng kita ay mas mababa kaysa sa dati. Sa kasong ito, ang pagpapalit ng pinaka ginagamit na mga upuan sa opisina ay mas may katuturan kaysa sa pagpapalit ng mga upuan sa isang silid ng kumperensya na hindi ginagamit.

3. I-minimize ang mga nakakaabala

Habang walang paraan upang mapupuksa ang lahat ng mga nakakagambala sa iyong lugar ng trabaho, ang mga pinaka-karaniwan ay maaaring mabura ng ilang maliliit na pagsasaayos. Una, hikayatin ang mga empleyado na gumamit ng naaangkop na mga lugar upang magsalita. Para sa mga empleyado na may mga pribadong tanggapan, maaaring mangahulugan ito na hilingin sa kanila na magkaroon ng isa-isang pag-uusap sa iyong tanggapan o silid ng kumperensya sa halip na sumandal sa booth ng isang tao para sa isang pinahabang pag-uusap. Ang pag-uusap na hindi nauugnay sa trabaho ay dapat, kung maaari, maganap sa break room, hindi pinapansin ang iba pang abalang empleyado.

Ang natural na ilaw ay mahusay, ngunit depende sa kung ano ang nangyayari sa labas, ang mga bintana ay maaaring maging lubhang nakakagambala. Ang mga blinds at shade ay dapat na mai-install upang maaari silang maibaba kahit na ang isang taong nakaupo sa tabi nila ay kailangang bawasan ang pagkasilaw o pag-focus nang mas mabuti.

Panghuli, subukan ang pagsusulat ng mga tagubilin sa tanggapan para sa mga tawag sa telepono, musika at video, kahit na nauugnay ang mga ito sa trabaho. Hikayatin ang mga empleyado na kumuha ng mga personal na tawag sa telepono sa labas at magsusuot ng mga headphone kapag nanonood kahit ng mga maiikling video. Habang mukhang halata ito, kailangan pa ring sabihin: Ang mga tawag sa telepono ay hindi dapat ilipat sa isang tagapagsalita sa labas ng mga silid ng pagpupulong at mga personal na tanggapan, maliban kung ang lahat ay nasa opisina. mga pangangailangan pakinggan mo ito.

4. Maingat na gumamit ng mga silid ng kumperensya

Karamihan sa mga puwang ng tanggapan ay mayroong hindi bababa sa isang silid ng pagpupulong, ngunit hindi lahat ng mga samahan ay ginusto na gamitin ito bilang tulad. Para sa isang silid ng kumperensya upang maging isang mabisang lugar ng pagpupulong, dapat itong gamitin tulad ng sa lahat ng oras. Nangangahulugan ito na hindi mo magagamit ang conference room upang itabi ang mga bagay, talakayin ang mga proyekto, o magpahinga.

Kung limitado ang puwang ng pagpupulong, maaaring mapulot ng mga empleyado ang kanilang mga sarili sa iba pang mga hindi gaanong mahusay na lokasyon ng pagpupulong. Ang mga ito ay maaaring mga lounge, cafe o anumang libreng puwang sa loob o labas ng opisina. Isaalang-alang ang pagkakaroon ng isang patakaran sa tanggapan kung saan gaganapin ang mga pagpupulong, at hikayatin ang mga empleyado na mag-sign up para sa mga lugar ng pagpupulong nang maaga upang maiwasan ang dobleng pag-book at iba pang mga isyu.

5. Malinis dalawang beses sa isang taon

Magulo ang bawat opisina. Ang mga sample mula sa mga lumang kliyente, kalahating gamit na gamit sa opisina, at kahit na libreng T-shirt ay maaaring mapunta sa mga kahon sa tabi ng isang tagakopya o sa ilalim ng talahanayan ng silid ng kumperensya.

Habang ang pagkuha ng imbentaryo at pagtapon ng hindi kinakailangang basurahan ay maaaring maging isang sakit ng ulo sa malalaking tanggapan, sulit ito. Ang isang mas mahusay na imbentaryo ng mga gamit sa opisina ay makakatulong na mabawasan ang basura ng pera, at papayagan ng libreng puwang ang mga tao na higit na malayang kumilos, magtrabaho, at makilala ang bawat isa. Ito rin ay isang mahusay na pagkakataon upang mangolekta at mag-recycle ng mga lumang cartridge ng printer.

Isaalang-alang ang pagdaraos ng mga kaganapan sa pagkolekta ng basura para sa lahat ng tauhan nang dalawang beses sa isang taon, marahil pagkatapos makumpleto ang malalaking proyekto o kapag bumagsak ang pagiging produktibo bago ang piyesta opisyal. Ipasuri sa pinuno ng bawat kagawaran ang kung ano pa ang kapaki-pakinabang at kung ano ang hindi. Kung mayroong anumang pag-aalinlangan tungkol sa pangangailangan para sa isang bagay, dapat itong ipakita sa ibang tagapamahala para sa isang pangwakas na desisyon. Ang ilang pag-iingat ay maaaring kailanganin upang maiwasan ang hindi sinasadyang pagtatapon ng mga mahahalagang bagay, ngunit sa karamihan ng bahagi, ang mga indibidwal na departamento ay kailangang makilala sa pagitan ng kung ano ang basura at kung ano ang hindi.

6. Tanungin ang mga empleyado kung ano ang kailangan nila

Ang mga tagapamahala na nagtatrabaho sa mga tanggapan ng sulok ay hindi palaging may kamalayan sa mga hamon na kinakaharap ng mga empleyado. Marahil ang mga acoustics ng puwang ng tanggapan ay ginagawang imposibleng makatanggap ng mga tawag sa telepono, na ginagawang isang maliit na pagpapabuti sa mga bukas na plano na tanggapan. Marahil ang isang indibidwal o pangkat ng mga empleyado ay isang pare-pareho na mapagkukunan ng kaguluhan para sa lahat na sumusubok na gumana. Maaari kang mag-order ng mga cartridge ng tinta online upang makatipid ng oras at matiyak ang isang pare-parehong daloy ng tinta nang hindi nakakaapekto sa kalidad ng pag-print.

Isaalang-alang ang pamamahagi ng isang hindi nagpapakilalang survey na maaaring magamit ng mga empleyado upang mag-ulat ng mga bagay na pumipigil sa kanilang pagiging produktibo. Pagkatapos nito, ang mga tagapamahala ay dapat kumunsulta sa bawat isa upang matukoy ang naaangkop na mga aksyon. Habang ang ilang mga pag-aayos, tulad ng mga bagong tagubilin sa telepono sa opisina, ay madaling makarating, ang iba ay maaaring mangailangan ng pagpopondo o oras upang maipatupad. Ang paglikha ng isang tunay na produktibong lugar ng trabaho ay nangangailangan ng patuloy na pakikipag-usap sa lahat ng mga antas ng mga tauhan, kaya isaalang-alang ang kawani ng pakikipanayam at muling pagtatasa ng mga pangangailangan sa opisina taun-taon o kapag lumitaw ang mga pangunahing pagbabago.